物业档案管理研究.pdfVIP

氛11 ：垂目 物业档案管理研究 ■蔡刑 摘要：“物业档案管理研究”是北京联合大学应用文 门服务中形成的档案。包括：绿化、环卫、保安、车辆管理、 理学院与北京金隅集团有限责任公司(以下简称“金隅集 代理出租等产生的档案。 团”)的合作项目。以规范物业档案管理为重点。通过对金 6。物业收费台帐(册)：是物业中各单元业主及住户 隅集团等企业物业档案管理状况的深入调查，掌握目前 缴费情况一览档案。 物业档案管理现状、经验与存在的问题，蛄合提高物业管 7．物业经营档案：物业企业在开展经营和物业延伸 理水平的要求，提出了一整套物业档案管理方法。系统地 服务时形成的档案。 阐述加强物业档案管理的．必要性与方法。 在上述档案中，物业专门档案是物业管理行业独有， 关键词：物业管理物业档案规范化管理 是物业档案规范化管理的主攻方向，可以为提高物业管 理水平，改善服务质量提供保障，必须尤其重视。 一、规范物业档案管理的必要性 三、物业档案规范化管理的 基本要求和实施方法 物业档案是物业企业从事物业管理活动时形成的对 国家、社会、业主有保存和查考利用价值的各种历史记 我们通过调研发现，当前物业档案管理中存在的问 录。物业档案管理是在物业管理过程中适时地做好物业 题有： 文件与档案的形成、收集、整理、归档、提供利用工作，促 首先，缺少统一管理制度和标准，基础工作不规范 进物业服务水平与效率的提高。 (分类不统一，案卷形态不统一，保管期限不明确)，操作 物业档案管理是物业企业的基础工作之一。物业企 上随意性较强。即便同一物业集团内部的各下属公司也 业综合管理水平对物业档案管理有制约性，而规范物业 如是。 档案管理对提高物业管理整体水平有不可忽视的重要作 其次，多数物业企业的档案没有集中统一管理，而是 用。二者相辅相成。 按内部机构的划分将档案分开存放，使档案的完整性和 安全性得不到保证。比如：有的物业公司将售房档案放在 二、物业档案的构成 上级公司，基建档案和行政档案放在本公司办公室，业主 物业档案的基本构成如下： 档案和维修档案放在房管部，财务档案则由财务部单独 1．物业清册：反映所有物业单元、公用区域状况及 管理。 权属状况。包括房屋数量、户数、面积、结构、完好情况、产 第三，物业公司与业主之间信息不对称，缺少档案信 权归属、使用性质等； 息公示，是造成管理者与业主(客户)矛盾的主要原因之 2．物业租售档案：包括租售合同、物业权属证明、房 一。 屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、公证书等。 第四，对兼职档案管理员缺少档案专业培训，没有掌 3．业主及住户档案：反映各单元业主及住户的情 握档案管理基本技能，影响物业档案管理水平。 况。包括户主类型、姓名、年龄、职业、家庭人口数量及结 通过深入细致的研究，依据档案管理理论与操作规 构、联系电话、入住通知。 范，结合物业管理特点，金隅集团制订了物业企业档案 4．物业保养维修档案：包括保养计划、维修审批表、 管理暂行办法，其主要思路和实施控制要点如下： 修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程