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论高校数字化图书馆建设中信息系统的项目采购管理 　　【摘 要】本文以某高校实施的数字化图书馆信息系统工程项目为例，探讨了信息系统项目的采购管理在项目实施过程中的重要性。并分别论述了项目采购计划的编制、项目采购的时机和方式、项目合同编制、招标以及项目采购的外包管理。在该项目的采购管理过程中，科学地运用了信息系统项目采购管理的一般知识及其指导方法，有效地制定了项目采购计划并保障其顺利实施，降低了项目的成本并顺利地完成了项目。 　　【关键词】采购管理；外包；合同；项目收尾；图书馆；数字化 　　[中图分类号]TP3 [文献标识码]A 　　一、引言 　　本文作者在研读《信息系统项目管理师》和PMBOK项目管理知识体系后，为了理论与实践相结合，有幸作为某公司项目经理助理身份，参与了某高校数字化图书馆项目建设为例，探讨了信息系统项目的采购管理在项目实施过程中的重要性。并分别论述了项目采购计划的编制、项目采购合同编制、项目招标及供货商选择、外包管理，以及项目合同管理和收尾工作。 　　二、项目背景、采购概况 　　2013年6月，我作为某公司的项目经理助理参与某高校数字图书馆的项目建设。该项目投资约500万元，采用招标的方式进行。我公司为最终中标单位，该项目建设周期为3个月。该项目涉及到网络建设、服务器集群、SAN存储、应用软件二次开发等方面，该项目跨专业，跨行业，属于典型的信息系统集成项目。 　　项目采购管理是从项目外采购所需产品和服务的过程。通过流程化、标准化的采购管理和运作，运用高效合理活动，可以达到降低成本、增加公司利润的作用。本人担任职某高校数字化图书馆建设的项目经理助理，负责该项目信息系统工程建设方面的项目管理工作。由于高校数字化图书馆建设涉及的工程内容较广，竣工日期要求非常严格，肯定会涉及到工程外包，同时要求设备采购的进程必须满足项目进度的要求。在工作过程中，我灵活运用信息系统项目采购管理的一般理论和方法，科学的制定采购计划，把握了采购的时机和方式，取得了较好的效果。最终按期完成了项目任务。 　　三、采购计划编制 　　业主单位要求我们必须在今年的9月1日之前完成职教园数字化校园系统工程一期的建设工作，这是一个硬性的指标，并在合同中做出了明确的约定。合同一签订，关于设备采购的各种问题随之而来，由于该系统工程的工期是固定的，而且时间相当的紧张；业主与我们签订的付款方式为除合同签订后预付款之外，其他的付款全部是支付相应的进度款。更为致命的是因为接近年底，由于公司财力原因，能够用于支付数字化图书馆项目工程项目采购的资金不是太充足；大多数的目标合作设备厂商的付款条件一般是款到付款；系统分包商一般要求必须支付合同预付款等等。可以说，项目采购工作如果不能顺利的完成的话，势必会造成工程施工进度进程中的无米下锅的窘境，以至于造成整个工程实施的失败。 　　本人作为该项目的项目经理助理要为整个工程的实施过程负责，面对项目采购面临的种种困难，必须逐一克服。“凡事预则立，不预则废”，项目采购计划的制定便是第一要务。考虑到上述制约项目采购计划的各种因素，制定该项目的项目采购计划必须权衡诸如采购时间、采购方式、工程进度、当前价格、市场供求状况等各种因素。由于，施工进度计划是必须严格执行的，所以发生在施工进度关键路径上的采购工作必须按照时间严格执行，即便是损失采购过程的某些局部利益；没有发生在施工进度计划关键路径上的项目采购工作，我们计划采用各种技巧和策略与设备供应商展开洽商，力图最大限度地降低项目采购的成本。这样项目采购便基本满足了施工进度的要求。 　　四、根据采购合同计划编制合同，招标，选择好供应商 　　在招标过程中，我们先在本市的政府采购中心网站登记相关招标信息，并举行最初的供应商碰头会，以便我们就参与投标的各个供应商一个初步了解，也有利于潜在供应商对我们的项目有一个清晰，共同的理解。投标过程中，我们先根据本行业信息系统的要求，设置筛选系统――要求竞标企业必须拥有计算机信息系统集成二级（或以上）资质和国家涉密计算机系统集成乙级（或以上）资质，同时是否具有数字化图书馆系统开发经验也作为一个必备的条件。然后根据前期研讨会确定的项目技术参数及验收标准，按照重要程度对每一个评价标准设定一个权重，按照供方所得项目技术标准综合分，结合项目建设价格作为选择供方的依据。经过几轮评选活动后，我们选择了杭州一家上市公司作为本软件的开发商。该公司是软件行业的上市公司，拥有多个类型项目的成功案列。 　　合同方面采用了固定总价合同，开发时间为2013年6月～2013年8月末，共3个月，2013年9月份验收。付款原则是，验收时付80%，系统运行1年后付另外的20%。采购的产品每拖后一周，供方要赔偿总合同款的2%。网络设备、服务器设备和数据库管理系统等软硬件