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O IE【XUEZlXUN科学咨询 提高OfficeWord文档编排效率探析 重庆工贸职业技术学院 邓洪 计算机的普及和使用，使现代社会经济活动更加快捷和 1．页面设置。纸张的类型就我国目前常用的来分，有 方便。办公软件等应用软件的开发和应用，计算机为社会经 我国传统开本 (简称为K)和国际标准A、B、C word文档 济服务提供更加强有力的支撑。当今常用的办公软件Office 的页面选择按照 目前最常用的纸张类型来分，有16K和A4纸 Word，是美国微软公司研发的办公软件microsoftoffice中 两种类型。其 中l6K为我国传统的纸张型号 ，A4为国际标 的一款文字处理软件，它的出现给文档编辑带了一场历史性 准纸张的型号，它们的尺寸标准是不同的，16K的尺寸为 革命，几乎取代了钢笔等传统书写工具。利用word进行文档 186ram×273mm，A4的尺寸为297mm×210mm。 编排非常方便和快捷，是现代社会每名工作人员必备 的一 页面设置的第一步就是先选择纸张的大小 (见图1)。 项基本工作技能。现结合 自己多年的工作经历，就如何提高 纸张大小可选项较多，其中最常用的有A3、A4、B4、B5、 officeword文档的编排效率，谈点个人看法。 8K、16K。当我们选中某一纸张大小的时候，它的尺寸会 自 动显示 出来。 一 、 word文档编排常见失范 虽然计算机文字处理软处理办公软件已经为社会经济 工作服务了近20年，但仍有大多数人在使用文字处理办公 软件时，存在诸多错误。主要表现如下： (一)文字录入时不习惯录入词组，而是单字单字地 录入，这就容易出现同音字和词组错误。 (二)由于对文种的不理解，出现对文种格式编排的 不理解，造成错误的编排格式。 (三)在页面设置中，对纸张类型的认识不够，不知 新创建的文档 ，word程序自动默认的页面为A4纸 (纵 道所编排的文档到底该用什么纸张。 向)，页面的上、下、左、右边距 (见图2)： (四)具体编排过程中，对编排的方法如首行缩进、 对齐方式、行距、间距等理解不够透彻 ，编排的文档十分 零乱，不符合文档的版面要求。 (五)特殊格式的处理，如从网上下载的文档，由于 格式与我们常用的排版不一样，下载以后会出现特殊的格 式，首行有空格、有多余的空行、段落结束格式异样等， 这也不符合文档的版面要求。 二、文档编排方法 (一)文字录入 (图 2) 在录入文档文字的过程中，尽量使用文字输入法的词组 如果按着word默认的参数给予确定所编排文档的页面 录入功能，这样做法，一是可以提高文字的录入速度，二是减 格式，则文档的文字在页面上的位置显得不够规范，四周 少错别字的出现。格式的编排，可以不考虑纸张的类型、文字 边距过大。因此，应重新设置。 的字体及字号的大小和段落格式，只要按照所录文章的自然段 重新设置页边距的时候应根据文档的篇幅来进行，如 分段就可以，直至文档文字录入结束。自然段分段就是在录入 果只有一页，我们可以尽量将文字编排在页面的中央稍偏 完文章的一段 自然段后敲击键盘上的回车键 (Enter)至下一 右。设置的边距参数 (见图3)。 行。当文字录入结束后，应检查一下文档中的文字有无错别 字，如果某一字的下面出现红色的下划线，就表明该字有错误 的可能，应仔细校对。特别说明的是，在录入完文字后～定要