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浅析新时期办公室秘书所应具备的基本素质 中图分类号：F272.9文献标识：A文章编号：1674-1145 (2016) 12-000-02 摘要秘书工作者素质的高低与办公室整体的办公效率、质量紧密相 关。当前我国的秘书队伍整体水平还比较低，亟待提高；而知识的不断更 新、科技的不断发展，也对秘书工作者提出了更高的要求。本文简单介绍 了秘书工作，并探讨了新时期背景下秘书工作的要求与准则、办公室秘书 所应具备的基本素质及其面临的困难，具有很强的现实意义。 关键词新时期办公室秘书基本素质 秘书已经成为21世纪的热门职业之一。很多人认为秘书工作没有什 么难度，每天就是收发、整理文件，接待来访，跟在领导后面开会、做个 记录，不用动脑子，因此，秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了。但是 随着我国企业的快速发展，秘书也将面临着更多的机遇与挑战，怎样做一 个合格、称职的秘书己经引起人们的广泛关注。 一、秘书工作简介 秘书类别 根据社会领域的不同，秘书分为科学文化、经济生活、政治生活等领 域的秘书；根裾投入精力的情况，秘书分为兼职秘书与专职秘书：根裾辅 助对象的不同，分为个人秘书与集体秘书；根据业务范围的宽窄，分为专 业秘书与通用秘书；根据经济来源、服务对象的不同，分为私人秘书与公 务秘书。 （二）秘书工作概述 总体来说，秘书工作主要包含了文??、事务、一般管理三个部分。秘 书工作具有中介性、服务性、机密性、综合性以及辅助性等性质和特点。 秘书工作的主要作用有：公共关系作用、门面作用、协调作用、参谋助手 作用以及枢纽作用等。 二、新时期背景下秘书工作的要求与准则 （一） 要求 新时期背景下秘书工作的要求从单纯地办文办事转变为既办文办事 又出谋划策；从单纯地传递信息转变为综合处理信息；从被动服务转变为 主动服务；从凭经验办事转变为科学化管理。 （二） 工作原则 （1）准确：秘书工作准确性可以在很大程度上确保领导工作的准确 性；秘书工作的准确性涉及很多的方面面，面广点多事杂，凡是事无巨细， 总体要求为：办文要雅，情况要实，主意要慎，切忌丢三忘四，粗枝大叶， 马马虎虎，心中无数。秘书工作的质量关系着企业的面貌，准确是提高质 量的基础；（2）迅速：秘书必须科学地组织、安排时间和工作，并尽可能 地使用先进技术和设备，使中转过程快速畅通，极大地提高办事效率，使 得秘书工作更加适应企业发展的需要；（3）保密：秘书部门、秘书工作必 须遵守保密的原则，牢固树立“保守机密、慎之又慎”的思想，在言行屮 切实注意保密，遵守各项保密法规和制度；秘书工作者必须时刻保持淸醒 的头脑，保持高度的警惕性，严格遵守一切保密纪律。为了保证机密的安 全，还要制定健全的保密制度，比如会议记录、信函、材料以及文件等等, 均要有登记、收回归档，以保证办公室的资料、信息安全；（4）实事求是: 实事求是是秘书部门一切工作必须遵守的原则，也是秘书人员必须具备的 职业品德。把它贯彻于秘书工作的实践中，就是按照规律办事，真实地反 映情况，不能夾杂个人的情感、报喜不报忧，甚至捏造事实等。只有这样， 才能向领导提供正确决策，才能协助领导避免决策的失误，才能为领导提 供更好的服务。 （三）工作规律与特点 秘书工作是一种服务性的工作，是一种很规范的职业，有自己的规律 和特点，秘书工作具备三种性质：事务性、政治性、从属性。 （1）事务性：秘书工作绝大多数都是具体的事务工作；（2）政治性 是秘书工作的社会属性：秘书工作应当为党和国家、广大人民群众的利益 服务。秘书工作的时代背景就是党和国家改革开放、建设社会主义和谐社 会以及科学发展的大政方针，各项工作必须符合现行法律和政策；（3）从 属性是秘书工作的本质耍求：秘书工作总是围绕领导工作而开展，秘书在 处理问题时，应当根据领导的意图和指示精祌办理，不能超越职权范围自 作主张、自行其是［1］。 三、新时期办公室秘书应具备的基本素质 秘书工作是一种责任重大的工作。长期以来，秘书工作岗位锻炼培养 出大批高素质的领导干部。在新的历史时期，经济社会发展日新月异，秘 书工作者应当紧跟时代的步伐，适应新时期的特点，达到领导的要求，秘 书工作者要有更高的素质、更强的能力、更渊博的知识，才能适应新时代 的要求。 （一） 较高的综合素质水平 主要包括：高效率、积极主动地工作，能够适应多种文化环境；良好 的职业道德，强烈的进取心和团队精神；独立的工作能力和良好的人际关 系；及时将公司内部外部的信息传递给公司；准确恰当地传达领导的指示， 敢于提出不同的意见；能沉着处理紧急事件；能准确领会上司意图，有较 强的原则性；善于与人沟通，应变能力强，良好的社交能力；良好的文字 处理能力；能严守秘密，谨慎处理保密文件。 （二） 扎实、全面的知识结构 （1）强健的再生性：知识需不断延仲、开拓、活化，使思