商务沟通与交流第二版课件第三章组织沟通.ppt

第三章 组织沟通 （二）按照会议的形式分类 按会议的形式，可将会议分为正式的会议和非正式的会议。 1．正式会议 正式的会议一般都有规定的程序和规则，如公司的董事会会议、专门委员会会议、股东大会、全体职工大会等都是正式的会议。 2．非正式会议 非正式会议可以采用多种方式进行，以灵活、高效、简单地解决日常问题。如临时会议、头脑风暴会议、小型讨论会等。 第三章 组织沟通 （三）按照与会人员的身份分类 按照与会人员的身份不同，可以将会议分为员工会议、董事会议、党委会议、高层管理人员会议、部门经理会议、记者招待会等。 （四）按照会议人数、规模分类 按照会议人数、规模可将会议分为大型会议、中型会议和小型会议。 第三章 组织沟通 1．大型会议 参加人数众多，多者可达成百上千，与会者相互之间难以进行充分的沟通，因此这类会议往往适用于传达组织的重要信息。 2．中型会议 参加人数一般在几十人左右，有规定的会议程序。这类会议适合于较为正式的工作指示、任务分配、工作汇报、收集意见、组织培训等。 * 商务沟通与交流 电子教案 第三章 组织沟通 【本章要点】 组织沟通的概念与特点 组织沟通的功能 组织内部沟通的意义与方式 组织外部沟通的内容 影响组织沟通的因素 如何进行会议管理 第一节 组织沟通的特点与功能 第四节 影响组织沟通的因素 第五节 会议管理 第二节 组织内部信息沟通 第三节 组织外部信息沟通 第三章 组织沟通 第一节 组织沟通的特点与功能 一、组织沟通的概念 组织沟通，是组织内部沟通与组织外部沟通的有机结合，是指一定组织中的人，为达成组织目标而进行的管理信息沟通的行为和过程。 第三章 组织沟通 二、组织沟通的特点 （一）组织沟通的目的明确 组织沟通是围绕着特定的管理活动而进行的沟通，目的性十分明确。上情下达、下情上传、横向交叉沟通都是出于管理目的考虑，而不仅仅是为沟通而沟通。 （二）组织沟通频率高，渠道健全，方式多样 第三章 组织沟通 （三）组织沟通过程的制度化和系统化 因为组织沟通的目的明确，工作更富计划性，一般都有周密的考虑和精心的准备，因此从其发展方向来看，组织沟通将越来越趋向于制度化。把组织的沟通活动制度化、系统化，能够为组织日常的沟通活动提供依据和准则，从而保障组织沟通的效率，增强组织的适应能力。 第三章 组织沟通 （四）组织沟通需具备一定的物质条件 组织是两个以上的人有意识地协调和活动的合作系统，组织沟通发生的特定情景往往是在工作场所，因此组织沟通需要一定的物质条件，这些物质条件中，正式的如宽敞明亮的会议室，非正式的如员工食堂的餐桌，传统的如信息栏、意见箱，现代的如可视电话会议设备等，它们都是能影响组织沟通效率和效果的沟通场所和工具。 （五）组织沟通信息共享程度高 第三章 组织沟通 三、组织沟通的功能 （一）控制 组织的结构决定了在组织的运行过程中，组织成员必须遵守组织的各项规章制度和组织中的权力等级划分。员工要向其直接主管汇报工作、反映情况、表达意见，沟通在这个过程中发挥作用，它通过多种方式控制人的行为。 第三章 组织沟通 （二）培育动机 通过沟通可以帮助员工清楚地认识到组织的目标是什么，他们在这个目标下具体应当做什么，怎么做，现在做得怎样以及绩效低下时如何改进提高。具体目标的形成，目标实现过程中情况的反馈以及对组织所希望的行为的强化等，都能激励员工，培育他们积极的工作动机。 第三章 组织沟通 （三）情绪表达 对许多人来说，工作是他们生活中的重要部分，也是他们实现社会交往的主要渠道。人们通过组织内的相互沟通来表达满意、沮丧、积极、消极等各种情绪与心态，组织沟通为人们情绪的表达与社交的需要提供了平台。 第三章 组织沟通 （四）帮助决策 有学者将现代企业的管理直接理解为一种信息处理的机制，信息的获取、传递、更新对组织作出最佳的决策有重大的影响。良好的组织沟通能极大地促进组织信息的传播，为个人或群体做决策提供充分的信息，并最终帮助获得合理的选项。 第三章 组织沟通 第二节 组织内部信息沟通 组织内部信息沟通是组织内部各部门、各层级、各成员之间进行的信息传递与沟通。 一、 组织内部信息沟通的意义 （一）传递组织相关信息，促进组织内部言论、意见渠道的畅通 （二）获得有利于组织进行发展目标、计划等决策的信息 （三）解决矛盾，达成一致认识 （四）形成企业文化 第三章 组织沟通 二、 组织内部信息沟通的方式 （一）组织内部正式的信息沟通 组织内部正式的信息沟通，是指信息沿着组织