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高校学籍档案翻译过程服务性思考 　　伴随着国与国之间文化交流的日益广泛，外国企业进军国内市场以及中国留学生源源不断地输送到国外深造留学的步伐也越来越快，如何提高高校学生成绩档案翻译利用工作质量，建立和创新学籍档案利用和翻译机制成为高校档案工作亟待解决的新问题。 　　1 高校学籍档案翻译过程概述 　　学籍档案涉及众多学生的方方面面，查档涉及面广泛，数量频繁，除了学校的教学管理、教学评估、后勤服务、学生思想工作外，它还适用于社会。如，因出国留学，需提供各科学业成绩和有关证明情况；因落实政策、提职调级、晋升职称、毕业证件丢失，需出具学历证明；依据档案材料撰写专门文章和著作，编写校史、学院概况、个人简历或函复查询等。 　　学籍档案为学生和校友移民、留学和深造服务，主要是为需要移民、留学的毕业生、在校生提供中、英文成绩单，中、英文的学历学位证明，高考成绩证明等档案资料。随着留学生和移民以及在外企工作人员的逐渐增多，使得海外就业的人员来校提取学习成绩单、学历学位等证明的人数也不断增加。具体来说，移民人群对学籍档案的需求主要是因为他们在海外工作时需要提供大学本科或研究生阶段的学习成绩、毕业证书、学位证书的中、英文证明。留学人群对学籍档案的需求，主要是满足其申请国外大学时所需要的高考成绩，大学本科或研究生阶段的中、英文学习成绩，毕业证明，学位证明等中、英文档案资料。外企对学籍档案的需求，主要是为了对员工在校期间的各种情况的真实了解以及考核员工是否能够应对将要承担的工作，用来作为员工进入公司的重要考察手段。以陕西师范大学为例，每年出国留学和深造的在校学生和需要办理移民等事宜的毕业校友总计已超过300人次，且在不断递增，因此，学籍档案的翻译在档案利用中异常重要。 　　在学生成绩翻译过程中难免会出现翻译不准确、不明了的问题，在中英文成绩对照以及翻译流程，学生成绩管理中都会呈现或多或少问题，为解决这些问题，首先要建立健全学生成绩管理的机制。加强管理、确保成绩档案真实性是提高利用工作质量关键，确保档案材料真实性是档案利用工作的灵魂。而学生既可以从档案馆又可以从教务处或所在院系得到成绩单，档案的真实性、翻译的准确性就难以得到保障。因此，加强管理、确保成绩档案的真实性是非常严肃而重要的。要做到这一点，必须加强以下几个环节的工作： 　　第一，归口管理，档案把关最重要。各高校应明确规定包括学生成绩在内的所有学籍证明材料都由学校档案馆归口管理和提供利用，并且经校办盖章后才能对外出示。如果是未毕业的学生，材料还未归档，可以先由相关院系提供材料，学校档案馆临时保存，并根据这份材料提供中英文证明材料，这样便保证了材料出口的唯一性和提供利用工作的统一管理。 　　第二，责任到人，建立健全监督机制。高校档案馆可以采取按收集、整理、录入、利用等不同工作内容来编岗，每个人负责自己岗位的事情，流水作业，先由一同志调卷后再由另一同志翻译制作成绩单，最后由成绩单管理负责人审核签字用印，从而实现多岗位参与，相互监督把关，这就杜绝了证明材料制作过程中失真的可能。 　　第三，统一格式，规范管理，注重高校形象。高校档案管理部门在提供学生成绩档案利用过程中，应对所有出示的证明材料采用统一的格式，并且制作采用印有校徽标志的专用纸张、信封。所有的证明材料都须使用专用纸张印制，并用专用的信封封口后再盖上封口章，才能出馆，规范的管理无疑也是高校形象的象征。 　　第四，严格验证，如实答复。由于当前在学生成绩证明方面造假的风气较盛，因此国外常常将一些学生的成绩单进行真伪验证，发函或成绩证明材料返回教育部或者学生所在高校进行成绩单学历证明的真伪验证，因此，学校档案馆应通过专人认真查证后，给予信函答复。如果对方提供了E-mail地址，亦可以通过网上回复，并加上电子编号与签名，以保证回复的真实性。验证环节至关重要，如实回复也彰显了档案的材料的严肃性。 　　其次，学生成绩翻译的准确性和真实性在学籍档案利用中也是重中之重。为了使学籍档案的翻译更加规范化，做好以下几点至关重要：（1）建立课程翻译系统是提高利用工作效率的有效手段。档案馆可建立学校教务处课程中文库的英文对照库。这样可以更全面更高效地提供翻译服务。（2）准确、地道的外语翻译是确保利用工作质量的重要前提。英文的准确地道不但代表了学校还代表国家的形象。因此，查看国外的课程设置，力求翻译更加地道。（3）建立课程说明库。 　　2 面向对象的学籍档案翻译服务机制的建立 　　2.1 建立学籍档案翻译系统。学生学籍档案系统的主要功能模块应包括学籍材料翻译、翻译记录查询、翻译词汇管理、系统管理维护。学籍材料翻译模块能对学生的类别和成绩数据存在的形式进行即时的著录和自动导入，并进行自动数据分析。而与现有教务管理系统的学生成绩数据、学校开设课程数据库