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提高科技档案利用率几点认识 　　档案工作的最终目的是为了让人们利用档案，人们利用档案的目的是为了发挥档案的经济效益和社会效益。那么，如何提高科技档案的经济效益和社会效益?其中一个重要的途径便是提高科技档案的利用率。 　　在一定馆藏条件下，科技档案的效益与利用率是成正比的。然而，提高科技档案的利用率，同时又能使档案的利用率保持在一个较高的水平，这就不是档案利用工作一个环节所能解决的事情了，它涉及到科技档案工作的方方面面。如果没有这种认识，往往会导致档案利用工作上的急功近利，即为求一时的“繁荣”而使档案工作失去后劲。笔者在国家大型建筑企业从事档案工作多年，对如何提高科技档案特别是基建档案的利用率深有体会，现就此间题谈几点认识。 　　一、丰富档案馆藏，做好基础工作 　　我们今天所保管和利用的科技档案，来自于科技人员和档案人员在昨天形成的工作成果。对档案人员来说，这种劳动从科技文件的形成、积累和归档阶段就开始了。如果归档文件的质量不高，归档的档案不齐全不完整，或者馆藏档案秩序混乱，档案的检索工具不全，都会使档案的利用工作受到影响。从系统工程的角度看，“利用”是整个档案管理系统的“输出”环节，如果没有“输人”(归档)、“处理”(馆藏组织、检索工具编制等)两个重要环节，“输出”便成为无源之水。从另一个角度看，一个档案馆(室)如果长期没有新的、高质量的档案补充进来，档案的利用率必然会受到严重影响。由此可见，重视档案的利用工作，促使科技档案的利用率呈上升趋势并使这种趋势保持下去，最根本的一条就是拓宽档案工作层面，丰富档案馆藏，处理好档案的“输人川归档)与”输出川利用)之间的辩证关系，这是提高档案利用率的最重要的途径。 　　二、变封闭型为开放型，实现档案资源共享 　　对科技档案室来说，档案利用工作的主要对象是企业内部各职能部门，但同行业之间的档案信息交流或横向联系，却能给双方或多方带来好处，大企业(集团)下属单位(子公司)2间更是如此。如今，任何一个企业都不可能涉足所有的行业，承揽的工程也都各有特点，如果能将封闭型的档案利用变为开放型的档案服务，在企业内外形成纵横交错、管理有序的档案信息网，实现档案信息资源的优势互补和资源共享，必将大大提高科技档案的利用率和利用效益。据报道，近十年来，虽然技术交流和技术转让工作有较快的发展，但仍有40%左右的档案因各种原因未能得到充分有效的利用。改变这种状况的一个重要途径便是将封闭型的科技档案室向开放型的科技档案服务室转变。如果科技档案信息能够在行业之间乃至社会上得到广泛的利用，必然带来科技档案工作的繁荣，并进一步推动科技事业的发展。当然，科技档案的对外开放还要注意保密问题，尤其是涉及到国家机密和本企业科研成果知识产权方面的内容，还应把保密、安全放在第一位。 　　三、适应形势发展，做好主动服务 　　过去那种等利用者上门的被动型的服务方式，在档案数量少、内容简单、需求单一的情况下是可行的，但随着我国计划经济问市场经济转变以及企业间竞争的日益激烈，促使企业对档案的需求量大为增加，以往那种传统的、被动的服务方式己不能适应现代企业对档案工作的多种需要。因此，变被动服务为主动服务，深层次、宽范围地提供档案信息利用，便成为档案工作改革的重要任务。目前，开发档案信息资源、进行档案编研等工作正在逐步为人们所重视，企业档案编研作品的内容也从编制简便的检索工具发展到进行档案内容的深层次加工和围绕企业生产、经营活动编写重点工程项目简介、大型桥隧专业索引、科技成果汇编、专题技术简介等专题性编研材料，有针对性地向档案利用者提供信息服务。由于科技档案在一定时期内有保密性的间题，因此，科技档案编研可分为两种，一种是有密级的，专门对内部使用;一种是无密级的，企业内外的利用者均可使用。有条件的企业可将非密级的档案进行数字化处理，实现计算机联网或网上提供利用，提高工作效率。同时，还可利用计算机、扫描仪、多角高倍数码相机等先进的电子技术设备，将纸张、胶片等载体的档案复制或压缩，存储到光盘或缩微胶片上，形成电子文件，从而提高档案的查询速度。笔者认为，这是档案利用工作的发展方向。 　　在科技档案部门的主动服务中，还有一种最简便有效并深受利用者欢迎的方法 　　向利用者推荐档案。该方法须具备两个条件:其一，档案人员熟悉馆藏，特别是了解每件档案的具体内容。1998年，我局参加深圳某隧道的工程投标，建设单位把提供一套本企业施工的相似工程的原始档案作为投标材料的一个必要内容，否则无资格参加投标。得知情况后，局档案馆立即将宝中铁路免验样板工程六盘山隧道的竣工档案提供出来，这套档案在项目中标过程中发挥了重要作用，建设单位非常满意。其二，档案人员的服务态度十分重要。许多利用者，尤其是工作不久的大学生，由于对馆藏档案及档案检索工具不熟悉，往往会问档