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公文管理制度 第一章 总则 第一条 为规范辽宁慧智环境工程有限公司（以下简称“公司”）公文管理，制定本制度。 第二条 公司公文管理的原则 （一）公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 （二）公文处理要严格执行国家法律、法规和其他有关规定，遵守公司的保密制度。 第三条 本制度适用于公司各部门、子公司、分公司和办事处的各类行政公文的处理，不包括各种技术资料和档案管理。 第四条 公司办公室是公司公文管理的组织与监督部门，负责本制度的监督执行。 第五条 公司各职能部门可依据本制度的相关规定办理与本部门业务相关的公文业务。 第六条 公司公文类别及其适用范围： 序号 类别 适用范围 1 决定 公司重要事项或重大行动的安排，或公司级会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 2 通告 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 3 通知 发布公司规章制度、工作指令、批转文件，要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项等。 4 通报 表彰先进，批评错误，传达重要情况等事项。 5 请示 下级向上级请求指示、批准事项。 6 报告 下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议等。 7 会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求与会部门和人员共同遵守、执行的情况。 8 函 与无隶属关系的部门及单位商洽工作、询问或答复问题、或向政府有关主管部门请求批准事项。 第二章 发文管理 第七条 公司发文文号编排原则 公司简称+ [年份]+编号，例如： 发文单位 单位缩写 年份 文号 发文文号 辽宁慧智环境工程有限公司 辽孚环 2008 1 辽孚环[2008] 1号 辽宁慧智-爱德摩环保设备有限公司 辽孚设备 2008 1 辽孚设备[2008] 1号 盘锦海泰化工有限公司 盘海泰 2008 1 盘海泰[2008] 1号 盘锦慧智冷家污水处理技术服务有限公司 盘慧智 2008 1 盘慧智[2008] 1号 山东慧智石油环保科技股份有限公司 山慧智 2008 1 山慧智 [2008] 1号 第八条 公司公文格式内容包括：公文字头、公文字号、签发人、标题、正文、附件、印章、成文时间、主题词、阅知范围（主送单位、抄送单位、内部发送部门等）、秘密等级、急缓程度、印发、封发日期等。 第九条 发文办理权限 （一）公司内部行文的签发权限 在符合公司管理规定的条件下，公司各部门填写《文件阅办单（内部发文）》。（见附表1），经来文部门经理签字，办公室审核，并分别经来文部门的系统领导和主管行政领导审批后签发， （二）涉外发文归各级公司主管部门统一办理。公司对外发文一律由公司总经理签批后方可发出；并做好发文登记和存档，以便随时查阅。 第十条 公文分类中决定、通告、通知、通报、会议纪要各项，须用公司统一的文头格式印发 。 第十一条 发文办理程序 发文办理程序为：拟稿（打印）→审核→签发→复印（原件归档）→发文→发文部门催办（收文部门办理）→归档（立卷）→销毁。 （一）文件拟稿 1.文件拟稿原则上由所涉及业务的主办部门负责。 2.拟写公文要做到观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字精炼；内容不违法，不违背公司的规章制度，不与公司倡导的文化相冲突；行文依据要准确、充分，背景材料要详实；人名、地名、数字、日期、引文要准确规范；根据行文目的确定文种。文件拟稿应遵守以下规定： （1）公文中同一人员、机构、地点的称谓要前后一致，使用简称，一般先用全称，并注明简称。 （2）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、在具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （3）公文中必须使用国家法定计量单位。日期写具体的年、月、日，不用今年、明年、上月等概念。 （4）引用公文应当先引标题，后引发文字号，也可以只引用发文字号或标题。引用公文一般应原文引用，引用的原文部分应标注引号；不便原文引用的，必须准确引用原意，不标注引号。 （5）公文中结构层次序数，第一层为“一、二…”，第二层为“（一）、（二）…”，第三层为“1、2…”，第四层为“（1）、（2）…”。 （二）文稿审核 1.文稿应遵循审核与审批相结合的原则，具体权限见本制度之规定。文件审核人应对文件内容、文字、格式等质量负责。 2.公文正式印制前，各级公司主管部门应当进行复核，重点是：拟稿部门负责人、拟稿人是否签字；审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 3.经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，对复核无误的由公司办公室对其编号、印制和分发。 4.各级公司主管部门应对草拟的文稿、附件和印制好的正式公文一并整理立卷，定期归档。 5.需要暂时保密的公文在拟稿、印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。 （三）文件签发 1.文件签