物业档案的特点与科学管理.pdfVIP

■吴晶 随着我国城市化进程的加快和房地产市场的蓬勃发展， 养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量、提高管理 近年来物业管理行业成长迅速，物业档案随之大量产生。物 效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋 业档案是指物业服务企业在物业建设和物业管理活动中形 验收质量登记表、业户情况登记表、房屋装修申请表。 成的、具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等文件材 1．3档案的动态性较强。有关物业的情况通常不会是一 料。尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而物业 成不变的。物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的 服务工作正式开展后，无论是维修、养护物业设施，还是收取 买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关 管理费用、开发经营活动等，都离不开物业档案。如何根据物 系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料 业档案的特点对物业档案进行科学管理和开发利用，对物业 也要不断地添加到档案中去，从而形成物业档案的一个显著 服务企业加强内部管理，提高服务质量，与业主共建和谐社 特点——动态性较强。 区具有十分重要的意义。 1．4公开性和隐秘性并存。物业档案具有一定的公开 1 物业档案的特点 性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情 1．1包含多种类型的专门档案。由于物业档案的形成者 况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公 除了物业服务公司、物业服务人员及物业的使用者以外，还 开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但 有物业的开发商(项目的报批文件)、设计者(工程设计图纸)、 物业档案又具有一定的隐秘性，因为它也包含着大量的隐私 承建商(物业的建筑文件)以及政府有关部门如计委(资金来 内容，这部分档案内容是不便于公开的，如业主(或住户)的 源文件)、国土局和房管局(房产证明文件)、城市规划局(报建 个人资料、物业中的产权资料等。 文件)等。因此，在物业服务活动中就形成了各种类型的专门 2物业档案的科学管理 档案，如产权档案、会计档案、科技档案(基建档案、设备档案) 2．1集中统一管理，分区保存。一个物业服务企业可能 等专门档案。这也是物业档案不同于其他类型的专门档案的 管理多个住宅小区，每个小区离物业服务总公司都非常远， 一个显著特点。 有些档案如业主档案、基本建设及维修档案可放在管辖区自 1．2载体形式多样。物业档案形式多样，主要有图、文 行保管，便于利用。 字、卡、册、表。其中，“图”是指根据实际需要绘制的各类平面 2．2与物业服务项目延伸保持同步。随着物业服务项目 图、示意图，如房屋分幢平面图、房屋分户平面图、房屋分层 的不断拓展，除了传统意义上的楼宇维修、养护、清洁、保安 分间平面图、屋内线路图、管道走向图等。“文宇”是指在物业 外，物业服务的内容已延展到工程咨询和监理、物业功能布 服务活动中形成的各类文字材料，包括早期介入文件、接管 局和划分、市场行情调查和预测、目标客户群认定、物业租售 验收文件、房屋及设备的修缮工程合同、房屋租赁合同、房屋 推广代理、通讯及旅行安排、智能系统化服务、专门性社会保 装修合同、业主和住户来访记录、代收费用的协议等。这部分 障服务等全方位服务。物业档案建设要和物业服务项目的延 材料数量大、种类多，是物业档案的主要组成部分。“卡”是指 伸保持同步，物业服务开展到哪里，物业档案就建设到哪里。 根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片，包括设备保 以保证物业档案信息的齐全完整。 虬F、41，##