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“档案监督审计”方法研究与实践 　　“档案是国家的宝贵财富”这不仅是业内对档案的价值定论，也是全社会的共识。是财富就要加强利用和管理。档案财富有别于金钱和物资，其特殊的财富内涵决定了要用特殊的形式来管理。档案管理的科学研究趋向就是保证档案财富的安全和合理利用，国家档案行政管理部门的职责和任务也遵循着此科学管理原则。目前各级档案行政管理部门经过多年的法制化建设，依法行政能力日益完善，实现了从业务型部门向依法行政管理型部门的嬗变，对社会档案财富依法监管的方式也是多元化，但最卓有成效的方式可归结为两种，一是档案年度执法检查，俗称年检；二是机关团体企业事业单位档案工作星级测评工作。 　　 　　一、档案监管效能现状引发的思考 　　 　　从目前由两种主要监管方式构成的档案财富监管效能来分析，尽管取得了良好效果，但仍然没有达到财富管理锱铢必究的程度，甚至还存在着很大的监管漏洞。 　　档案年度执法检查特点是检查的内容多，涵盖了档案工作全领域。其不足点在于检查时间短，检查项目又多，只能留于表面，对核心业务一收集、整理、保管工作质量检查时间少，评判方法是以定性为主，方法简单，没有定量分析，科学严谨性不足。 　　机关团体企业事业单位档案工作星级测评工作是旨在提高基层单位档案工作整体业务水平，全方位的测评工作同样弱化了对档案收集、保管质量上的测评，核心业务分值权重少，存在问题不能发现。更大的问题在于档案工作星级测评是要由基层单位主动申请，档案行政管理部门处在被动位置，很多档案工作落后的单位不申请星级的测评，档案行政管理部门监管就无法实施。 　　档案行政管理部门目前常用的两种监管方式各有特点，具有一定的互补性。但令人困惑的是不少单位年年检查，且通过了档案工作星级的测评，还存在着收集不全的较大问题，甚至有档案缺失的情况。究其原因在于现有两种监管方法在对收集和保管质量方面的测评方法只定性，不定量。档案管理核心任务是维护档案的安全，而收集不全、归档不及时、档案缺失等问题是原则性的。档案行政管理部门必须对监管方法进行反思，创立新的科学监管方法，对档案财富实行精细化管理。 　　 　　二、“档案监督审计”方法的理论设计 　　 　　针对现有档案监管方法审核测评基层单位档案收集、保管质量力度不足、方法科学性不强等问题，我们创设了“档案监督审计”的新方法，重点监管档案的收集、保管安全问题，并进行了系统的理论构建。 　　“档案监督审计”就是档案行政管理部门根据依法行政的职责，运用审核、盘库、统计的方法，对所属行政区域内档案管理单位所藏档案质量和安全管理状况进行审查评定的一种依法管理方法。基于财富管理要求精细化管理的准则，“档案监督审计”方法按规范系列程式，以定量分析为核心，从审查档案收集和保管的完整与准确人手，针对被监审单位的职能、机构设置、工作业务和具体归档质量情况，多层次地进行质量审查评定。在理论设计的同时，我们选择了一个档案业务达到江苏省五星级规范的镇机关作为实验样本进行实践，我们设计六种审查测评方法对其一个年度的档案收集质量和库藏档案情况进行了审计。从不同层次来定量分析一个单位的收集、保管工作质量。 　　1、部门归档率的审查。档案是由机关各部门形成并向档案室移交，审查部门归档情况是测评收集工作质量的第一步。核实样本机关部门数14个内部一级机构，包含了党政办、工会、妇联、经济发展办、农业办等。部门归档率的计算方法为： 　　部门归档率=实际向档案室移交档案部门数／应该向档案室移交档案部门总数×100％ 　　部门归档率是一个粗指标，部门只要向档案室移交档案就算作有归档，该指标是对档案管理的集中度和档案管理网络结构的合理性作一个定量评定。 　　2、专题归档率的审查。这主要针对文书档案归档质量的评定。对文书档案计算归档率是一个业务技术难点，文书档案没有现成的项目基准。我们根据归档类目，为每个部门量身设计了若干个归档专题作为测评基准。专题归档率以年度为单位进行分年度审核。我们对监审样本机关2008年度的14个部门设计了201个专题，其中常规专题183个，临时专题18个。专题归档率的计算方法： 　　部门归档率=实际归档专题数／应归档专题数×100％ 　　专题归档率是衡量立档单位归档齐全度的基本指标，虽然在设计专题基准指标时有一定的难度，可能出现遗漏或偏差，但具有可操作性，解决了文书档案归档率的难题。专题归档率设总专题归档率和部门归档率两个指标。 　　3、归档文件齐全率的审查。这是对已归档专题文件材料齐全度的定量核算，方法是通过审阅归档文件目录和逐件检查文件材料，计算其归档文件齐全度。这要求监审人员凭借经验和过硬的业务能力进行认定，并要与监审单位进行沟通和确认，尽量达成共识，取得一致意见。归档文件齐全率的计算： 　　部门归档率=已归档文