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浅析机关档案信息化建设现状与对策 　　【摘要】档案信息化建设是当今世界信息化深入发展背景下的产物，是电子政务建设的重要组成部分。作为档案事业重要构成之一的机关档案工作却存在诸多问题，不同程度地制约着机关工作的顺利开展。对此，本文分析了当前机关档案工作面临的问题，重点探讨了档案信息化建设的有效策略。 　　【关键词】机关档案；档案信息化；信息化建设 　　随着计算机档案管理软件与现代科学技术的发展和利用，档案工作步入了自动化与网络化的新阶段。档案作为我国社会主义事业发展和建设的重要构成部分，在我国国民经济、社会生活、社会文化等方面都占据着十分重要的地位。因此，机关档案工作需要转型升级，以适应和满足现代发展需求。 　　一、信息化对档案工作提出的新要求 　　新形势下，档案信息化要求档案管理从以实体为重心向以信息为重心转变；档案管理工作的定位不再是机关各项工作的终点，而是与机关办公自动化形成完整闭环、又自成体系的专业型、智慧型工作；档案工作的管理范围从纸质档案扩展为各种不同载体的档案；管理对象从档案转变为信息；管理层次从档案目录管理升级为档案全文甚至全信息管理。档案信息化使传统的档案事业呈现出数据海量化、需求个性化的新面貌。因此，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出档案工作的发展目标是“到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和‘五位一体’建设的档案事业发展体系。” 　　二、机关档案工作的现状 　　（一）档案收集方式单一。在当前的机关单位中，档案管理工作往往由档案管理部门负责，由于缺乏专业的培训和细致的讲解，一些机关档案工作，收集方式为“我指定，你存档”“谁存档，谁提供”的模式，多以部门为单位，缺乏灵活性和主动性。导致很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效管理，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。 　　（二）档案信息化滞后。过去，档案管理局限在目录层面，档案形式以实体为主。尽管随着科技水平的发展，档案管理呈现电子???趋势，但所谓的档案管理电子化，只是简单机械地将档案标题、时间等信息录入到电脑或档案管理信息系统，并通过扫描形成电子档案。整个过程以手工劳动为主，费时费力，并且扫描形成的电子档案多以pdf或jpg格式，用户在对内容检索时仍存在不便。 　　（三）档案工作者对档案的研究缺乏。传统的档案工作程序主要是收集、整理、鉴定、录入、装盒、上架等，技术难度低，重复性强，但又琐碎繁杂，耗时耗力，让档案工作者无暇对档案的内容、价值进行钻研，对用户的需求进行研究，对机关工作动向及时掌握，因而工作缺乏创造性和活力，影响着机关档案工作的发展。 　　（四）机关各部门对档案工作的重视不够。档案工作作为机关内部的日常工作，因其效用滞后，不能引起其他部门的足够重视，加之档案工作本身的特性属于默默无闻、服务他人，久而久之便容易形成一种恶性循环，即机关档案的使用价值和使用率越来越低，机关各部门对档案工作的重视程度也越来越低。 　　三、档案信息化建设的策略 　　（一）丰富和优化档案资源建设。档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础，档案工作人员积极主动地通过多渠道、多途径收集档案信息资源，是新时代对机关档案工作提出的客观要求。充实、丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提，也是优化馆藏结构的前提。在丰富馆藏工作中，档案工作者要注意档案信息资源的系统性，连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性，应扩大到社会各个方面，注意征集反映当地经济建设、科学研究等方面的档案，包括具有地方特色的历史文化档案。整合信息资源，优化档案结构，变被动的档案提供者为主动的机关智库和参谋。社会信息化，必然导致信息资源数量的剧增和载体的多样化，从海量的信息资源中，得到有价值的档案，需要档案管理者对其进行研究、筛选、分析和整合。其中，建立档案专题目录是行之有效的方法之一。档案专题目录是检索工作的主要形式，以前，档案利用者通过检索工具，检索出的档案都未成体系，只单独发挥作用，利用者在使用时需要做大量的筛选和汇总工作，再加上对机关档案不熟悉，很可能错过有价值的档案。为了提高档案的利用率，充分挖掘档案的潜在价值，档案工作者应发挥优势，将具有相同或相关内容的档案整合汇编，形成专题，建立档案专题目录，供利用者检索使用，提高档案的利用率。研究档案信息资源，挖掘有价值的档案信息，将机械型劳动变为创作型工作。研究档案信息资源，主要是研究档案的内容和价值等。档案管理工作者应发挥专业优势及工作经验，了解和关注机关业务活动的动向，掌握机关业务活动，对其历史性、政治性、文化性做出客观综合的评价，为档案信息的探索开发选定方向。 　　（二）丰富和加强档案服务能力。服务工作是档案工作的出发点和归宿，是