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建立适应时代要求高职院校学生档案管理体系 　　摘要:高职院校学生档案管理是高职院校日常管理的一个重要组成部分，其管理效率的高低直接影响着整个学校的管理工作。应积极探索新形势下档案管理的新模式，主动为学校工作服务，为社会经济和文化发展做出应有的贡献。 　　关键词:高职院校；档案；管理 　　 　　高职院校学生档案是学生在校期间各方面表现及重要社会实践活动的真实记录，是反映学生德、智、体、美等综合素质以及学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料。学生档案的应用价值包括两个方面的内容，为学校因材施教，选拔和培养人才服务；为社会和用人单位提供档案材料和个人信息。 　　 　　一、当前学生档案建设中存在的主要问题 　　 　　（一）未真正认识到学生档案的重要性，档案意识不强 　　由于学校管理工作者和教师都把学生教育、管理和培养作为学校的重要任务来抓，忽视了学生档案的管理工作。从领导到档案的具体经办人员，都没有把学籍档案管理工作提到应有的认识高度，缺乏收集、整理、保存学籍档案的意识，没有提高到人才培养质量和成教办学健康、可持续发展的认识高度。导致给学生填写归档材料时不积极主动，造成档案材料不完整、不规范，档案质量不高，不能反映学生时代特色的创新性档案材料。 　　 　　（二）档案材料缺失较严重，信息量不足 　　毕业函授生的个人学籍材料应包括学籍表、学籍变更材料、学生成绩表、毕业生登记表、学位评定及授予情况材料、在学校期间的奖惩材料等。学生鉴定材料内容空洞、政治术语多，呈公式化、口号化，没有全面真实体现学生在校期间的全貌和个性发展。而用人单位希望了解的个人素质、成就、能力、诚信等方面的材料比较少。属于学生的学籍材料，往往缺失较为严重且不能及时提供，因此，高职院校学生档案应有的作用无法得到充分发挥。 　　 　　（三）学生部分档案信息失真 　　在各类人才招聘市场上，许多毕业生为了推销自己，为了在激烈的就业竞争中取胜，不惜采用涂改成绩、开具假证明等不正当手段以击败对手。个别高职院校为了博取“生源素质好，就业率高”的社会声誉，完成教学质量评估指标，通过降低考评标准提高毕业生专业成绩，恣意扩大学生干部、优秀毕业生、三好学生获奖覆盖面及比例，撤销学生处分材料等，以次充好等手段，获得短期效应。搅乱了毕业生就业市场的秩序，影响了公平竞争，也给在校生带来了消极的影响。 　　 　　（四）学籍档案管理队伍不健全，管理人员业务水平不高 　　高职院校档案管理队伍作为高职院校学生管理工作的重要组成部分，档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强。教学机构中往往没有专职学籍档案管理人员。兼职人员从事学籍档案管理工作，通常是精力上不能保证，业务上缺少系统培训，学籍档案管理工作难以做到及时、科学、规范。专业知识缺乏，而真正懂得档案业务和利用现代化信息技术建设档案的人员很少。 　　 　　（五）学生管理手段落后，高职院校学生档案网络化、智能化进程缓慢 　　由于传统观念的束缚，档案管理人员对电子档案简单、快捷、系统等优点缺乏足够的认识，仍旧只重视纸质档案的归档与管理，忽视了电子档案的建立与健全。由于没能及时建立起电子档案，学生在校期间所产生的纸质档案材料散放在各系（院）、处（室）乃至个人手中。由于学生档案项目增多、档案数量大增、质量要求趋高、流动速度加快、存放时间变短、就业方式多元化、投寄单位多等特点，学生在校期间学校各个职能部门不能针对出现的问题及时对学生进行全程跟踪考察和管理；学生毕业后又不能通过档案进行跟踪，导致学校的专业设置与社会需求相脱节，人才供需结构性失衡，学科建设、课程建设依据不足。已经越来越不适应高等教育发展的要求。 　　 　　二、建立适应时代要求的学生档案管理体系 　　 　　（一）提高档案管理意识，中央组织部于1980年2月颁布的《关于加强干部档案工作的意见》指出：“干部档案工作，是一项政策性、机密性很强的工作，各级党委和主管部门应予以关心和加强领导。”学校领导应提高对档案管理工作重要性的认识，进一步解放思想，摈弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上筹划档案管理工作的发展方略，积极寻找档案管理工作同学校中心工作的结合点，实实在在地解决档案管理工作中存在的问题和困难，促使学校档案管理工作快速发展。 　　（二）档案管理人员应认真学习、宣传档案管理的法律法规，增强档案管理意识，充分认识到档案管理工作在社会发展中的重要作用，提高对档案管理工作的重视程度，加强对档案管理人员思想政治工作和心理疏导工作，给档案人员创造良好的工作环境和人际氛围；制定奖惩措施，鼓励档案管理人员创新工作，为他们设计更广阔的发挥主观能动性的平台，树立起档案发展的信心；在人员选拨上，道德品质好、业务能力和专业知识比较强、心理素质