公文处理办法.doc

行政事务管理 行政事务管理 PAGE 14 公文处理办法—PAGE 13 公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为使公司的公文处理工作进一步规范化，根据国家有关规定，制定本办法。 第二条 公司公文是公司在企业管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理是公文的办理、管理、（整理）立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理必须严格执行国家和上级单位的保密法律、法规，严守企业机密，确保企业秘密的安全。 第五条 公司行政人事部是公司公文处理的管理部门。 第二章 公文的种类 第六条 公司的公文种类主要包括：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等，以及其他适用于企业的文种。 第三章 公文格式 第七条 公司公文一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 （一）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。 （二）上行文应当注明签发人姓名，会签人姓名须在发文稿纸中注明。 （三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （四）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （五）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （六）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办部门加盖印章，联合下发的公文，发文部门都应当加盖印章。 （七）成文日期以负责人签发的日期为准。 （八）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。 （九）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十）会议纪要应在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“主送单位”标注在公文版记中的主题词之下。 第八条 公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。公司公文格式式样附后。 第九条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×290mm），左侧装订。 第四章 行文规则 第十条 行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定一般应逐级行文，不得越级行文；上行文确需越级的，应抄送越过的上级单位。 第十一条 多个部门联合行文或会签，主办部门应先签署意见，进行协商并会签。协商不能达成一致意见的，由主办部门列出各方理据，提出建设性意见呈交领导审议裁定。部门之间对有关问题未取得一致意见的，不得各自行文。 第十二条 “请示”应当一文一事；一般只能主送一个部门，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不能抄送下属单位。 “报告”不得夹带请示事项。 “意见”用于上行文，应当按照请示性公文的程序和要求办理；用于下行文，文种对贯彻执行有明确要求的，所属单位应当遵照执行；无明确要求的，所属单位可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。 第十三条 除上级领导直接交办的事项外，不得以企业名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第十四条 征求意见或会签公文应迅速办理，一个部门最长不得超过三天，否则会签部门应主动向主办部门说明原因。收到承办的公文，承办部门应随时登记，抓紧办理，一般应在三日办结，最长不应超过七天；上级机关限时的公文，要在时限内办理完毕，超过上述时限，主办部门要主动向来文单位说明情况。 第十五条 文电在审批、办理、传阅过程中，每发生一次阅办者的转移，要经过主管部门文秘人员登记，不得横传，以保证文电来去清楚，查询（办）方便。 第五章 发文办理 第十六条 发文办理指以本企业名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 第十七条 草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 （二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在