学校学生体检服务档案管理.docx

学校学生体检服务档案管理

第一节档案工作流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1.本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。

4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计、保安。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第二节档案管理人员职责

1.严格执行《档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规，认真履行自己的职责。

2.热爱档案事业，认真学习档案专业知识，不断提高专业化水平。

3.熟悉业务，了解本单位历史和现状，积极开发档案信息资源，认真编制检索工具，做好提供利用工作。

4.做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理，搞好卫生，保持档案的清洁，整齐。

5.忠于职守，认真履行档案业务中的监督、检查和指导职责，做好单位内各立卷部门档案的业务指导，对应该归档的文件材料及时验收、归档。

6.热情接待查档人员，迅速准确的提供档案，为查档者提供服务。

7.做好档案利用效果的信息反馈工作及有关情况的统计工作，建立统计台帐。

8.认真做好档案管理日常工作，严格各项管理制度，切实做好档案保密，防止泄密事件发生，确保档案资料的完整、安全。

第三节档案管理制度

为了规范医院的档案管理，提高档案质量，保证档案完整安全，拓展档案的开发利用。结合本院实际情况，特规定如下。

一、档案工作人员设置

（一）档案室归院办管理，设专职档案员2-3名，负责指导各科档案员工作，以及医院全部档案的整理归档、保管及向档案局移交等工作。

（二）各职能科室设立兼职档案员1名，负责本科室档案的收集、整理和归档工作。

二、档案归档

（一）凡反映医院各项工作活动，具有查找利用价值的文件资料，均应按要求归档。

（二）立卷归档时，要遵循档案形成的规律和特点，区别不同的保管期限，做到分类清楚，组卷合理。卷内文件的排列要有秩序，使案卷能够正确地反映医院活动的全貌，便于保管和利用。

（三）归档案卷题名、卷内文件目录及立卷人、立卷时间均应填写清楚，案卷标题要简明确切，保管期限准确，装订要齐整、牢固。

（四）科技、科研档案要填写案卷全引目录和备考表。

（五）各科室档案员于每年4月底前根据《XX区XX医院保管期限表》的内容，将本科室上一年度的档案进行整理立卷并移交档案室，实物档案要随时归档，特殊情况按要求时间归档。

（六）根据医院院志续编工作的要求，各科室档案员于每年的4月底前将本科室上年度的科志上报到综合档案室。

三、档案保管

（一）档案库房内的档案材料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。

（二）调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，尽量减少档案的机械磨损。

（三）建立和完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。

（四）定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。经常检查库房内的温湿度，及时采取各种措施把温湿度控制在标准范围内。

（五）档案库房要保持清洁，库房内严禁吸烟，不得存放与档案管理工作无关的物品。

（六）按照标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、