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物业档案管理工作之我见 ◎史晓文 广东 关键词：物业管理：档案管理 摘 要：物业档案管理是物业管理工作的重要组成部分，搞好物业档案管理不仅能 给物业管理工作带来便捷，也能给企业带来经济效益，同时还能够提高物业管理服 务水平。 中图分类号：F293．30文献标识码：A 文章编号：1671-8089(2007)03-0062—02 随着物业管理的日益发展壮大，在企业发展过程中， 是综合性的，住宅管线隐蔽设置将显得越来越重要，进入 越来越多的物业管理人深刻体会到物业档案管理在物业管 地下和埋入建筑体内部的管线、设施越来越多，越来越复 理实际工作中的重要地位，特别是在现代物业管理过程 杂。这些工程一旦发生故障，物业自身档案就是最重要的 中，对档案资料的高频度调用，物业档案的现代化管理得 参考资料，它可以使物业的维修、养护工作事半功倍，省 到了物业管理者的高度重视。它不仅给物业管理工作带来 时省力并减少对其他业主和使用人的影响。因此，开发建 便捷，而且也能给企业带来经济效益。 设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业的同时 如何切实加强物业档案的有效管理，提高物业档案 移交给物业管理单位。 的质量，充分发挥物业档案在物业管理工作中的作用，是 (二)物业业主和使用人档案是物业管理企业开展管 每个从事物业档案管理工作人员必须认真研究和思考的问 理服务的前提和基础 题。搞好物业档案管理，对提高物业管理服务水平，探索 通过这部分档案，物业管理企业可以全面了解物业 物业管理发展规律都具有重要意义。 业主和使用人的情况和需求，从而为物业业主和使用人提 一、物业档案管理在物业管理工作中的地位与作用 供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如，当 物业管理档案涵盖范围比较广，而最重要的内容是物 从档案中了解到业主和使用人大部分是工作繁忙的白领阶 业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业自身档 层时，可以提供一些特约服务，如清洁家政、代订机票、 案，包括开发建设单位的开发建设记录和物业管理公司接 汽车清洗养护等有偿服务；若业主和使用人主要是普通工 管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分 薪阶层时，可考虑提供电器维修服务，适当兴建几个自行 是物业业主和使用人的档案，包括业主、使用人的姓名、 车保管站等；而如果业主和使用人为中老年人较多，则可 家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理 开设“老人活动室”等场所。这样，可以减少服务的盲目 费缴交情况等。 性，提高管理工作的效率，增加经营活动的收入。 (一)物业自身档案是物业管理中维修养护、更新改 (三)物业档案是物业管理企业的宝贵财富，对企业 造必不可少的重要依据 发展起着积极的作用 随着社会的发展，人们对住宅的质量和品位不断提 物业档案对外是企业档案的一个组成部分，是企业档 高，住宅的功能范围亦在发展变化，住宅小区的功能要求 案的宝贵财富。企业无论是管理还是服务等活动及科学决 作者简介：史晓文(1979一)，男，广东东莞人，大专，广东省东莞市三正物业管理有限公司管理处经理助理，研究方向：物业管理。 一62— 2007年第6卷第3期 策都离不开档案。因此，物业档案工作的好