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高校学院办公室管理存在问题及对策研究 　　摘 要：高校学院办公室作为综合管理机构，在新形势下将面临诸多挑战。文章从分析目前高校学院办公室管理工作出现的制度缺失、职责目标不明确、管理考核体系不完善及不重视管理人员队伍建设等问题发生的原因入手，提出了建立健全办公室管理制度、采用目标管理方法管理学院办公室工作及重视管理人员队伍建设等解决措施，促进学院办公室各项工作的顺利进行。 　　关键词：高校；学院办公室；管理；问题与对策； 　　中图分类号：R197.6 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-03-00-02 　　高校学院办公室作为学院对外的窗口部门，是上传下达、协调左右、沟通内外的综合管理机构，主要承担参与政务、管理事务、提供服务等职能。随着高等教育制度改革不断深入，高校学院管理工作所处的环境越来越复杂，面临的挑战也越来越多。如果学院办公室的管理工作出现问题很可能导致学院的教学、科研工作运转不顺利。因此，如何提高高校学院办公室工作效率，使其更好地服务于学院的教学和科研工作是高校管理者应该注重的首要问题。 　　一、高校二级学院管理存在的问题 　　（一）缺乏健全的管理制度。高校学院办公室管理工作繁多且较为复杂，有些是日常程序性工作，有些则是突发性事件，虽然每一项工作看起来都比较琐碎，但每一项工作却都有其重要意义。学院办公室在面对这些纷繁复杂但又十分重要的工作时，经常会出现职责不明、工作毫无章法、计划性和针对性不强等现象。归其原因，主要是因为缺乏健全的管理制度，没有形成一套办公室管理人员共同遵守的办事流程，导致学院办公室管理工作处于被动状态，管理人员工作积极性不强，影响部门整体的工作效率。[1] 　　（二）目标不明确、职能不明晰。高校学院办公室是一个综合管理机构，其主要职能就是为学生和教师提供各项服务，目标是配合学校机关职能部门顺利完成学校的各项管理工作。目前一些高校学院办公室出现办事靠上级下达任务、工作靠行政命令指导、精神靠文件传递等官僚主义现象。造成这些不良现象的原因是高校学院办公室对于自身工作职能不清楚、工作目标不明确，办公室管理人员对自身工作职责和目标不明确[2]。办公室的职能和目标不是一成不变的指标，随着新问题的产生，职能和目标都会随之发生改变。作为办公室管理人员不能随着环境改变而履行自身新职能、完成新目标的表现也说明高校办公室存在目标不明确、职能不明晰的问题。 　　（三）管理人员队伍建设存在问题。高校办公室工作具有时效性强，工作要求高、压力大等特点。为了满足现代社会发展的客观要求，高校办公室工作应该做到高效率，一方面是办事速度，另一方面是办事质量，只有在保证办事质量的前提下，提高办事速度，才是真正的高效率。这就要求高校学院办公室管理人员必须具备过硬的政治素质、娴熟地工作技能、踏实的工作作风。然而，目前很多高校学院办公室从业人员大多是机关单位干部，有些则是军转干部，或者是本科毕业后直接留校的毕业生，甚至还有一些高职称人员家属[3]，他们各自的年龄、经历、学历不尽相同，大多数没有经过相关专业技能培训，思想不统一，办事水平参差不齐，这些都影响着学院办公室的工作效率。 　　（四）管理工作考核评价体系不完善。虽然很多高校已经开展对办公室管理人员的绩效考核工作，但受工作岗位的工作性质所限，很多指标无法量化，客观的增加了对办公室管理人员的考核难度，最终使得多数高校学院办公室绩效考核都只能是流于形式，不能形成一套完善的工作考核评价体系。这必然导致“奖惩不分明”，“有工作就做、没工作就歇”，“被动等待领导分派任务”等现象发生，无法调动工作人员的积极性，降低学院办公室的工作效率。 　　二、做好高校学院管理工作的建议和措施 　　（一）建立健全管理制度并且严格执行。首先，学院办公室在开展各项工作时，必须遵循客观规律，按照相应的规章制度行文办事。这就要求我们必须建立健全办公室工作管理制度。一方面，对于日常程序性工作，需要学院办公室制定一套合理高效的办事流程，让程序性工作更加规范化，执行起来更加高效。另一方面，在面对突发性事件时，学院办公室应该有一个突发事件处理机制，以防事件突然发生无法应对。这样才能使办公室工作有章可循，有规可依。其次，有了健全的管理制度并不代表就能做好学院办公室管理工作。办公室工作人员还应该在日常管理工作中严格执行各项规章制度，真正做到有章必循、有规必依。最后，健全的制度需要有配套的监督机制相配合，两者共同运行才能保证学院办公室工作健康良好的运行。学院办公室应该对各项工作进行不定期常态化自查，按季度召开总结性会议，针对发生的违反规章制度的现象提出整改措施，促使管理人员自觉遵守各项制度，做好本职工作。 　　（二）明确学院办公室职能，采用目标管理方法。高校学院办公室是基层的行政办公组织，随着