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电子商务财务的内部控制 内部控制包括内部控制和内部财务控制。电子商务财务环境下的内部控制则是内部财务控制的特殊形式。随着IT技术特别是以Internet为代表的网络技术的发展和应用, 电子商务财务进一步向深层次发展, 这些变革无疑给企业带来了巨大的效益, 但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。 一、 电子商务的产生和发展影响了内部控制 (一) 授权文件或调度 授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制, 在手工财务系统中, 对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章。但在电子商务财务中, 业务人员可利用特殊的授权文件或口令, 获得某种权利或运行特定程序进行业务处理, 由此引起失控而造成损失的案例数不胜数。例如:业务人员被客户收买, 非法取得他人口令绕过批准程序开出销售提单;非法核销客户应收款及相关资料;掌握公司顾客订单密码, 开出假订单, 骗走公司产品等。 (二) 内部控制的有效性 电子商务系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点, 许多应用程序中包含了内部控制功能, 这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序, 如程序发生差错或不起作用, 由于人们依赖性以及程序运行的重复性, 使得失效控制长期不被发现, 从而使系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。 (三) 凭证的控制难度 手工财务系统中严格的凭证制度, 在电子商务财务系统中逐渐减少或消失, 凭证的控制功能弱化, 部分交易几乎没有“痕迹”, 给控制带来一定的难度。 (四) 内部控制的扩 传统的内部控制主要针对交易处理, 而电子商务系统下, 由于系统建立和运行的复杂性, 内部控制的范围相应扩大, 包含了传统手工系统所没有的控制, 如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等。 (五) 在磁性介质中的应用 电子商务系统下财务信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中, 是肉眼不可见的, 很容易被删除或篡改而不会留下痕迹;另外, 电磁介质易受损坏, 所以财务信息也存在丢失或毁坏的危险。 (六) ntearet在财务软件中的应用 网络技术无疑是目前IT发展的方向, 电子商务财务也不可避免受到其深远的影响, 特别是Internet在财务软件中的应用对电子商务财务的影响将是革命性的。目前财务软件的网络功能主要包括:远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等, 实现这些功能就必须有相应的控制, 从而形成电子商务财务内部控制的新问题。 二、 在电子商务的金融环境下，内部控制的主要内容 (一) 电子商务财务的总体控制 一般控制是指任何电子商务财务普遍适用、为系统的安全可靠而对系统构成要素 (人、硬件、软件) 及环境实施的控制。 1. 系统岗位的管理与维护 组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制, 其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度, 以达到相互牵制、相互制约、防止或减少错弊发生的目的。其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。系统管理主要负责系统的硬软件管理工作, 从技术上保证系统的正常运行。包括掌握网络服务器及数据库的超级口令, 负责网络资源分配, 监控网络运行;按照主管人员的要求, 对各岗位分配权限, 对数据的安全保密负责;负责对硬件、软件、数据的管理与维护工作。系统管理岗位应保持相对稳定, 若有变动应办理严格的交接手续。审核岗位主要负责监督计算机及电子商务系统的运行, 防止利用计算机进行舞弊。具体包括:审查机内数据与书面资料的一致性;监督数据保存方式的安全性、合法性, 防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行各环节进行审查, 防止存在漏洞等。 2. 系统的安装与维护 应用系统开发控制是针对系统开发阶段而言的, 具体包括:系统开发前应进行可行性研究和需求分析;开发过程应进行适当的人员分工;按规范收集和保管有关系统的资料并加以保密等。系统建立控制则是针对系统建立阶段而言的, 具体包括:资源的适当配置;系统的调试应有各岗位人员的参与;新的系统应与传统系统并行一段时间并经有关部门审批后才能替代传统系统使用;严格的验收程序等。系统的维护是指日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。系统维护控制就是针对这些工作而实施的控制。 3. 操作权限控制 系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业, 不得超越权限接触系统。系统应制定适当的权限标准体系, 使系统不被越权操作, 从而保证系统的安全。操作权限控制常采用设置口令来实行。操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的标准操作规程进行。标准操作规程包括:软硬件操作规程、作业运行规程、用机时间记