食品公司文件与资料控制程序.docVIP

多鱼食品(深圳)有限公司 文件与资料控制程序 编 号 DY-QP-01 编制部门 文控中心 版本/版次 A1 页 次 PAGE 7/8 1．目的 为了有效地控制与质量安全管理体系有关的文件与资料，确保各场所均使用有效版本之文件与资料。 2．范围 适用于本公司质量安全管理体系有关之文件与资料（包括图纸、软件、相关法律法规、国际/国家/行业标准等）控制。 3．参考文件： 《记录控制程序》 4．定义： 4．1质量安全管理体系文件的分类： 4．1．1内部文件：由公司自行规划或参考外部资料制定发行的书面文件。 4．1．2外来文件：非本公司内部所编制的文件，包括：外部标准、法规、行业标准等。 4．1．3电子文件：以电子媒体形式存在的文件（包括内/外部文件），如：软硬拷贝、录像带、光碟等。 4．2质量安全管理体系文件分为四阶： 一阶文件：质量安全手册 二阶文件：程序文件 三阶文件：指导性文件（包括指导、规范、规则、细则、办法、方法等）、外来文件、SSOP文件、HACCP文件、图纸、软件等 四阶文件：记录表单（包括空白表单、印章、记录等）。 4．3质量安全管理体系文件控制性分类： 4．3．1受控文件：为本公司质量安全体系运行中作业的依据文件（包括内/外文件），需作变更修订，以“受控文件”印章识别。 4．3．2非受控文件：为制定本作业文件的参考文件或与产品品质无直接关系的文件，仅作登录管理，但不需作变更管理的文件。 5．职责 5．1文控中心：负责公司质量安全管理体系文件与资料的统一控制和管理，制定相关程序对文件与资料（包括图纸、软件、相关法律法规、国际/国家/行业标准等）进行控制。 5．2文件使用部门：负责所发放文件与资料的使用、保管及存档。 6．程序： 6．1文件的编号 6．1．1：一阶文件的编号： □ □ □□ 版本/版次 QSM（质量安全手册缩写） DY 公司名称缩写 6．1．2二阶文件的编号： □ □ □ □□ 版本/版次 流水号：从01开始 QP（质量安全体系程序文件缩写） DY（公司名称缩写） 6．1．3三阶文件的编号： □ □ □ □□ 版本/版次。 流水号：从01开始。 表示文件的性质（例如HA为HACCP文件类，SS为SSOP文件类，GL为管理类，JY为检验类，JZ为校正类，ZY为作业类，BY为设备、机器操作类，TZ为图纸类，RJ为软件类，QT为其它类等）。 文件编写部门（或组别）代号。 6．1．4四阶文件的编号： □ □ □ □ 版本号（A~Z） 流水号（从001起） FM（表单缩写） DY（公司名称缩写） 6．2版本/版次 6．2．1版本以“A、B、C……”表示，版次以“0、1、2……”表示。 6．2．2．1一阶文件（质量安全手册）修改超过9次，其版本上升一级，例如手册共修改9次后，其版本/版次由A9升为B0。 6．2．2．2二、三阶文件若修改超过4次则版本递增一级。如《文件与资料控制程序》修改超过4次，原版本/版次由A4升为B0。 6．2．2．3表格每修改一次均需升版。如“文件总览表”修改一次，其文件编号由原来的DY-FM-002A改为DY-FM-002B。 6．2．2．4一、二、三阶文件的修改均需按本程序中6.7来进行作业。 6．3文件的编写与审批 文件阶层 文 件 范 围 编 制 审 核 批 准 收发控制 一 质量安全手册 管理代表 助理营运经理 营运经理 文控中心 二 程序文件 相关部门 管理代表 营运经理 文控中心 三 指导性文件 相关部门（或组别） 部门主管（或组别负责人） 分管经理 文控中心 四 空白表单 相关部门 部门主管（或组别负责人） 管理代表 文控中心 6．4文件格式编制规定： 6．4．1各文件标题内之小标题顺序如下格式： 1．—1.1—1.1.1—1.1.1.1—A、B、…—a、b、…—a1、b1、…，以此类推； 6．4．2各文件页次格式为：以“X /Y”代表“本页次数/总页次数”进行编定。 6．4．3《质量安全手册》、程序文件表头格式编制示例： 多鱼食品（深圳）有限公司 XXXXXX 编 号 编制部门 版本/版次 页 次 6．4．4 SSOP文件依照以下格式规定编制： 多鱼食品（深圳）有限公司 卫生标准操作程序(SSOP) 文件编号: 版本/版次: 页 次: 标题: 制定 审核 批准 发行日期 目的： 范围： 注解： 谁 哪里 何时 方法 纠正或预防 参阅 记录 附注：制定