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高校文档一体化管理的研究 　　[摘 要]随着高校的发展及数字校园建设的深入，高校OA系统与档案管理信息系统已成功实现了对接，为高校档案馆开展文件材料网上立卷归档搭起平台。实现文档一体化管理是档案事业发展的趋势，而开展文件材料网上立卷归档是实现文档一体化管理的基础。本文首先就文档一体化管理的涵义及理论依据，论述了加强文件材料网上立卷归档的重要性；其次就现存问题，提出了解决问题的方法措施。 　　[关键词]网上立卷归档；文档一体化管理；高校档案管理 　　[中图分类号]G279.2　[文献标识码]A　[文章编号]1003-8353(2009)03-0170-03 　　 　　随着高校的发展及数字校园建设的深入，高校OA系统与档案管理信息系统已成功实现了对接，为高校档案馆开展文件材料网上立卷归档搭起平台，从而实现了档案管理系统与OA系统分属不同软件管理平台的文档一体化管理。 　　 　　一、文档一体化管理的涵义及理论依据 　　 　　随着信息技术、网络技术的迅猛发展，传统档案管理体制、管理模式、管理手段越来越难以适应新形势的需要。文档一体化是在信息时代背景下提出的一种新型文档管理模式。文档一体化即文件、档案管理工作一体化，是我国档案学理论向更深层次发展的一个标志，是档案工作迈向现代化的一个新起点。文件档案一体化管理，将公文处理与文件归档有机的结合起来，在文书处理时就考虑有关归档的信息要素，为立卷归档打好基础，实现公文处理、文书立卷、档案保管的一体化，提供利用的“一条龙”管理。文档一体化有利于提高高校档案的规范化管理水平和信息的开发利用。 　　文件管理与档案管理是密切相关的。首先文件和档案是同一事物在不同发展阶段上价值形态变化的体现，是同源一体。文件强调的是现行效用，而档案强调的是长远价值，文件管理是档案管理的前提，即档案是由文件转化而来的，档案是文件的变体和归宿。所以说，档案管理和文件管理的物质对象是一致的。其次档案管理又是文件管理的延伸和发展，文件管理质量将直接影响到档案馆藏的质量。所以说文件管理人员与档案人员之间存在着相互依存关系。只有相互协调、密切配合，才能使文件管理更加完善、更富于成效，进而使档案管理更加合理有效。 　　“文档一体化管理”的理论依据就是文件生命周期理论，是利用计算机技术的强大功能，遵循文件生命周期理论，对文件从制作、使用、保管、利用直至销毁或永久保存的全过程管理。文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整、动态、延续的生命运动过程。文件生命运动主要有两种形式，一种是文件在制作和使用及管理环节中的实体移动，如公文先是在文书处理部门和使用部门运转，然后归入档案馆(室)借阅利用等。另一种是文件的信息流动，如电子文件数据信息在编制者与数据库及利用者之间来往穿梭。前者是传统的管理模式，后者是现代化管理模式。传统型的管理模式将文件运动的不同阶段相对独立，造成文档分离现象；现代化的档案管理模式正是解决了文档分离的好方法，实现了文档一体化管理，即将文件和档案糅合在一起，也就是把文件的形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、编目及检索利用等环节有机的联系在一起，从而使文件到档案的全过程都得到有效控制，并按照各个阶段统一规范标准组为一个科学系统。所以开展文件材料网上立卷归档，是真正实现文档一体化管理目标的有效途径。 　　实现文档一体化管理克服了以往工作环节、工作程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程，加强了文件管理的超前控制，保证了档案的质量。开展文件材料网上立卷归档，将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，是文书工作中文件的收发登记、运转、承办、督办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案的管理、提供利用形成一个有序的整体，为档案馆自动化网络建设打下良好的基础。 　　 　　二、加强文件材料网上立卷归档，是实现文档一体化管理的有效途径 　　 　　文件材料实现网上立卷归档，标志着学校档案工作初步实现了由传统手工管理向现代化管理的转变，标志着文档一体化管理信息系统初步建成，是学校档案工作一个历史性的突破，使学校档案工作跃上了一个新的台阶。 　　近年来，有许多学校档案管理信息系统已与OA系统无缝集成，实现了电子文件的及时自动归档。据了解我国档案界有不少档案馆已陆续开展文件材料网上立卷归档工作。如：南京大学档案馆、山东大学档案馆、吉林农业大学档案馆、燕山大学档案馆、重庆大学档案馆等等，通过近几年的探索与实践已取得了显著的效果。 　　建立和完善全校档案管理网络，是开展文件材料网上立卷归档的有力保障。开展文件材料网上立卷归档，其实就是我们以前推行的“部门立卷”工作，只不过是由原来的纸质立卷归档方式改为电子立卷归档方式而已，而文件材料网上立卷归档操