论信息化时代公路工程档案的开发和利用.pdfVIP

民营科技 2010年第2期 人力资源 ·档案 论信息化时代公路工程档案的开发和利用 江文红 (福建省泉州市公路局德化分局，福建 德化 362500) 摘 要：公路工程档案是作为一种重要的国民信息资源，它的开发和利用不仅是公路档案管理工作 自身的内在要求，更是信息社会发展的客观 要求，满足公众客观需求所必须的。在信息化时代，如何有效地开发和利用公路工程档案是档案工作者当前必须解决的问题。 关键词：公路工程档案；信息化；开发利用 信息化的杨 是利用现代网络技术、通信技术、计算机技术等现代信息 准化和科学化。档案管理工作是一项劳神势 的苦差事，业务素质要求高，很 技术手段来解决信息的采集、加工、利用的问题。公路工程档案作为一种重要 多人都不愿干，有些干了一两年就强烈要求调换岗位。档案管理队伍的不稳 的国民信息资源，包括公路工程建设项目从酝酿、决策到建成交付使用的全 定，导致上级档案部门的业务培训跟不上步伐，有的管理员刚刚培训完就换 过程中形成的所有具有保存价值的文件、表报、图纸、照片和录像带等不同载 岗不干了，新手业务又不熟悉，管理^、员整体业务素质提不高，档案管理就管 体的文件材料，它记录了工程项 目从立项、审批、招标、投标、勘察、没计到施 不好。再者由于部分单位领导有重业务轻档案的思想，对档案的重要性认识 工监理、竣工验收等各个环节的真实情况，是公路工程建设过程和成果的客 不足，把档案室作为老、弱、病、残的照顾地，将需要休养的人员安排到档案 观反映。在这信息化时代，如何更好地开发和利用公路工程档案所包含的信 室，导致档案管理队伍不能适应新时期档案工作的需要，明显地制约了档案 息资源，更好地为公路工程建设发展提供信息服务，已成为公路档案工作者 管理工作的提升与进步。 必须解决的重要课题。 2．3 公路档案信息资源提供利用手段落后。随着数字化、网络化技术程度的 I公路工程档案信息资源开发利用的必要性和意义 不断提高，近年来，许多档案部门都购置了计算机、打印机、复印机等现代化 1．1公路档案管理工作的内在要求。公路档案管理的目的就是加强开发档 设备，甚至建立了文件数据库和档案查询数据库。但是这些还仅仅停留在内 案，使这一宝贵资源得到充分的利用，更好地为公路建设和各项经济建设服 部管理 匕，即使是实现了档案管理现代化，还远远没有实现服务手段 自动化 务。档案信息的开发就是档案部门将收集到的信息资源，根据用户的不同需 和网络化。我们虽然基本采用计算机辅助管理档案，但单机版操作较多，达不 求，按照不同的目的和要求，通过科学手段，对档案信息进行多层次的加工、 到信息共享。即使有的单位有了自己的主页，连接了因特网，但档案信息却没 整理把蕴藏在档案中有价值的、适应利用者需求和社会发展需要的各类信 敢上网。这里存在着各种原因，首先是部门单位领导对档案工作的认识程度， 息资源挖掘出来提供给社会这样就实现了档案的价值。档案工作能否实现 其次是档案工作人员对先进技术的掌握程度，再就是网络安全及档案信息保 其价值，是否有活力，就取决于对档案信息开发利用的程度和取得的社会效 密问胚困扰着档案界人士，谁“上网，谁负责”让人谈 “网”色变。这与国家、各 益、经济效益。 级领导部门对信息、网络安全管理有很大关系。另外，我们数据库信息量少， 1-2信息社会发展的客观要求。随着社会的进步、科学技术的发屁信息化进 提供利用大部分还靠手工操作。 程造成了文件、档案管理对象和环境的巨大变化。从文件的内容、形式和数 公路档案信息资源的开发还处于浅层次。档案信息资源的开发分为一 量到文件的生成、运行和管理方式都在不断地变化文件生成部门和各类利 次、二次和三次信息开发，而我们很大一部分的公路工程档案开发都停留在 用者对档案信息的需求也在发生变化。传统的档案管理利用模式已经跟不上 编制 目录式的二次开发这种低层次开发。档案信息的二次开发就是建立科 时代发展的步伐，人们不再热衷于馆藏有多大规模，不满足于用手工查询，而 学、完整的档案检索工具体系，即编 目．目的是将馆藏档案信息全面揭示出 是习惯用现代化手段来快速获得所需要的档案信息。这要要求我们将手中 来。档案信息资源的二次