采购业务执行标准.docxVIP

采购业务执行标准 1.目的 本标准的目的是保证公司采购事项按照相关规定执行，确保采购物料、服务等符合标准要求。 2.定义 指企业在一定的条件下从采购市场获取产品、服务等作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动的规范化。 3.职责 3.1 销售部 销售部人员负责对销售人员销售情况进行统计，将销售订单分解为需求物料订单，发送至生产部执行； 3.2 生产部 生产部应根据销售转化需求订单，制定物料等采购计划或备货需求，发送至采购部执行； 3.3 采购部 依据生产部提供的采购或备货需求，对订单进行合理化分解，发送至相应采购商进行生产、备货，需跟踪采购商生产、备货、送货等情况，确保物料按时到达我司并跟踪到货检验、入库、领用等环节质量情况；新进采购商，采购部需按照相关流程跟踪采购商评审、送样等环节，直至纳入合格供方清单； 3.4 质量部 按照物料检验标准，对其进行检验，确保满足我司要求；执行样品检验及物料年度型式试验； 3.5 技术部 对物料提供相关技术支持，使其满足我司需求； 3.6 财务部 在收到所有需要的文件后进行核对，将采购商的发票与采购申请单、采购订单、收货清单等相关单据进行比对，确保数量与金额相对照，按时执行采购商付款。 4.采购范围 4.1 生产物资：用于生产加工产品的物资； 4.2 非生产物资：包括印刷品、办公用品、劳保用品、耗材、设备备件、工具等； 4.3 资本类采购：包括生产/检测（自制工装、自制设备除外），信息类（硬件+软件），工程基建项目（不包括基本设备的日常维护），装修工程等； 4.4 服务类采购：包括物流运输（加油机整机、配件、快件等）、咨询、审计、维修等。 5.操作过程 5.1 ERP线上采购 按照ERP常规采购流程执行采购工作； 5.2 ERP线下采购 5.2.1 申请 1）请购人或请购人联合技术部负责提供采购物资的技术要求、规格型号等详细参数； 2）请购人应填写采购申请单，并负责提交相关部门领导进行审批后交由采购员执行采购； 5.2.2 批准 采购员需对所有采购申请单进行核准，待确认审批流程无误后，方可实施采购； 5.3 对采购订单、合同或物资价格的申请 5.3.1 采购订单 物资采购订单的保存者，应注意该为公司保密级别较高文件，未经授权者不可查阅； 5.3.2 合同、物资价格 如采购部门以外人员需查阅同采购商签订的合同或物资价格时，需提交申请原由加盖部门公章并需部门领导及总经理签字审批后，方可查阅，同时采购部需进行备案； 5.4 报价及磋商 5.4.1 物资及服务等采购 5.4.1.1 在任何可能和适用的情况下，询价员应根据以下原则就相同层次的物资、服务等取得不同采购商报价： 序列号 采购金额?￥（具体金额根据企业内部实际情况制定） 最少报价采购商数量（家） 1 ￥﹤ 2 2 ￥≥ 3 5.4.1.2 询价员在同采购商进行磋商后，应做好比较记录，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在特殊需求条件下，采购员、询价员、核价员可一起同请购人员与采购商进行磋商； 5.4.1.3 在物资或服务等在质量相同的情况下，原则上选择报价最低的采购商，只有在特殊情况下，如价低者出现质量问题，方可选择报价较高采购商，但需提供书面原因说明，便于以后查阅； 5.5 采购商的开发、选择与评价 5.5.1 产生新物料需求时，应根据相关部门提供的需求清单，原则上应先在现有合格采购商清单中进行寻找，如无，则考虑开发新采购商； 5.5.2 新选采购商，只有在通过我司体系评审合格后，方可纳入我司合格供方清单； 5.5.3 采购新物料时，原则上，只有通过我司质量部样品检验后，方可进行采购。如市场需求紧急或我司无法检验时，需请购部门组织相关部门进行评审，评审通过后需相关部门领导及总经理签批后，方可执行采购； 5.5.4 采购部需联合质量部、技术部等部门根据采购商的质量表现、供货及时率、合作态度等情况进行综合评价，给出供方年度评价汇总并整理出年度合格供方清单； 5.6 付款 5.6.1 小额（**元以下）零星采购由采购部采购员从采购备用金中付现，其它材料采购货款必须通过银行办理转账； 5.6.2 采购部采购员填写银行付款申请单 材料会计将采购商应付款余额（包括暂估）填写在付款申请单备注栏内 财务部经理根据财务部备案的采购合同或供货协议中约定的付款方式进行付款额度的审核签字 出纳付款，对未能按时付款的，财务部要知会采购部，由采购部及时反馈采购商； 5.6.3 除小额零星采购外，原则上其余付款应始终要求银行转账，不支付现金，采购商应始终提供增值税发票。 6.各类物料采购技术指标控制项目（根据企业物料信息） 序号 物料名称或类别 检验项目 技术要求 1 2 备注：根据企业物料信息进行统计，便于采购方位后续按照标准