商贸有限公司档案管理制度.docxVIP

PAGE PAGE 1 商贸有限公司档案管理制度 目的：为规范公司档案资料管理，促进档案资料工作为公司各项工作提供有效服务，特制订本办法。 适用范围： 适用内容：公司重要文件资料的建档、保管、使用及销毁管理； 适用对象：公司行政主管、档案室管理人员及各部门负责文书工作的助理或秘书。 定义与概念说明： 档案：组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、完整的历 史记录； 资料：可参考作为根据的材料，包括图书、影音等； 财务档案：指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映 单位经济业务的重要史料和证据； 电子档案：具有保存价值的电子文件，是通过计算机进行操作、传输、存储等处理 的数码序列。 职责： 总部行政部是公司档案资料管理工作的监督部门； 总部行政部是公司档案资料管理工作的主管部门； 各部门负责日常档案资料的保管，并定期移交至行政部档案室； 行政部档案室按年度建档立卷。 基本原则：各部门分散管理，定期移交，集中建档。 归档范围： 涉及公司成立或正常经营的前置合法性文件，如公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、验资报告、财务报表、审计报告、政府机关核准文件或证照、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书； 公司与供应商及相关单位的合同、各种协议书、来往信件等； 公司会议原始记录、纪要和决定