探索事业单位档案管理的信息化建设.pdfVIP

OperationManagement经营 管理 探索事业单位档案管理的信息化建设 孙 瑞 中国环境科学研究院 【摘 要】档案管理在事业单位中是一项重要的工作内容，随着信息网络化时代的到来，档案管理信息化建设对事业单位档案工作 的发展具有促进作用。与传统的档案管理方式比较，信息化档案管理简化了档案的管理流程，提高了工作效率。但同时，要实现档案 管理信息化建设还有一些阻碍性因素。本文主要对事业单位档案管理信息化建设工作中存在的问题进行探究，并就此作出一些相应的 建议，以供参考。 【关键词】档案管理 ；信息化建设 ；事业单位 随着网络信息化时代的到来，计算机辅助工作在各行各业中 试图通过信息化的建设调整和完善事业单位的档案管理工作，在 得到普遍推广与应用。事业单位中传统的档案管理工作主要以人 档案管理的工作和 目标体系中融入信息技术。通过信息技术正确 工管理方式为主，一切的档案工作均依赖工作人员的手工操作， 引导事业单位的档案管理信息化走上正轨，进而快速、准确、便 这不仅使工作程序繁琐，工作量加大，同时降低了工作效率。所以， 捷地完成工作任务，更好地服务于大众。 事业单位档案管理的信息化建设成为计算机技术发展的必然趋势。 2．注重档案信息资源的开发 一 、 档案管理信息化的重要性 档案信息资源建设是档案信息化建设的重点内容之一，若缺 信息化建设能促进事业单位档案管理工作效率的提高。首先， 乏可利用的档案信息资源，档案管理的信息化则将无法建设。信 计算机网络技术的应用，有利于档案立卷制度的落实。信息化建 息是档案的基础，只有规模宏大的信息优势，才能更好的进行各 设提高了档案的安全性，可通过对事业单位内部各个部门的档案 项档案管理工作，因此，必须对档案信息资源进行开发。档案管 进行加密管理，以防资料内容向外泄露。且信息化管理能保证档 理的信息化建设必须以对信息资源的管理作为保障，具体内内容 案信息的完整性，事业单位可将档案资料录入电脑系统中，归类 如下 ：首先，以档案 目录为中心进行全面建设 ，对事业单位中各 整理和保存，这样既可避免档案缺失，也能方便查阅，对 日后的 个部门相对分散的信息进行整合并管理。然后，加快档案信息资 编 目工作提供有力保障。同时，信息化建设通过现代化的网络途径， 源的数字化进程，借助计算机多媒体技术等各种高科技手段将资 应用先进的计算机软件，可有效提高档案管理的处理速度及准确 源数字化，进而有效促进档案信息管理效率的提高。最后创设一 度，促进工作效率的提高。此外，信息化建设通过应用计算机技 个互联网的环境，事业单位应加速档案建设的网络化，在档案资 术对档案进行整理、归类并归档，提高了档案的利用率，有效对 源网的基础上加人国家资源网建设，并和其他各方面的社会信息 信息进行二次开发，充分发挥档案管理的基本职能。且档案部门 资源实现共享，加工整合资源，实现服务职能。 通过对档案中的信息进行整理和完善，可保证信息的质量，并能 3．提高档案管理人员的专业素质 减少物力、人力等资源浪费。 为了更好地实现档案管理信息化建设，事业单位应组织相关 二、档案管理信息化建设存在的问爱 培训活动，对档案工作人员进行专业知识的训练，促进其专业素 档案管理在事业单位的档案工作中是基础型、职能型的管理 质水平的提升。同时，档案工作人员也应注重对 自身专业知识的 工作，包含了事业单位对数据、信息等各方面资料的加工、整理 学习，以提高档案专业的综合素质水平。当前随着科学技术的发展， 和储存，对事业单位 日常生活中各方面的工作及其可持续发展具 对档案管理信息化建设的要求也不断提高，档案管理人员应及时 有重要意义。但当前档案管理信息化建设在事业单位中还存在较 学习和掌握与工作相关的先进技术，并在工作中有效应用，为新 多的问题，致使档案管理的工作进程具有一定的难度。首先，当 背景下的档案管理工作提供保障。要有效提高档案管理人员的专 前大部分的事业单位档案管理工作缺乏明确的目标，导致事业单 业素质，需要加强该工作人员