教学类档案管理标准规范.docVIP

教学类档案管理规范 为了规范我院教学类档案管理,依据国家教委公布相关《高等院校档案实体分类法》和《高等院校档案工作规范》制订我院教学类档案管理意见以下： 一、基础标准 1．凡在教学管理和教学实践活动中直接形成含有保留价值文字、图表、声像载体均属教学档案。 2．教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量关键标志之一,也是学院档案主体、关键和关键。 3．教学档案管理是教学管理关键组成部分。应实施“三纳入”,“四同时”,即纳入教学计划、计划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考评教学质量和管理水平标准之一。下达教学任务和提出教学文件材料归档要求同时,检验教学工作和检验教学文件材料形成积累情况同时,评审判定教学质量、优异教学结果和审查、验收档案材料同时,上报评审材料、老师考评晋升和档案部门出具档案、证实同时。 4．各系和教学业务部门应明确分管档案工作责任人和配置专（兼）职档案干部,统一管理本部门、本系统教学文件材料,并按期向学院指定档案管理部门办理移交。 5．努力提升教学管理档案部门和人员现代化管理水平,逐步参与教学管理,成为教学管理和教改参谋部门,成为教学业务工作信息咨询部门之一。 6．要把教学档案工作列入本院教育发展计划,在经费、设备和人员配置等方面给确保,每十二个月从教学经费中给教学档案工作合适资助。 二、归档范围 1．在教学实践中形成文件材料,含有长久参考价值和凭证作用。 2．必需反应教学管理、教学实践活动全过程,确保完整、正确、系统。 3．必需遵照自然形成规律,符合教学管理和教学实践活动成套性特点。 三、归档关键内容和关键 1．归档关键内容包含综合管理、专业和试验室建设、招生、学生学藉情况、课堂教学和实践、自学考试报名册和成绩、毕业生、结业生情况、证书发放、班主任工作情况、教材选择情况等方面。 2．归档关键是本学院（本部门）在教学工作各个步骤中形成不一样载体文件材料。 四、教学文件材料整理和归档 1．形成和积累 （1）每十二个月新年开始后,各系领导及教务人员接收由学院部署下达积累教学文件材料任务。 （2）教务部门会同档案部门向各系发放多种教学文件材料表格、学籍记录表（卡）、卷宗袋等。 （3）各系兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定时进行整理。 （4）档案室随时了解、督促、检验、指导兼职档案员做好文件积累工作。 2．整理组卷 （1）由各系或教学管理部门兼职档案员负责将积累文件材料向档案室移交归档。 （2）依据教学文件材料形成规律,保持其有机联络和便于利用查考标准进行组卷。标准上相同内容文件材料组成一卷便于利用,同一内容文件材料数量多时可分别组成若干卷,也能够依据文件材料内在联络,对问题单一,文件较少按不一样内容分别组成薄卷。 （3）教学文件材料按永久、长久、短期次序要求分门别类排列。按正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；批复在前,请示在后要求排列。 （4）归档教学文件材料必需字迹工整,格式统一,签字手续完备。破损文件材料应进行修补完整后归档。 （5）卷内材料一律拆掉金属物,分别用线装订。 （6）通常文件材料未注明标题应注明题名、责任者、时间。 （7）按次序编排页号,不管单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧下角。 （8）填写卷内目录及备考表。 五、归档验收 1．移交档案时交接双方必需当面检验验收,检验文件材料是否完整、齐全、排列,书写是否符合要求。如不符合要求要求,接收人应拒绝接收并给予指正。 2．移交时应填写移交凭证,一式两份,双方各执一份,以防丢失。 3．教学综合管理文件第二年6月底归档,其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）于当年12前一次性归档,部门责任人应督促本部门档案管理要员按时移交。 六、教学档案工作责任制 1．各系教学管理部门领导职责 （1）制订和健全相关管理制度,切实做到把教学档案全方面纳入教学管理之中。并监督实施。 （2）加强和学院档案室联络,共同做好业务指导和监督检验工作,确保教学档案质量。 （3）对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要求,并帮助她们处理部分实际困难。 2．教务处职责 （1）保管教学运行中各类计划、文件和各类教学汇总情况、报表。 （2）负责指导各分院教学档案管理。 3．各部门兼职教学档案干部职责 （1）将搜集、积累文件材料整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题正确,装订整齐,并立即向院档案室移交。 （2）做好存放本部门教学档案组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。 4．学院档案室职责 （1）认真落实实施党和国家相关档案工作方针、政策和法规,制订本院教学档案工作各项管理制度并付诸实施。 （2）督促、指导和检验全院教学档案工作,验收各部门移交教学档案。 （3）根据《教学类档案工作规范》要求做好教学档案各项业