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经济活动流程视角下的信息对接研究基于经济活动流程视角的地方高校内部控制研究以G大学为例
一、 部门间信息系统还不够顺畅加强,各部门间的信息系统还不够互通,信息孤岛问题突出
目前,地方大学主要基于行政机构的内部控制标准(试行),重点是内部控制在业务层面,而业务方面的内部控制主要由高校相关部门进行。部门之间的沟通协调不顺畅,部门信息的建立相对广泛,但部门之间信息的连通性不密切,经济活动的“信息孤岛”现象普遍存在。
研究基于经济活动流程视角的地方高校的内部控制,探索经济活动流程中需要加强对接的有关业务信息,探寻经济活动的有关信息加强对接的逻辑以及贴近地方高校实际的对接方式,对加强有关经济活动信息互联互通、从经济活动全流程上加强高校内部控制等具有较强的现实意义,以期为地方高校内部控制实践提供思路和参考。
二、 学校财务部门的职责
G大学为地方普通本科高校,共设有职能部门、教学教辅单位、群团组织等二级单位五十多个。该校成立了学校内部控制领导小组、工作小组和监督小组,内部控制工作小组由该校财务部门牵头,近年聘请社会机构辅助开展学校内部控制建设项目。从经济活动流程视角看,该校内部控制相关经济活动模块主要如下。
(1)经济项目立项管理方面。该校财务部门建立了项目库制度,规定“列入预算安排的项目须从项目库中选取”;项目库分为备选项目库、预算项目库、完工项目库;项目库为预算编制和中长期财务规划奠定了良好的基础,也为经济活动流程奠定了良好的基础。
(2)采购方面。该校设立了招投标部门,统一进行采购管理,统筹学校货物及服务类项目招标以及其他采购管理相关工作;制定有《采购管理办法》,规定政府采购项目的招标文件要报财务部门和招投标部门审核;财务部门负责审核经费落实情况、付款方式等。
(3)合同管理方面。该校制定有《对外经济合管理办法》,规定五万元及以上的对外经济事项要签订合同;该校规定业务归口管理部门、财务部门、审计部门、法制部门、国有资产管理部门需要对合同进行审核,财务部门审核合同的经费来源、合同金额、付款方式等内容;关于合同款的支付,该校的做法是经办单位登录合同支付系统,填写合同和支付相关信息,持相关资料现场审核,审核通过后才能按照财务报账流程进行合同款支付。
(4)资产管理方面。该校资产验收实行分类分级管理,验收方式分为单位验收、归口验收、学校验收三种方式,设备主管部门为教学科研设备资产验收的归口管理部门,后勤管理部门为行政类资产验收的归口管理部门,图书馆为图书类资产验收的归口管理部门,基建部门为基建工程类项目验收的归口管理部门。合同价20万元以下的货物或工程类项目由所在单位组织验收;合同价20万元及以上200万元以下的货物或工程类项目由归口管理部门组织验收;合同价200万元及以上的货物或工程类项目为学校验收,具体工作由归口管理部门组织。
(5)该校货物类、工程类合同一般设有保修和质量保证金。一般在资产验收后,由合同对方按照合同约定交至学校财务部门,学校才给予支付合同款;如果对方单位已按照合同约定履行保修义务,保修期满后,学校无息退还对方单位。
经济活动流程主要如下(以该校设备政府采购经济活动流程为例):用户单位向设备主管部门提出设备购买立项;设备主管部门批准立项申请后,用户单位向设备主管部门提交委托采购申请;设备主管部门同意受理委托后,将采购项目推送至招投标部门;招投标部门上报政府采购计划、委托招标代理;申报获批后,招投标部门起草招标文件初稿,用户单位确认招标文件文本,在OA系统进行招标文件的校内审批;招标文件的校内审批通过后,招标代理机构发布招标公告;评标;用户单位确认招标结果,招投标部门向用户单位发出中标通知书;用户单位、项目负责人、供应商、外贸代理(如有)共同起草合同,设备主管部门初步审核合同;设备主管部门在学校OA系统进行合同的校内报批;合同的校内审批通过后,合同对方在合同签字盖章,学校授权代表签名,设备主管部门盖合同专用章;合同对方供货;按照验收办法进行验收;验收通过后,合同对方按合同约定缴纳质量保证金、保修保证金;用户单位到设备主管部门办理固定资产手续;用户单位在合同支付系统登记合同相关信息;财务部门审核合同支付,审核通过后,用户单位到财务部门办理合同款支付,财务部门支付合同款。
三、 从经济活动的过程来看,它对g大学的内部控制中存在着主要问题
1. 经济合同管理部门不统一
G大学内部控制建设以职能部门的业务模块建设为主,如财务部门负责项目库、预算业务、收支业务等内部控制建设;招投标部门负责采购业务内部控制建设;国有资产管理部门负责资产内部控制建设;基建部门负责建设项目内部控制建设。以职能部门业务模块建设,保证了业务层面内部控制建设的专业性和精细化,但G大学个别业务模块的管理模式还不够完善。
(1)经济合同还没有统一的归口管理部门。
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