物业档案的特点与管理思考.pdfVIP

业 务 黧隧溯探 索 物业档案的特点与管理思考 一蔡嬲 一、什么是物业档案? 有人将物业档案分为两大部分：一部分是物业 《物业管理条例》第二条规定：物业管理，是指 企业日常运作形成的普通档案，包括党群工作档 业主通过选聘物业企业，由业主和物业企业按照物 案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档 业服务合同约定，对房屋及配套的设施设备和相关 案、会计档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另 场地进行维修、养护、管理，维护相关区域内的环境 一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管 卫生和秩序的活动。物业的类型多种多样，包括住 理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租 宅小区、高层楼宇、办公楼、商业场所、公众物业、工 赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。笔 业物业等等。所谓物业档案，是物业管理活动中形 者认为，这是对物业企业档案的分类。实际上，物业 成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管 档案不是指物业企业的全部档案。 理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考利用 物业企业的确保管了大量的物业档案，但是， 价值的不同载体和形式的历史记录。物业档案是开 还有部分物业档案归业主大会、业主委员会保管。 展物业管理工作的基础和依据，宗旨是为物业管理 《大连市物业档案管理办法(暂行)》规定：物业档案 事业服务。物业档案管理状况是考察评定物业企业 由物业管理档案、物业产权人委员会档案两部分组 资质情况的依据，是检验物业小区管理水平的标 成。物业产权人委员会档案是物业产权人大会及其 志，是物业小区管理基本状况的综合反映。 委员会在行使权力、义务等自我管理活动中形成的 二、物业档案归谁所有? 各种文字、图表、声像等文件材料。 物业档案一般归业主所有。《上海市住宅物业 在此，以物业档案的主体，即物业企业保管的 管理规定》规定：物业档案中，业主住户资料及基 物业档案为对象，探讨物业档案分类。有的以记载 建、设备档案等属于业主所有。 对象为依据，将物业档案分为两部分：一部分是物 三、物业档案的形式有哪些? 业本身的档案，另一部分是物业业主和租户的档 物业档案的形式多样，主要有图、档、卡、册、 案。《北京市居住小区物业管理服务基本要求》规 表。其中：“图”是指根据实际需要绘制的各类包括 定：物业档案包括房屋及其设施设备的基础资料、 房屋分幢平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间 房屋产权产籍资料和物业管理经营管理资料。笔者 平面图、屋内线路图、管道走向图、井下水道位置图 认为：以上两种分类依据并不明确，都不完整，前者 等。“档”是指在物业管理活动中形成的的各类文字 忽略了对物业管理和服务十分重要的业主(租户) 材料，包括早期介入文件、接管验收文件、委托管理 服务档案，后者则没有包含档案业主(租户)档案。 合同副本、租赁合同副本、业主和住户来访记录等， 笔