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学校学生体检服务档案管理.docx

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学校学生体检服务档案管理

第一节档案工作流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1.本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1.立卷部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的档案归档范围,平时做好文件材料的形成、收集、保存,确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料的特点,按规定的案卷类目归卷。

3.次年初,兼职档案员(资料员)对收集、积累的文件材料进行整理(初步立卷)。

4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员(资料员)按立卷要求立卷。

6.兼职档案员(资料员)填写移交清单,并向单位档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计、保安。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编,对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组(由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成)进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第二节档案管理人员职责

1.严格执行《档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规,认真履行自己的职责。

2.热爱档案事业,认真学习档案专业知识,不断提高专业化水平。

3.熟悉业务,了解本单位历史和现状,积极开发档案信息资源,认真编制检索工具,做好提供利用工作。

4.做好档案库房管理工作,定期对档案库房、设施进行检查,发现问题及时报告,妥善处理,搞好卫生,保持档案的清洁,整齐。

5.忠于职守,认真履行档案业务中的监督、检查和指导职责,做好单位内各立卷部门档案的业务指导,对应该归档的文件材料及时验收、归档。

6.热情接待查档人员,迅速准确的提供档案,为查档者提供服务。

7.做好档案利用效果的信息反馈工作及有关情况的统计工作,建立统计台帐。

8.认真做好档案管理日常工作,严格各项管理制度,切实做好档案保密,防止泄密事件发生,确保档案资料的完整、安全。

第三节档案管理制度

为了规范医院的档案管理,提高档案质量,保证档案完整安全,拓展档案的开发利用。结合本院实际情况,特规定如下。

一、档案工作人员设置

(一)档案室归院办管理,设专职档案员2-3名,负责指导各科档案员工作,以及医院全部档案的整理归档、保管及向档案局移交等工作。

(二)各职能科室设立兼职档案员1名,负责本科室档案的收集、整理和归档工作。

二、档案归档

(一)凡反映医院各项工作活动,具有查找利用价值的文件资料,均应按要求归档。

(二)立卷归档时,要遵循档案形成的规律和特点,区别不同的保管期限,做到分类清楚,组卷合理。卷内文件的排列要有秩序,使案卷能够正确地反映医院活动的全貌,便于保管和利用。

(三)归档案卷题名、卷内文件目录及立卷人、立卷时间均应填写清楚,案卷标题要简明确切,保管期限准确,装订要齐整、牢固。

(四)科技、科研档案要填写案卷全引目录和备考表。

(五)各科室档案员于每年4月底前根据《XX区XX医院保管期限表》的内容,将本科室上一年度的档案进行整理立卷并移交档案室,实物档案要随时归档,特殊情况按要求时间归档。

(六)根据医院院志续编工作的要求,各科室档案员于每年的4月底前将本科室上年度的科志上报到综合档案室。

三、档案保管

(一)档案库房内的档案材料,要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号,柜架要排列有序。

(二)调阅搬运档案资料要轻拿轻放,严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料,尽量减少档案的机械磨损。

(三)建立和完善全宗卷,并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。

(四)定期检查档案保管情况,对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。经常检查库房内的温湿度,及时采取各种措施把温湿度控制在标准范围内。

(五)档案库房要保持清洁,库房内严禁吸烟,不得存放与档案管理工作无关的物品。

(六)按照标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、

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