慧智环境工程公司档案管理制度.docxVIP

档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强辽宁慧智环境工程有限公司（以下简称“公司”）档案管理，保证文件和资料的系统性、连续性和完整性，特制定本制度。 第二条 公司档案范围包括公司成立至今，在科研、生产、管理、财务、文化建设等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、磁盘、声像等各种形式的历史记录资料。 第三条 为便于档案管理、保存、查询和使用，防止泄漏公司秘密，公司实行档案集中统一管理，公司各部门均要按要求，准时将整理好的档案送交公司档案室保管。 第四条 档案管理是公司建设的重要基础工作，各级管理人员要为公司的长远利益负责，认真执行本制度的有关规定。 第二章 档案管理系统 第五条 公司档案管理遵守中华人民共和国档案法、档案管理的相关国家标准和公司有关制度，建立三级管理网络实施档案管理。 第六条 公司主管领导是公司档案管理的代表人，负责制定公司有关档案工作的重要决策。公司各部门负责人均是本部门档案管理工作的第一责任人，其所管辖部门资料归档工作完成情况，作为年终部门负责人考核内容之一。 第七条 档案室是公司档案管理的具体职能机构，由专职档案员负责档案整理、保管和研发。档案员要督促和指导各形成档案部门及时、完整、准确地完成档案立卷和归档工作，随时纠正归档工作中出现的问题。 第八条 公司各部门均设置兼职档案员，其职责是负责对本部门日常活动中形成的，有保存价值资料的收集和保管，对当年形成的应归档资料于次年3月底前整理立卷，经本部门主管领导审查、签字后上缴公司档案室。 第九条 公司新产品研发、技术引进和工程设计施工的项目负责人，同时是科研项目和产品的档案负责人，负责项目全过程各种文件资料的收集、组卷、归档工作。 第十条 公司档案管理工作的具体内容包括：对文件材料（文字资料、图纸资料，声像资料、磁记录资料）的整理归档；妥善保管；提供利用。 第三章 归档要求 第十一条 归档文件资料由档案形成部门负责搜集、整理、组卷并送交档案室。 第十二条 归档资料的真实性、完整性由档案形成部门负责。 第十三条 凡归档的文件材料，属纸质的必须字迹工整，图线清晰，整理质量符合归档要求，签字手续完备。凭证类文件必须为原件，如无原件要有文字说明。 第十四条 归档文件一般一式一份，比较重要和利用频繁的，可归档2份。 第十五条 档案的保管期限分为永久和定期（30年、10年）两类，保管期限由资料形成部门确定。 第十六条 归档文件要办理归档手续，填写《存档资料移交清单》（见附表1）一式二份，并经部门负责人签字、盖章后送交档案室。双方当场清点，确认无误时，在《存档资料移交清单》上签字，各执一份备查。 第十七条 为确保科研项目归档资料完整，科技档案形成部门要编写归档说明，其内容包括：项目名称、代号，项目的科技水平和经济效益；参加项目工作人员及分工；归档文件的齐全、准确、系统程度等，主管部门要审查归档清单。 第十八条 公司档案资料的归档时间通常以年度为界，各部门要在次年3月底前上交组卷完整的文书类及会计类档案。 第十九条 对公司经营有重大意义的原始凭证，需要严格保密的文件资料，其它整理完毕的批量资料（如合同等）及透图资料可随时归档。 第二十条 科研项目在完成（或终止）后3个月内组卷归档，对实施时间较长的项目实行分阶段归档制度，至少每年归档一次。 第二十一条 归档范围 1、企业获得资质、奖励、认证、专利等证明材料； 2、企业对外签订的各类合同、协议，法律事务、外事等方面的文件材料； 3、各部门在管理活动中形成的各种标准及其他具有保存价值的文件材料； 4、财务管理各种账册、报表、凭证等文件材料； 5、经营管理的各种记录、合同、协议等文件材料； 6、企业标准和质量管理体系文件及相关活动记录等文件材料； 7、生产技术管理的各种计划、统计报表、分析活动形成的文件材料； 8、产品设计、工艺、工装、图样和技术文件； 9、设备仪器图样、设备仪器安装、调试、维修、验收过程中技术性、凭证性文件材料； 10、基本建设工程图纸及文件材料； 11、科学技术研究、技术引进、技术改造、技术转让全过程产生的需保存的文件材料； 12、企业文化建设和公益社会活动记录和文件材料； 13、外部提供的与企业相关、具有指导作用的文件材料； 14、具有利用和保存价值的声像和磁记录及其他载体记录的资料； 15、其他具有保存价值的原始资料。 第四章 归档文件的责任管理 第二十二条 为保证归档资料完整，进行科研项目验收、产品鉴定、基建工程验收、新设备开箱验收等活动时，相关部门的兼职档案员必须参加。 第二十三条 档案整理时如发现资料不完整，资料形成部门的负责人或兼职档案员，在接到档案室通知后，应将其补充齐全，如不能补齐，要提交书面材料说明理由。 第五章 档案的保管和使用 第二十四条 公司档案库房按照安全、卫生、防火、防盗、防光、防潮、