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媒体综合广告公司办公室管理 为提高工作效率，节约办公开支，使办公室工作规范、方便，特制订本制度。 一、办公用品采办与管理细则： 办公用品由办公室集中管理，统一采购和发放，并设立专职管理员负责。 根据办公用品的性质，将办公用品分为消耗品和管理品。 消耗品：铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、刀片、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、图钉、修正液、橡皮、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、电池等。? 管理品：文件夹、文具盒、剪刀、钉书机、打孔机、打码机、圆珠笔、钢笔、日期章\戳、印泥、直尺、计算器、算盘、验钞机、电话机、传真机、复印机、饮水机、电风扇、电脑软硬件及外设、扫描仪、投影仪、计算机网络、办公桌椅、文件厨、档案厨、沙发、茶几等。（生活用品自理，不可报销！） 办公用品采办计划与配置：各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报办公室。 管理员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，编制办公用品购置计划，经办公室负责人或行政总监审签后购买。 管理员根据审签的办公用品购置计划实施购买，并于月底完成。管理员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。 执行采购物品验收入库制度，确保货物的品种、规格、质量、数量与请购要求和发票内容相符。 严格执行财务报销制度。采购后及时办理结帐手续，做到单据清、帐款清、手续清。 认真做好采购记录，对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门、行政总监说明情况，提出解决的办法。 经常主动了解库存情况，及时做好各类物品的补缺，避免供应中断。 对于管理上急需的物品，即需即购，确保供应，但采购手续要完备。 二、办公用品领用： 每月1-5日，各部门根据办公用品领用计划集中到办公室领用，其它时间不予办理（特殊情况须向行政总监申请）。 打印、复印或传真文档时，应自觉登记。 管理品自第二次领用起须以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新，如遗失应由领用人或领用部门照价赔偿。 员工到岗时，所需办公用品由部门报请办公室审批后领用。员工离职时，须根据有关规定与管理员交接办公用品。 三、办公用品管理： 管理员须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理。2、管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。 管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。 管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。 四 档案管理 （一）档案管理细则 档案按类别、级别、时间的先后顺序进行归类管理，所有档案分为三类：一般档案、保密档案、绝密档案。一般档案各部门总监均有权签字批准其部门员工查阅；保密档案必须由行政部总监签字才能查阅；绝密档案除人力资源部人员外不准任何人查阅，如有特殊情况需要查阅的部门总监，必须经总经理签字同意且必须在行政部所指定的地点进行查阅，公司档案不准任何人带出公司。 未经许可，任何人不得私自使用其它部门人员的电脑，不得查看他人U盘、光盘及软盘中的文件资料，更不能翻阅、抄录其他部门的文件资料。 在打印、复印文件或资料中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员，打印、复印错误的重要文件应及时销毁，不得乱丢乱放。 负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识，不得向任何人有意无意泄露公司的机密。公司员工应做到“不该说的话不说”，“不该问的事不问”。废旧文件不得随意丢弃，经公司认定作废的文件应定期销毁。 五、办公室日常工作规范管理： 严守公司考勤制度，上班时间不得随意串岗、离岗； 在工作中，所有员工必须服从本部门上级的工作安排，不得与上级发生争执或违反工作安排。跨部门上级的工作安排，原则上必须服从，如与自己的工作有冲突，必须由本部门的直接领导与其进行沟通，不得私自违反工作安排或与上级发生争执。 不准在办公室内玩游戏看电影及做与工作无关的事，在办公室打私人电话不得超过两分钟，不得在办公室内吃零食及嬉戏打闹； 上班时间讨论工作及打电话请自觉放低音量，尽量不要影响其他工作人员； 保持办公室干净整洁，办公桌上不得随意摆放与工作无关的私人物品； 严格按照《办公室和宿舍卫生条例》轮流清洁办公室及宿舍公共区域，行政部总监有权每周检查卫生情况，卫生检查结果为差的相关人员每人扣100元工资； 节约用水用电及其他办公用品，最后一个离开办公室的人员必须检查水、电、气等是否彻底关闭，并锁好办公室大门； 爱护公共物品，不得人为损坏或带回私用，否则照价赔偿。