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高校封闭全宗数据迁移时数据审核问题解析 　　【摘要】本文着重分析高校封闭全宗档案进行数据迁移时数据审核出现的问题，结合南京工程学院三个封闭全宗数据迁移的实际情况，提出从数据有效性、一致性及分布审核三个方面确保迁移工作的质量，从而促进档案的长期保存及数字档案资源的开发利用。 　　【关键词】高校封闭全宗；数据迁移；数据审核；长期保存；开发利用 　　作为教育与科研辅助型机构的高校档案馆，其馆藏的数字资源更是信息时代国家数据资源的重要构成。而一些合并高校因合并办学的特殊性，往往出现同一全宗的档案保存在不同的档案管理系统中。由此合并高校纷纷选择将合并前全宗进行数据迁移，并同步开展对应的数据审核工作，从而不断推进档案资源信息化建设工作。 　　一、高校封闭全宗的内涵及特征 　　根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》及国家档案局发布的《高等学校档案实体分类法》的规定：一个学校应为一个独立全宗；对因学校撤销或合并，其撤销或合并的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。其中，各个被撤销学校形成的所有档案即可视为一个已完结全宗或封闭全宗。由此可见，高校封闭全宗至少需具备两个特征：第一，它是一个独立全宗；第二，该全宗不再产生新的档案。而合并组建而成的高校，遵循“不同全宗不能分散、同一全宗不能混淆”的原则，应对并入的各个学校单独设立全宗，由此其档案部门则至少保存有两个及以上全宗，当中非合并后高校的档案即属封闭全宗。 　　二、南京工程学院封闭全宗数据迁移的工作基础 　　前身追溯至1915年创建的同??医工学堂附设机师科的南京工程学院，于2000年6月由原两所国家示范性高等工程专科学校――南京机械高等专科学校、南京电力高等专科学校合并组建而成，2001年3月，原核工业部的南京工业学校并入其中。由此形成除“南京工程学院”以外的三个全宗，依次为“南京机械高等专科学校”（简称“机专”）、“南京电力高等专科学校”（简称“电专”）及“南京工业学校”（简称“工业学校”），该3个全宗含各类档案总数共计1万余卷，其中民国时期档案23卷。 　　2013年，南京工程学院档案馆引进新的数字档案管理综合平台，并配以专门的档案管理系统服务器、数台专门的计算机设备，以及其他网络设备，截至2015年，馆藏档案的数据迁移工作基本完成，包括合并前三个学校的全宗。由于新旧数字档案管理系统的差异，导致这三个全宗的数据库出现不同程度数据的缺失、无效或不一致等一系列问题。同年档案馆全面开展三个全宗的数据迁移及审核工作，并同步实施数据审核监管制度、档案信息系统安全与数据网络安全防范等辅助工作。 　　三、南京工程学院封闭全宗数据审核存在的问题 　　（一）数据有效性与一致性审核存在的问题。主要有如下几点： 　　1.当档案进行数据迁移时，由于新旧数字档案管理系统的差异，使得档案在不同系统中的文件格式不尽相同，故检查数据是否完整、准确且有效，是数据迁移有效性审核的重要内容。以电专全宗目录著录为例，其大部分著录项都可从旧系统中直接或间接导入，但如“分类号”“档号”等项，只能通过手动修改或添加才能补充完整，具体著录项对应关系。此外，由于早期该全宗的“年度”“分类号”等著录项不同于目前的规范，如“图1”所示，按照档案实录的原则，工作人员只能在新系统中重新设置数据表，再以纸质目录为依据，逐份录入，操作繁琐。 　　2.数据迁移时，数据一致性审核在于检查电子文件是否与所在档案内容一致，包括电子文件数量及电子文件内容两方面。一般数据迁移采用一次迁移、分次迁移与定期迁移等相结合的方式，迁移时电子文件会多次合并，出现一份档案重复关联同一份电子文件的现象。同时，由于数据按既定顺序在不同电子文件间同步迁移，而不同文件切换速度有差异，就可能导致与某一份档案对应的电子文件关联了另一份档案。 　　（二）数据分布审核存在的问题。机专、电专及工业学校3个全宗所包含档案类型多、案卷总量大。鉴于机专、电专及工业学校成立各自的学校档案室时间较长，三个学校的办学特色各不相同，且档案信息化推行的时间也较早，因此，在进行新旧数据库数据迁移时，三个全宗案卷数量及各类型档案统计的工作量就比较大，各类档案大致分布如“图2”（按永久、长期、短期来分，以案卷为单位统计）。 　　尤其是对各个学校每一种类型档案数量的统计，就可能出现重复或遗漏等偏差。若上述数据审核不细致，势必会导致后期系统的检全率及检准率有较大误差，为避免这些问题，需逐一排查，其工作量不言而喻。 　　四、南京工程学院封闭全宗数据审核工作的实施 　　（一）数据分布审核的实施。当合并前全宗数据由旧系统导入新系统后，可利用专门设计的统计软件，在选定不同门类后，再设置“条件字段”，如“保管期限”“档案类型”等，核查导