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高校学籍档案管理存在问题和对策分析 　　【摘要】高校学籍档案记载着重要的历史真实性、验证性、实补性和指导性，本文就如何发挥学籍档案的重要作用，从源头上做好把关工作确保档案的真实性、可靠性展开讨论，为学籍管理的规范化、科学化提供借鉴。 　　【关键词】高校学籍档案;管理存在问题:对策分析 　　【中图分类号】G647 【文献标识码】A【文章编号】1044-5511（2011）11-0300-01 　　 　　高校学籍档案是学生在校学习和生活所形成的反映学生品德、智力、体质、艺术、劳动等方面发展的真实记载，是高校考察、培养和教育大学生的真实资料，同时又是国家选才、用才的一个重要参考指标，是职工人事档案的基础。随着现代经济的快速发展和各种技术的快速进步，高校学籍档案也工作出现很多新情况和新问题。因此，探讨高校学籍管理存在的问题与对策，加强高校学籍档案管理的规范化，显得尤其重要。 　　一、高校学籍档案的重要性 　　1．高校学籍档案的历史真实性。人的一生经历就是一部历史，大学阶段是这部历史的一个重要阶段。对大学生而言，不管他以后的如何发展，他在这个阶段反映出来的理念、感情、操守、品行与他的一生都密切联系，对其以后的发展都将产生深远的影响。如果要考察一个人在大学阶段中的真实情况，则大学生学籍档案就是十分宝贵的材料。学籍档案中可开发利用的信息资源是非常丰富的，其历史真实性的价值功能亦有待我们进一步深入挖掘。 　　2．高校学籍档案的验证性。考察、评估一所高校在贯彻党的教育方针、全面实施素质教育、培养新型的复合型人才等方面的质量如何，在诸多的测试项目中，认真查看、仔细分析和深入研究高校学籍档案无疑是一个相当可靠的佐证。完整、规范、有序的高校学籍档案，不仅能生动地记录该所高校教育教学发展的每一阶段的历史进程，而且能相应地反映出其办学质量和管理水平的优劣程度。此时，高校学籍档案当然就成为最真实、最可靠、最具说服力的信息来源。这就是历史学家所说的档案是没有掺杂任何水分的历史史实。 　　3．高校学籍档案的实补性［1］。缺而后补，补而后全，这是高校学籍管理过程中特有的价值功能。例如：某大学生在走向社会后因疏忽而丢失了自己的毕业证书，为急于求得用人单位的学历认可，此时唯一的补救方法就是到母校查阅有关学籍档案，开具有效的学历证明。同时，还可以有效地防止当今社会上不法分子假造学历证书的罪行，有效的发挥学历打假作用。 　　4．高校学籍档案的指导性。充分利用高校学籍档案，能够为用人单位提供诚信可靠的佐证材料。根据学生学籍档案材料，用人单位可准确地判断被考察的学生是否选留；如果选留，还参照学生档案资料针对其特长，决定其具体的工作岗位，做到人、岗相适、人尽其才、才尽其用。 　　二、高校学籍档案管理工作存在的主要问题 　　1．高校学籍档案管理制度亟待完善。一直以来，高校学籍档案缺乏主体的管理制度，虽然国家对高校学生管理出台了不少相关文件(例如《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》、《高等学校校园秩序管理若干规定》等)，而对大学生的学籍、入学注册、转学、退学、成绩考核、毕业、社会实践活动、奖励、惩罚等都作了比较明确的规定，但其中并没有涉及高校学籍档案的具体管理办法，更没有一项专门的规定。高校学籍档案工作制度不完善的状况有待落实。 　　2．高校学籍档案管理缺乏专业人员。高校招生办负责招生工作，教务处负责高校学生日常教学教务，学籍管理，学生在校学习全过程形成的学籍档案，最终由相应的管理部门整理归档到学校档案室进行永久保存。那么，学籍档案有哪些部分组成，应该从哪些部门收集才能完整，就要求我们学校档案室的管理人员必须有档案资料专业技术人员，只有专业的档案人员来管理，才能将学生学籍档案收集完整，管理有序。但目前高校学籍档案管理体制的状况是八仙过海，各显神通：有的学籍档案放在综合档案室，有的放在人事处，有的放在学生处，有的放在各个教学单位。这样混乱管理的结果是学生学籍档案无专人负责，成为隶属于各行政管理机构的附属品,或者是收集学籍档案不完整，遗漏部分学籍档案。尽管有的高校设置了专门的学籍档案室，却没有选派专门的学籍管理人员。 　　3．学籍档案材料不规范、不全面。高校学籍档案管理没有明确的档案材料的归档范围与要求，使得能够充分反映学生综合素质的各种材料得不到及时归档，不利于高校对大学生全面考察了解。如例《大学毕业生登记表》中对大学生在校几年表现的鉴定，已是众所周知的、雷同的、空洞的、程式化的语言，基本反映不出一个在校大学生的实际情况与个性特征。 　　4．学籍档案材料质量差、不规范。高校学籍档案材料存在许多漏洞和缺陷，例如有的大学生毕业时填写的《大专院校毕业生登记表》或学生受处分的处分决定书上缺少本人的签字；归档材料纸张大小不一、质量差；更有甚者