德新焦化公司资料档案室管理制度.docxVIP

公司资料档案室管理制度 编号：Q/ WJ-HY-WI-11-Z-10 1、总则 1.1本制度依据《中华人民共和国档案法》等法律法规制定。 1.2本制度适用于公司资料档案管理。 2、资料档案管理机构的设置及基本要求 2.1公司设资料档案室 2.1.1公司设置资料档案室，归口隶属公司办公室管理，并设置资料档案管理员，负责资料档案资料的归档督促和日常管理工作。 2.1.2资料档案室必须使用规范的档案专柜和标准的卷宗盒进行管理。 2.1.3资料档案应按标准规范进行分类并建立分类目录，实行电脑管理。 2.1.4有规范的档案编号，使用统一的标签填写。 2.1.5资料档案管理员，必须制定明确的岗位职责。 2.2根据业务范围和资料性质进行的文件分类，并编制《案卷类目编号表》。 2.3档案的借阅和移交、销毁，必须按照其相关管理程序执行。 3、资料档案分类 3.1资料档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理，科学技术，企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字，图表，声像等历史记录。 3.2案卷质量 3.2.1案卷封面，应逐项按照规定用蓝黑签字笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 3.2.2卷内文件禁止使用铅笔，圆珠笔，复写纸。破损的文件要进行裱糊。 3.2.3案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 3.2.4案卷卷首为《卷内目录》，卷内文件没有提名的，由资料档案人员根据内容拟定标题，会议纪要应填写主要内容。 3.2.5案卷装订前要拆除金属物。 3.2.6案卷卷末为《备考表》应写明立卷人，审核人，立卷时间，以示负责。 3.3立卷 3.3.1卷内文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 3.3.2跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。 3.3.3卷内文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 3.3.4卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角，背面的左上角打印页号。 3.3.5不同保存期限的案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。 3.4分类 3.4.1资料档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。 3.4.2公司资料档案大致分为以下几类： 3.4.2.1证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； 3.4.2.2文件类：分外来文件（集团公司、政府职能部门、客户单位及其他的往来文件）和内部文件； 3.4.2.3制度类：管理管理制度汇编； 3.4.2.4合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 3.4.2.5计划总结类：分年度计划及总结等； 3.4.2.6会议纪要类：办公例会纪要等 3.4.2.7本制度“分类未尽”事宜，按《文件编码办法》施行。 3.5案卷类目编号 3.5.1资料档案分类各级名称经确定后，应编制《案卷类目编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 3.5.2《案卷类目编号表》的条款号必须简明确切。 3.5.3资料档案分类各级编号内应预留若干空挡，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 3.5.4档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如`确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3.5.5档案员应及时将办理完毕或经其他人员保存的文件材料收集、整理，按照《案卷类目编号表》条款“对号入座”。 3.6资料档案室采用“一文一号”的编号管理办法，具体参照《文件编码办法》。 4、归档及保存年限 4.1归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。 4.2归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。 4.2.1永久保存：公司章程；股东名册；组织规程及办事细则；董事会及股东会记录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；公司规章制度；其他经核定须永久保存的文书。 4.2.2十年保存：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存10年的文书。 4.2.3一年至五年保存：期满或解除之合约；其他经核