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文件档案双轨制管理模式转型研究我国文件档案双轨制管理模式转型澳大利亚政府数字转型政策的启示

中国采用了“双向体制”和“双元制”的文件格式。“双向体制”是指随着文档文件和电子文件的同步应用程序操作。“双段制”是指文件和电子文件的双重文档。“双向体制”包括“双向体制”，后者比后者更全面、更深入、更进步、更高级。“双轨制”和“双轨制”在过去的实践中发挥了一些优势，如可靠性、互补性、广告教育等。然而,随着技术与观念的发展,“双轨制”逐渐演变为纸质形式与电子形式的交叉流转,“双套制”则正由以纸质形式为主逐步转向以电子形式为主,这反映了我国的文件档案“双轨制”与“双套制”管理模式正在悄然迈向转型,在未来,我国也必将逐步实现以电子为主的“单轨制”管理形式。本文以澳大利亚政府数字转型政策(DigitalTransitionPolicy)为参照,针对我国文件档案当前的“双轨制”管理模式及其转型问题进行研究,旨在以电子文件管理“单轨化”为方向,为进一步优化我国的电子文件管理提出策略。

1电子文件使用的单轨化

纸质与电子形式的共存态势将持续地处于变化之中,大的趋势是纸质文件与电子文件的此消彼长。我国文档管理“双轨制”管理模式的转型,实质是电子文件管理独立化的过程。纸质文档管理在长期发展中因其程序性、痕迹可见性而受到信任,电子文件管理则因缺乏凭证性和长期可读性的保障,在当前未能独立成为文件、档案的管理和保管形式,而只能起到方便流转与利用的作用,在凭证性和长期保存等关键环节,仍要以纸质为主要形式。“双轨制”的“单轨化”,意味着电子形式能够独立、完整地承担文件、档案从形成、流转、管理、利用到长期保存的整个生命周期,并且在电子形式下,管理过程可靠性、结果可靠性以及可利用性都能得到保证。在可见的未来,“双轨制”与“双套制”的发展趋势是将电子文件单轨形成与流转,在归档保管环节实现选择性的“双套”归档,纸质形式将逐渐成为电子形式的备份、副本,“双套制”作为管理结果将转向以电子形式为主、纸质形式为辅。

2提高了分布式保管模式的优势

澳大利亚自2000年之后开始采用集中式的电子文件保管模式,国家档案馆原则上承担对所有具有档案价值的电子文件的保管责任,不管其形式如何,在此之后,澳大利亚对全国的电子文件管理实施统一规划,宏观政策和标准体系逐渐完善,并且国家档案馆(NationalArchive)、澳大利亚政府信息管理办公室(TheAustralianGovernmentInformationManagementOffice,AGIMO)、政府机构信息网络(GovernmentAgenciesInformationNetwork,GAIN)在全国电子文件管理规范化、电子文件管理工作指导和整体发展推进中起到规划、协调、指导的作用,很好地发挥了集中式保管模式的优势。在上述多年的发展基础上,澳大利亚于2011年7月发布“政府数字转型政策”(TheGovernment’sDigitalTransitionPolicy),政策旨在敦促澳大利亚政府机构转向以数字化形式进行文件管理,主要内容与要求是2015年后以电子形式(原生)形成的文件,将只以电子形式移交至国家档案馆。这意味着政府机构的绝大部分文件将以数字形式创建、保存和管理,并且必要时候须对收文进行扫描,从而不再形成新的纸质文件,这将实现澳大利亚政府机构文档管理的全面数字化。

2.1支撑体系“国家政策支撑体系”

数字转型政策的提出背后有相对完备的支撑体系,这一体系同时也是支持转型政策具体实施的指导性内容,由相关目标、计划和参照标准直接构成。

2.2.1限制文档生成的目标目标是生成列表

2.1.3字转型政策评估

这是由国家档案馆提供的自评工具,供文件形成机构针对其信息与文件管理能力进行自我评估,数字转型政策要求机构利用该评估工具,在自2011年至2013年的3年内,每年完成一次针对整个机构的评估,从而综合判断机构的信息与文件管理现状、能力和数字化程度。自评工具包括策略与实践两方面内容,既涉及机构战略层面对数字信息管理的评估,也涉及实践情况的实际水平评估。

2.2数字转型政策的社会环境分析

数字转型政策的提出是基于信息、文件管理数字化的优势(Benefitsofdigitalinformationandrecordsmanagement),而鼓励政府机构实现数字化转型,从其内容和目的结果上反映出数字转型政策的核心是从“效益观”的角度思考和促进政策的实施。国家档案馆向政府机构宣传数字化信息文件管理和减少纸质文件带来的效益,这些效益具体体现在四个方面,一