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浅析高校办公自动化环境下的文秘工作 文/广东工贸职业技术学院 李元 【摘要】信息时代不断发展，信息技术在办公活动中得到了广泛应用，实现办公自动化成为现代高校办公室文秘工 作发展的新趋势。在数字化办公的影响下，拥有办公自动化技能的应用型人才显得更为重要。它是提高工作效率，增强 协同办公能力的保证。在办公自动化发展的影响下，高校文秘工作人员要如何提高工作效率是需要研究和努力的方向。 【关键词】办公自动化；文秘工作；重要性；新要求 一、办公自动化的定义和特点 三、办公自动化对高校文秘工作的重要性 办公自动化，英文Office Automation，简称为OA，它是指 在高校的管理中，文秘工作具有十分重要的地位。尤其在 运用先进科学技术，使人不再被办公室事务所局限，不断让人 党政机关所承担的角色，更集中体现了其重要性。通常来说， 以外的设备被办公业务活动所物化，使得设备与人共同组成人 它发挥了几个方面的作用：承上启下的枢纽作用，具有联系上 机信息处理系统。它的根本目的就是为实现工作目标——提高 级部门与下级部门、下级部门与下级部门、本校与兄弟院校之 工作效率、提升工作质量，充分利用信息资源等。 间的重要作用；参谋的作用，主要是在日常工作的各个方面， 在发达国家中，办公自动化早已在迅速发展。美国是从 草拟文件、采集数据信息、事务预案、事务的建议等等；领导 20世纪60年代初开始发展办公自动化的，速度较快，并居于 助手的作用，为领导节省精力和时间参与更重要的事务，协助 世界前列。我国的办公自动化是从20世纪70年代起步的，相 领导处理日常事务：文件办理、会议接待、信件处理等；沟通 对较晚，80年代开始真正地发展。纵观世界，在20世纪90年 协调作用，发挥承上启下、联系校内外关系的作用，学校发展 代后,国际办公自动化发展呈现了新趋势。在信息浪潮变革生 需要校内各部门的紧密配合与校外的合作。 产方式的新时代，新一代办公自动化有了新特点。信息化、 随着科学技术的快速发展，经济社会各行各业的工作方式 网络化、全球化成为办公自动化的新特征，它将要求采用先 都在大数据时代的影响下发生翻天覆地的变化，尤其在计算机 进技术借助计算机网络对传统办公进行模拟和改造。新时代 及网络技术的诞生和推广使用下，进一步为现代化办公带来前 办公自动化要求着重于办公信息的共享、交换、组织、传递 所未有的便利。不论是政府部门还是企事业单位或教育院校的 和监控的实现。 工作效率都大为提升。而就现代文秘工作来说，工作内容比较 烦琐，所涉及的内容也变得越来越广泛了。单纯依靠传统的工 二、办公自动化对文秘工作的影响 作方式已经不能满足现代办公室秘书工作的需求，只有真正地 办公自动化对文秘工作产生了长久深远的影响。一方面它 将办公自动化模式应用于日常秘书工作之中，才能进一步提升 改变了传统文秘工作方式，另一方面提高了文秘工作的效率。 工作效率，提高工作水平。 以前，大家都认为办公自动化（OA）就是诸如公文流传、收发 办公自动化是提高高校文秘工作的效率和水平的重要途 文管理、档案管理、会议安排等等的处理交换。但是从今天的 径，因为文秘工作本身的性质就是一项具有参谋性和辅助性的 实际情况来看，OA是具有内容和层面丰富、用户群广泛、网络 工作。高校日常的行政管理工作中，文秘工作的对象具有复杂 依赖性强的综合性系统。 性和多变性的特点，工作内容较多。如果能真正地实现办公自 在日常的文秘工作中，主要是内部沟通、事务管理居多， 动化，很多业务工作就能够通过先进的办公设备去处理，从而 办公自动化使日常的文秘工作变得更方便和轻松，因为运用了