慧智环境工程公司会议管理办法.docxVIP

会议管理办法 第一章 总则 第一条　为规范辽宁慧智环境工程有限公司（以下简称“公司”）的会议管理，提高会议质量，保证会议议定事项的落实，特制订本办法。 第二章 会议种类 ?第二条 公司例会 名称 主 题 主持人 参加人 时间 地点 组织 部门 会议纪要 抄送人员 领导班子会 各系统情况通报、重大问题决策讨论、下周工作计划 常务副总经理 领导班 子成员 每周五 上午8：30-12:00 环境三楼会议室 办公室 李贵海、战卫东、李贵和、单明才、李艳华 月度工作会议 各项经营指标计划上月完成情况及下月计划通报、各职能部门上月工作完成情况及下月工作计划 总经理助理 领导班子成员、各部门中层管理人员；各分公司、办事处负责人 每月10日 下午1:30-5:00 石油三楼会议室 企管部 李贵海、战卫东、李贵和、单明才、李艳华 第三条 部门、系统会议 第四条 其他临时会议 第三章 会议准备 第五条 会议通知 （一）领导办公会（即班子例会）由办公室负责通知。 （二）其他会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。 （三）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务人员。 （四）会议通知形式一般为电话通知，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单形式进行书面通知。 第六条 会议的其它准备工作遵照以下原则： (一)会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作。 (二)会议提拟部门应提前会同会务服务人员做好会务准备工作，如落实会场、布置会场、备好座位、检查准备会议所需的各种设施、器材、用品等。 (三)公司级会议会务服务统一由办公室负责；各部门需用公司会议室的，应提前向办公室提出申请，由办公室统筹安排。 第四章 会议的组织 第七条 多个部门参加的临时行政会议原则上由提拟部门主持，总经理另有授权的，从总经理授权。 第八条 主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。 第九条 会议主持人应遵守以下规定： (一)主持人应提前 10 分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 (二)主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 (三)会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 (四)主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。 第十条 与会人应遵守以下规定： (一)应准时到会，并在《会议签到表》上签到；不能参会的，应按提拟部门指定向有关领导请假，如需指定其他人员参会需经有关领导同意。 (二)会议发言应言简意赅，紧扣议题，会后及时将发言以电子文档形式发给记录人员。 (三)遵循会议主持人对议程控制的要求。 (四)属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。 (五)遵守会议纪律，参会人员应将手机调到振动档或关机，原则上不允许接听电话，确因工作需要，应征得会议主持人同意后离开会场接听；无特殊原因，会场内禁止走动。 (六)必须做好本人的会议记录。 第十一条 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定： (一)各部门应有专人负责会议记录工作，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作； (二)会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员； (三)总经理主持的公司例会原则上由办公室负责人负责会议记录工作，总经理另有指定的，从总经理指定。 第十二条 会议记录员应遵守以下规定： (一)以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。 (二)会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。 (三)对会议已议决事项，应在原始记录由括号注明“议决”字样。 (四)会议原始记录应于会议当日、会议纪要于两日内呈报会议主持人审核签认，并及时发送至与会人员或主持人指定的人员。 (六)做好会议原始记录的日常归档、保管工作。 第十三条 系统周例会的规定： 系统周例会，原则上要求每周召开一次，由系统自行组织，安排专人负责记录，会后及时将会议纪要以电子文档形式发送至办公室。 第五章 会议的跟进 第十四条 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。 第十五条 总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由办公室负责落实，总经理另有指定的，从总经理指定。 第十六条 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。 第六章 会议室的使用与管理 第十七条 会议室配置的