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对科学技术档案工作条例实践及有关问题认识 　　1　《条例》产生的背景和生命力 　　 　　我国《科学技术档案工作条例》(以下称《条例》)颁发已经30年了，实践证明，该《条例》具有强大的生命力。笔者亲身经历了它的产生、实践过程，感受了它对我国科技档案事业发展所起的有力作用。 　　我是在1959年“大连技术档案会议”的“东风”中走进了科技档案和情报工作行列。20年后，又有幸参加了1980年的“全国科学技术档案工作大会”。此次大会，是由国家经委、国家建委、国家科委和国家档案局联合召开的。会议总结了我国此前20年来科技档案工作的基本经验，讨论并制订了《科学技术档案工作条例》，可以说是全国经济、建设、科技、档案部门向科技档案工作进发的总动员、总进军的大会。 　　《条例》的颁发，受到了全国广大经济、建设和科技管理部门的拥护和支持，当时，就有二三十个部、委制定了本系统更具体、更实际的科技档案管理规定，使全国科技档案工作得以迅速发展。在教育方面，《条例》公布后，中国人民大学正式开设了科技档案专业，南京大学招收了科技档案双学士班，郑州航空工业管理学院也加强了科技档案系的建设……，科技档案教育事业迅速发展。 　　在《条例》的实践方面，上世纪80年代和90年代初，笔者曾走访了十多个城市的上百个单位，所到之处，科技档案机构建立完善，工作开展顺利，尤其科技档案的利用取得了明显效益。以我单位为例，我们做了一次面向科技专家的科技档案利用效益问卷评估，收回有效问卷107份(高职57人，中职50人)。统计结果表明，利用科技档案可节约科研总经费的比率为6.9％～25.8％；同时，或可节约研究时间的比率为12.8％～28.6％。我工作的单位是个多学科、近千人的大单位，科技档案工作开展了近30年，参与评估的人员均是经常利用科技档案，懂得定量分析的专家，我相信具有一定的科学性。从笔者大量走访的情况看，这个数据在全国也有一定的代表性。 　　在学术研究方面，也取得了相当的成绩。1983年，中国档案学会在沈阳召开了“全国科技档案学术讨论会”，讨论了科技档案的任务、范围和经济效益问题。这一时期，即1980至1990年，共发表了科技档案学术论文2300多篇，讨论的问题也由广度逐渐向深度发展。其标志：一是由定性研究向定量研究发展；二是由经验总结性研究向规律性研究发展。具有代表意义的定量研究是经济效益系数a概念的提出和讨论；深度研究的代表议题是科技档案的形成规律、价值规律，如：科技档案的有意识还是自然形成的讨论，科技档案现行作用衰减规律的研究等。但进入90年代后期，定量研究越来越少，近年来，有学者提出了淡化科技档案概念的论述，还有人断言科技档案概念的式微带有必然性……。这些虽是学术讨论问题，但冲击的是我国科技档案事业和《条例》，是曾三的“国家全面档案思想”。 　　应该说，全国科技档案事业仍在发展，尤其在基层，特别是现代化方面，并未被脱离实际的“淡化论”、“取消论”所削弱。以我工作的单位为例，过去的科技档案室一直保持4～5人，最近几年，不包括外围人员，稳定在6人。看来，陈兆禊教授讲的“生产、建设、科学技术越发展，科技档案工作越会得到重视、越发展”的规律并没有被“颠覆”。“发展是硬道理，回头路是‘死胡同’”。 　　 　　2　科技文件材料的形成、积累和“有意识形成论” 　　 　　《条例》的第二章是“科技文件材料的形成和归档”，这是该《条例》中最有创新和实践意义，也最有理论意义的一个篇章。其实质是从科技工作的源头上抓科技档案质量，它与“以收集为起点”的档案学理论有重大区别。 　　传统的档案学理论有“以收集为起点”的观点，它在普通档案管理中或许有些道理。在普通档案管理中，档案“收集”之前，有文书工作环节，它就是档案的源头工作，但是，这两个环节的分离也是存在问题的，谁能保证文书工作环节都能按照档案工作要求形成和管理文件呢?所以，许多学者都在提倡文档一体化的管理模式。科技档案在形成规律上不同于普通档案，科技文件材料的形成、积累不存在一个文件管理部门，而且形成周期长、量大、形式多样，相互之间的关系又十分复杂，更重要的是科技人员在任务忙、时间紧的情况下，往往凭头脑中的构思进行工作，而不形成或只形成简化、草稿性文件。例如，一项设计，在施工进行现场改造时，可以凭口头指令或草图完成任务，事后又可能不进行施工图和竣工图修改。这就是说，在科技工作自然进行状态下形成的文件，可能不符合档案工作要求，而不能达到完整、准确和规范的标准。如何达到这一要求?在科技档案工作未产生，特别是《条例》未颁布以前，是没有什么有效办法的。那时，有些重大的科技项目任务完成了，但却没有形成合格的档案，甚至连最后的总结报告都没有形成，或没有保存下来。科技档案工作的产生和日益完善，尤其是抓科技文件的形成、积累和及时