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公司传真、信函管理
传真机管理办法及收发程序
公司传真格式和使用方法
公司信函格式和管理办法
第一章 传真机管理办法及其收发程序
公司办公室的传真机面向公司各部门。由专人负责管理维护、收发传真,进行定期的清洗、保养,及时换纸,且保持24小时处于自动接收状态,使其以最好的状态工作。
在每年年初做出传真费用的预算,费用包括:传真机一年的传真/电话费、维护维修费、传真用纸的费用等。在每年年终做费用决算。
以公司名义外发的传真,需经公司有关领导签发。公司一般不以职能部门名义对外发公文类传真,如特殊需要,需批手续同上。公司办公室存传真稿原件或复印件。各职能部门业务类传真,由职能部门部长签字方可办理,公司办公室不留传真稿。
凡属收到传真,办公室设法尽快通知收件单位或收件人,并酌情留复印件保存待查。一般业务类的传真,公司办公室传递给有关部门或人员,不再保存。
传真的收、发程序
收、发传真都要由经办人进行认真的登记。
收传真登记格式如下:
收到——分解——传递——备查
发传真登记格式如下:
送审——登记——发出——备查
第二章 公司传真格式和使用办法
公司办公室统一制作传真格式标准模板软盘,其传真格式见附件一。
公司各部门对外发传真一律采用标准格式,各部门到公司办公室办理领取一片标准模板软盘,使用计算机打印制发或打印成传真稿纸手写制发。公司外发传真一律采用A4型纸张。
为了强化标准化管理,树立公司对外形象,若不采用统一传真格式,一律不予制发。
第三章 公司信函格式和管理办法
公司信函(信纸、信封等)采用统一格式(附件二)和市场可购买到的一般稿纸、公文袋(内部使用)等。作为公司办公之用。
信函统一由公司办公室管理制发和领用。
根据工作需要,各部门指定专人到公司办公室领取,其费用记入各部门办公费用中。
附件一: 台州圣美贸易有限公司传真
附件二: 台州圣美贸易有限公司信纸
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