乐百氏文件控制程序QEP.docVIP

文件控制程序 YYS/ZHS/QEP01-2003 第 PAGE 2 页 共 NUMPAGES 10 页 乐百氏（广东）饮用水有限公司中山分公司 文件控制程序 编制/日期 审核/日期 批准/日期 文件编号：YYS/ZHS/QEP01-2003 版本 A01 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 10 页 1. 目的 对公司的文件和资料进行管理，使文件和资料处于受控状态，确保各有关场所及时得到文件的有效版本。 2. 适用范围 本程序适用于本公司与质量、环境体系有关的文件和资料的控制。 3. 职责 3.1 行政部是文件的主管部门，负责文件的发放、回收、销毁、原稿的保存； 3.2 各部门负责编写本部门的作业文件，部门负责人审核管理者代表批准； 3.3 贯标组负责编写质量、环境管理手册和程序文件； 3.4 总经理负责批准发布质量、环境管理手册。 3.5 管理者代表负责批准发布程序文件。 4. 工作程序 审核批准存档发布实施 审核 批准 存档 发布 实施 编制 编制 审查修改 审查 修改 销毁 销毁 回收 回收 4.1 本公司质量体系文件和资料包括： a) 质量、环境管理手册。 b) 管理体系程序文件。 c) 公司为确保过程有效策运行控制所需的文件——作业文件（包括作业指导书、操作规程、图样、技术文件、环评批复、外来文件等）。 d) 记录。 4.2 文件编号规则 4.2.1 质量、环境管理手册的编号为： YYS / ZHS / QEM —— 2003 公司名称编号 质量、环境管理手册 年号 4.2.2 程序文件的编号为： YYS / ZHS / QEP　 xx —— 2003 公司名称编号 管理体系公用程序文件 顺序码 年号 YYS / ZHS / QP　 xx —— 2003 公司名称编号 质量管理体系程序文件 顺序码 年号 YYS / ZHS / EP 　 xx —— 2003 公司名称编号 环境管理体系程序文件 顺序码 年号 4.2.3 作业文件编号 YYS/ ZHS / ZD /XX XX —— 2003 公司名称编号 制度 部门简称 序号 年号 YYS/ ZHS /WI /XX XX —— 2003 公司名称编号 作业文件 部门简称 序号 年号 4.2.4 记录编号 YYS/ ZHS / WR /XX XX —— 2003 公司名称编号 记录文件 部门简称 序号 年号 4.2.4 程序文件版本号 　　程序文件版号用大写英文字母和数字Ａ/０、Ｂ/０、Ｃ/０……等表示，字母表示每一版的版号（即：第一版用Ａ表示，第二版用Ｂ……表示）；数字表示每一版修改的次数（即：１表示该版经过第一次修改，２表示该版经过第二次修改……）。 4.3 文件的编制、审核和批准 4.3.1 质量／环境手册由管理者代表组织贯标组负责编写，管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2 程序文件由公司贯标组及各相关职能部门负责编写，各相关部门负责人审核，管理者代表批准。 4.3.3 其它作业文件由各相关部门负责编写，部门负责人审核，管理者代表批准。 4.4 文件发放 4.4.1 质量／环境手册、程序文件经过批准后，由行政部负责拟定《文件发放清单》，经管理者代表审批。在文件上注明分发号并加盖“受控”印章后进行统一发放。文件领用人在《文件发放清单》上签字。 4.4.2 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍利用原分发号，破损文件由原发放部门收回。 4.4.3 因丢失而补发的文件依旧沿有原分发号，并在“文件发放清单”上注 明。 4.4.4 各部门收集、整理本部门受控文件，填写部门“受控文件清单”。 4.5 文件的更改 4.5.1 体系文件的更改，由行政部组织实施，填写“文件更改通知单”，由总经理（或管理者代表）批准后实施。 4.5.2 其他文件的更改，由相关部门填写“文件更改通知单”经原审批人员批准。 4.5.3 文件更改后的审批和批准由原审批人按4.3条款进行。 4.5.4 更改后的文件经批准后，仍按4.4条款进行发