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关于科研院所档案管理框架探索一、建立程序化、科学化的管理体制 在农业科技体制改革的进程中，江苏省农业科学院以调整学科，优化科技资源配置，突出体制和机制的全面创新，实行事业和企业分离为核心的改革试点工作已取得初步成效。伴随着改革的步步深入，公益性研究领域的建立，该院原有的科研院所两级管理模式已不能适应改革的需要，事业的发展。特别是农业科研过程的周期性和不可逆转性、延续性与不可分割性，要求保证其材料的完整、准确、系统，工作难度相当大，传统的”四同步”管理仅限于阶段性控制，难以实现对重点农业科研课题档案质量的全面控制。为此，在管理机制上，我们深入调研，反复论证，从农业科研单位的实际出发，重点分析研究现行农业科研档案管理体制中存在的薄弱环节，确定需要深化改革的重点问题，创造性地开展工作 一是加强组织建设。成立院档案管理工作领导小组，组长由一位院领导兼任，成员则是各部门主管业务的所长，各所的业务秘书则是兼职档案员。二是完善网络建设。在全院范围内建立以院为中心的全院系统的五级档案管理网络。三是规范制度建设。制定一系列档案管理制度，形成院所齐抓共管的良好局面。四是实施超前管理和控制。从过去重视档案验收，成果申报材料齐全的监督和指导，转向以过程管理和深化服务为中心的档案工作各个环节的监督和指导；从管理所有档案转向重点管理成果档案、管理在研项目档案材料的形成；从重视归档后的监管转向文件材料形成过程和形成前的监管。五是创建管理新模式。为解决保存与利用的矛盾，从既有利于档案的规范管理又方便于科研人员利用的层面出发，积极探索以院为中心，以项目为纽带的分级管理模式，即院抓所，所抓项目组，项目组抓课题组，课题组抓科技人员，一级抓一级，管理网络化。档案科负责跟踪业务指导，工作任务分解到各项目组，每个项目组确定一名兼职档案人员负责其项目研究过程中与项目有关的档案工作，将档案工作的规范管理纳入到各职能部门的工作范围，并把科研成果材料的形成、积累、归档工作列入各单位和科技人员的工作职责，实行全程跟踪项目建设，落实责任目标的动态式管理方法，其归档率作为完成工作的主要依据并纳入项目管理与年度绩效考核内容。做到年初制订计划，年中定期检查、评比打分并严明奖惩制度 为保证农业科研档案内在质量的真实性，实现科研课题研究全过程的档案管理，我们结合农业科研的实际情况，在遵照农业科技档案规范管理原则的基础上，具体做了以下几个层面的工作 一抓源头。各科研项目一立项，档案人员就开始跟踪指导，将应归档的内容、形成材料的要求，在研项目形成材料一览表以及有档案局监制的科技档案盒发放于各项目组，以指导科研原始形成材料的收集积累工作，各项目组指定一名兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的积累 二抓过程。在项目执行过程中，档案人员会同院科研管理部门及时掌握课题研究进展动态，针对课题进展的每一个阶段应形成的原始材料进行督促检查，发现问题及时纠正，确保研究活动中原始材料形成的真实性和准确性。做到课题一立项就建档，材料一形成就装盒，课题一结束材料就齐全 三抓考核。档案人员积极参与项目主管部门和院科研管理部门组织的项目进展阶段检查、阶段验收等活动。在检查科研课题研究进展时，同时检查研究实施的原始资料、实验记载形成及管理情况；在对各研究项目实施进展进行评比时，同时评定研究材料形成的质量。档案科对研究项目形成材料的质量实行全程跟踪管理，并参与项目评比、考核、打分 四抓审签。档案人员积极参与课题鉴定、材料审核。按照有关规定，科研项目完成后，各项目组课题验收、鉴定、申报成果前，项目组兼职档案员要将该项目已经形成的全部文件材料送档案科审查，档案人员按照归档要求对其所形成材料进行审核，如材料不规范、不齐全，将不予签字 此外，为了规范管理，该院还建立了项目实施保证金，凡档案管理不规范、材料不齐全的将扣除部分项目经费，问题严重、屡教不改者，院将依法取消资助并追究其责任。笔者认为，这种事前介入、事中检查指导、考核评比，事后审核签字验收的全程动态跟踪管理模式，既提高了科技人员参与意识和自觉性，也有利于加强全院档案的监督和管理，是一种行之有效的管理模式 二、创新服务机制 加大服务力度 市场经济发展过程中，科技档案的开发利用必须与市场经济相适应，档案工作者也必须相应从被动的”保管员”转为主动的科技信息服务者，从封闭走向开放，主动融入社会，参与社会，为农村、农业、农民服务，这是新形势下实现档案事业发展的必要途径，同时也是档案工作永恒的主题。为此，我们在工作思路上明确两点:一是在努力做好档案利用为科研工作服务的同时，着眼和立足于为广大农民服务，主动配合全省”科技兴农”、”科技扶贫”、”科技促小康”工程，深入研究利用需求，寻找工作突破点，有针对性地筛选1000多项重点科研成果，