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企业档案鉴定工作难点及解决策略 众所周知，文件审查是文件工作的重要组成部分，但多年来，文件的研究相对薄弱，这是不可否认的事实，与中国档案工作的总体水平不符。档案鉴定作为档案工作一项重要内容，发展缓慢，也不同程度地制约了档案工作整体水平的提高。对于企业而言，企业档案鉴定工作直接影响着企业档案工作的开展。在企业档案工作中，要充分认识档案鉴定工作的重要性和紧迫性，克服档案鉴定中存在的难点，找出适合企业档案鉴定工作的方式和方法。 一、 公司对文件的识别 1. 案数量及数量 在社会迅猛发展的大前提下，企业产生的档案数量也与日俱增。在库房面积没有增大和档案鉴定工作进展缓慢的情况下, 档案数量激增与库房存储空间有限的矛盾将进一步加剧。 2. 大型国有档案的保存与使用文件的矛盾 相对于企业的海量档案，档案的利用率却不能与之相匹配。很多档案在进馆后的十年甚至几十年内从未被利用过。 3. 藏档案数字化 档案信息化中一块很重要的内容就是对库藏档案进行数字化。面对数量巨大的馆藏档案，不可能也没有必要对全部的档案进行数字化，不同程度影响了档案信息化的进程。 4. 应对紧急情况 近年来，自然灾害频发。通过档案鉴定，区分不同保管价值的档案，在遇到突发事件的有限时间内，可以有选择地抢救更有价值的档案。 5. 档案使用的范围 一定数量的涉密档案虽早已过了保密期限，但没有通过鉴定解密和降密，按照保密规定和要求，这部分档案所能提供利用的范围很小且不能进入网络环境下的利用平台。 由此可见，企业档案的鉴定工作已经势在必行，刻不容缓。 二、 企业档案鉴定工作难的原因 虽然有关的法律、法规已经对档案鉴定工作进行了规范，鉴定的内容和鉴定程序也较为明确，但总的来说，在企业档案鉴定工作实践中，一直存在许多难点。 1. 文件归档入库难 由于企业档案人员业务水平参差不齐，一些不具备保存价值的文件悄然归档入库，被冠以档案之名长期、永久留存，使档案形成了“良莠不齐，玉石不分”的状况，直接造成了档案鉴定难。 2. 企业档案鉴定难 长期没有开展档案鉴定工作，导致大量失去保存价值或者过期的档案留在库房中，需要鉴定的档案存量积小成大，达到几万甚至十几万卷，增加了档案鉴定难度。 3. 档案存毁的情况 档案的鉴定关系到档案的命运，责任重大，尤其销毁档案的鉴定，涉及档案的存毁，一旦出错，则不可挽回。同时档案鉴定工作既没有明显的利益回报，档案鉴定人员也没有相关标准与规范给予保护，增加了人们对于档案鉴定工作的畏难心理，致使鉴定难。 4. 公司的文件筛选缺乏组织和员工的保障，也是文件筛选难以发现的重要因素 很多企业没有档案鉴定的部门和岗位，就算设置了相关的部门和岗位，大多也都是形同虚设，没有实际的开展档案鉴定工作。 三、 公司文件审查和分阶段实施的基础 1. 企业档案鉴定难 案，档案鉴定的工作量很大，需要花费大量的人力、物力和财力，企业的档案部门很难承受，因此企业的档案鉴定不可能毕其功于一役，只能采取分步实施。 2. 保管期限调整 有些档案没有了保存价值，鉴定的目的是要销毁它们；有些档案可能保存价值下降，需要对保管期限进行调整。因此，不同的档案要分开鉴定，分步实施。 3. 企业档案鉴定工作的风险分析 风险越大，鉴定工作越难顺利开展，反之鉴定工作的阻力就会变小。在当前企业对档案鉴定慎之又慎的情况下，档案鉴定工作从风险较小或者没有风险的档案做起，将是比较可行的选择。所以，档案鉴定工作根据风险的大小，应该采取分步实施的办法，逐步鉴定档案。 4. 时间短，错误严重 大多数企业的档案鉴定主要是为了缓解库房压力，多为突击鉴定。由于工作量大，时间短，容易造成错误。通过档案鉴定的分步实施，首先鉴定没有保管价值的档案，为保管价值相对高的档案换取库房空间，一定程度上延缓这部分档案的鉴定时间，利用这段时间进一步检验档案的保管价值，降低了档案鉴定出错的可能性。 5. 在确定保密文件时，必须首先确定这部分文件的密钥级别，并在解密或删除该文件后进行其他评估 四、 公司文件筛选工作分阶段进行方法 1. 存储期限结束时的文件已保存 档案的保管时间已经超过了其自身的设定的保管期限，但没有被鉴定过，依旧保存在档案库房中。 2. 重复档案的造成 很多企业在整理科技档案，会要求同一项目档案做几套，造成了很多重复档案。在原先的档案管理实行二级管理模式中问题还不算明显，但随着档案实行专业化管理，档案一级管理势在必行，这样重套档案的问题就会突突显。 3. 图书资料的管理 在历史较长企业的档案管理过程中，由于前期档案管理的不规范，会将很多不具备档案属性的资料也列为档案加以管理，大多为印刷品。例如操作手册、工艺手册和年鉴等等。 4. 在低利率的文件中 在企业档案馆中有这样的一部分档案，虽然没有过保管期限，但从未被利用过，或者利用率极低。 5. 非什么档