高职院校加强档案安全保障的措施探讨.docxVIP

高职院校加强档案安全保障的措施探讨 摘要：本文对广州市内各类高校档案部门的安全保障工作进行了调研，从安全保障机制、馆库安全、信息安全、档案安全技术、安全风险意识五个方面分析了高职院校档案安全保障工作的现状，总结不足，吸取经验，并提出高职院校加强档案安全保障的对策。 信息技术的发展给档案管理提供了更加便捷的通道，然而它是把“双刃剑”，在高效率的同时也给档案部门带来了各种安全隐患。近年来，国家对档案安全保障工作的重视程度不断加强。2019年，广东省也首次将档案安全纳入了“平安广东”考核指标体系。因此，加强档案安全保障成为了各级档案部门工作的重点。一、调查对象与调查方法笔者通过问卷调查方式收集了广州市内32个高校档案部门的相关数据，包括本科档案部门19个、高职院校档案部门13个。问卷共涵盖五个方面：档案安全保障机制、馆库安全、档案信息安全、档案安全技术以及档案安全意识。为保证调查结果可信，还对几所高校档案部门进行了实地调研和在线访谈。二、调查结果分析(一)安全保障机制方面1.档案安全战略规划良好。调查显示，13个高职院校档案部门(100%)均制定了符合本单位实际的档案安全保障战略规划，档案安全保障工作也列入了单位年度工作计划。可见，高职院校档案部门普遍重视档案安全战略规划。2.档案安全保障制度基本齐全。调查显示，9个高职院校档案部门(69.23%)制定了7种及其以上的档案安全保障工作制度；7个高职院校(53.85%)制定了9种及其以上的安全保障制度。从制度内容来看，13个高职院校(100%)均制定了档案保密制度和查(借)阅制度，12个高职院校(92.3%)制定了库房管理制度、保管与保护制度、鉴定与销毁制度；仅4个高职院校(30.77%)制定了档案修复制度；3个高职院校(23.08%)制定了档案抽检制度。可见，高职院校档案安全制度保障基本到位，但在制度内容上，档案修复制度和抽检制度还需完善。3.档案安全管理人员设置较为合理。虽然目前只有极少数的高职院校档案部门设立了专门的档案安全工作领导小组，但92.3%的高职院校档案部门都安排了专人负责档案安全工作，如广东机电职业技术学院综合档案室安排了工作人员进行日常库房维护和安全情况登记，定期总结汇报。4.档案安全应急预案欠缺。调查显示，仅1个高职院校档案部门(7.69%)制定了档案安全应急预案，并定期开展应急演练；5个高职院校(38.46%)制定了档案安全应急预案，但未开展应急演练；7个高职院校(53.85%)未制定档案安全应急预案。可见，高职院校对档案安全应急预案及安全演练的重视程度还有待加强。5.档案宣传和培训工作有待提升。安全知识宣传和培训是档案安全保障工作不可或缺的一项环节。调查显示，8个高职院校档案部门(61.54%)安排了人员接受档案安全相关业务培训，6个高职院校(46.15%)定期开展了档案安全宣传工作。可见，高职院校档案部门还需加强档案安全宣传和安全培训工作。(二)馆库安全方面1.档案馆馆库建设基本符合标准要求。据调查，8个高职院校档案库房(61.54%)选址符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)的规定；38.46%的高校档案库房由于建设较早以及资金缺乏等原因，在建筑设计、馆库面积等方面未能达到标准要求，存在一定的安全隐患，但基本设施相对完善，能够满足档案安全保管及利用的需要。2.库房设施设备较为齐全。据调查，9个高职院校档案库房(69.23%)设置了火灾自动报警系统、温湿度调节设备，8个档案库房(61.54%)配备防磁柜等特殊载体档案的专门保管设备，7个档案库房(53.85%)安装了视频监控系统，5个档案库房(38.46%)有自动消毒灭菌系统，4个档案库房(30.77%)有空气净化系统。在档案装具上，高职院校档案库房均购置了符合行业标准的档案密集架或档案柜、档案盒等。(三)档案信息安全方面1.档案信息管理系统满足基本安全需求。调查显示，6个高职院校(53.85%)所使用的档案信息管理系统符合《电子文件管理系统通用功能要求GB-T29194》，系统运行较好。但所有的高职院校均表示其档案管理系统是直接购买而来，系统功能设计上比较大众化，无法切实满足本单位实际档案安全管理的需要。2.档案数字化程度有待提高。调查显示，9个高职院校档案部门(69.23%)配备有备份存储设备，并定期开展在线或离线备份工作。8个高职院校档案部门(61.54%)在档案数字化上基本采用内部组织加工的方式，由于人员和设备欠缺，数字化加工速度较慢。可见，高职院校档案部门在档案信息资源备份和数字化加工上还有待加强。(四)档案安全技术方面1.档案实体修复技术掌握程度不高。调研发现，高职院校档案