高校档案管理的现代建设.pdfVIP

管理论评 高校档案管理的现代化建设 葛桂珍1 苏亚民2 (1．华中农业大学综合档案室湖北 武汉430070 湖北 2．中南民族大学管理学院 武汉430073) 摘要在高校档案信息数字化、网络化的原因的基础上，分析了高校档案信息数字化、网络化系统的 基本组成，提出了高校档案管理现代化的初步构想。 关键词 高校档案信息数字化 网络化现代化 范围在网上分组传阅自己相关的文件， 先进的技术手段和崭新的网络环境，广 1高校档案信息数字化、网络化 并注上处理意见，年终归档时，只需向档 大师生可以不出校门、不出国门就与国 的动因 案馆移交一份分类组卷清单，把数据通 内外的专家进行科研项目合作、查询资 过网上按档案数据格式传输到档案管理 料、学术交流、筹备各种会议等等。计算 L1档案信息数字化、网络化是时代发 系统数据库中即可，从而使档案馆减少 机网络化管理的出现，使计算机从辅助 展的要求 了档案数据录入工作。这在科研、教学、 性的工具很快发展成一种工作环境，并 首先，数字化档案信息可使任何一 设备等各类档案管理中同样适用。在学 伴随着应用的普及而演变成一种工作方 位利用者不受任何时间、空间的限制，在 校诸多档案中，许多档案在形成时已由 式。伴随工作方式的变化而产生的大量 任一地点、任一时间只需有一台联网的 计算机处理，档案馆的工作只剩下编制 机读文件，即电子文件也就应运而生。 电脑，即可进入档案管理系统查阅自己 相应的档号，整理上架。而计算机管理方 1．3高校档案信息数字化、网络化的条 需要的档案信息。 面则只需对数据进行处理，已不再需要 件已经基本成熟 美国经济学家迈克尔·戈德海伯于 大量的数据录入，数据录入影响档案计 1．3．1通讯技术和计算机网络迅速发展 1997年指出，在以计算机网络为基础的 算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。 90年代以来，我国先后筑起中国互 信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人 校园网中各类数据库的建立，使各 们来说，信息已不再是一种稀缺的资源， 类数据“数出一门”，使各类归档的数据 而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力， 能非常及时、准确。学校内的管理对象 因此，目前以网络为基础的新经济，其实 多，且具有一定的流动性，如学生入学与 接轨。就全国高校来看，1994年以来，由 质就是“注意力经济”。高校档案信息数 毕业、教职工的调离与退休等，要想准确 字化、网络化是提高档案注意力的有效 统计、动态了解这些情况，按以往传统管 多高校纷纷着手建设校园网，至1996年 手段，同时可以提高档案的管理效率。 理方法，必须“归档”后，才能查知，而通 底，已有220所高校建成校园网并连入 网上利用的开展，将会使档案工作