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宾馆物资发放管理制度

一、总则

1.目的

为加强宾馆物资管理，规范物资发放流程，确保物资的合理使用与有效控制，保障宾馆运营的正常进行，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于宾馆内所有部门及员工涉及的物资领取与发放相关事宜。

3.基本原则

按需发放原则：根据各部门及岗位实际工作需求，合理发放物资，避免浪费。

审批规范原则：所有物资发放必须经过规定的审批流程，确保发放的合理性与必要性。

账目清晰原则：建立健全物资发放账目，准确记录物资的出入库情况，做到账物相符。

二、物资分类与编码

1.物资分类

客房物资：包括床上用品、洗漱用品、清洁用品等。

餐饮物资：如餐具、食材、饮料等。

办公用品：办公桌椅、电脑、打印机、文具等。

工程维修物资：各类维修工具、零部件、建筑材料等。

其他物资：如客房布草、制服、宣传物料等。

2.物资编码

为便于物资管理与识别，对各类物资进行统一编码。编码规则如下：

采用[X]位数字编码。

第1[X]位代表物资类别。

第[X+1][X]位代表物资小类。

第[X+1][X]位为顺序号。

三、物资发放流程

1.需求申请

各部门根据工作需要，填写《物资需求申请表》，详细注明物资名称、规格、型号、数量、需求日期等信息。

部门负责人对申请内容进行审核，确保需求的合理性与必要性，审核通过后签字确认。

2.审批流程

《物资需求申请表》提交至物资管理部门。

物资管理部门根据库存情况进行初步审核，对于库存充足的物资，直接审批通过；对于库存不足或需特殊审批的物资，提交相关领导审批。

审批通过后的申请表返回物资管理部门。

3.物资发放

物资管理部门根据审批通过的申请表，准备相应物资。

发放人员与领取人当面核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保无误后，双方在《物资发放登记表》上签字确认。

对于贵重物资或有特殊使用要求的物资，发放人员应向领取人进行必要的使用说明与培训。

4.紧急物资发放

如遇紧急情况需要物资，可由使用部门填写《紧急物资需求申请表》，说明紧急情况及物资需求。

部门负责人签字后，直接提交至物资管理部门。

物资管理部门核实情况后，优先发放所需物资，并在事后补办相关审批手续。

四、物资库存管理

1.库存盘点

物资管理部门定期对库存物资进行盘点，确保账物相符。盘点周期为[X]月/季度/半年/年。

盘点前，制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。

盘点过程中，认真核对物资的实际数量、规格、型号等信息，如实记录盘点结果。

盘点结束后，编制《库存盘点报告》，对盘点差异进行分析，并提出处理建议。

2.库存预警

设定各类物资的库存预警线，当库存数量低于预警线时，物资管理部门及时发出预警通知。

预警通知应明确物资名称、当前库存数量、预警线数量等信息，提醒相关部门关注库存情况，及时申请补充物资。

3.库存积压处理

定期清理库存积压物资，对于长期闲置、损坏或已无使用价值的物资，填写《库存积压物资处理申请表》。

经相关领导审批后，按照规定的方式进行处理，如报废、变卖、捐赠等。

处理后的库存积压物资应及时在账目上进行核销，并记录处理情况。

五、物资采购管理

1.采购计划制定

物资管理部门根据库存情况、物资需求预测及各部门的申请，制定物资采购计划。

采购计划应明确物资名称、规格、型号、数量、采购时间等信息，并经相关领导审批。

2.供应商选择与管理

建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估与审核。

定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名录，优先选择优质供应商合作。

3.采购流程

根据采购计划，物资管理部门向合格供应商发送采购订单，明确采购物资的各项要求。

供应商按照订单要求及时供货，物资管理部门对到货物资进行验收。

验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资及时与供应商沟通处理，如退货、换货等。

4.采购合同管理

与供应商签订采购合同，明确双方的权利与义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。

对采购合同进行分类归档管理，跟踪合同执行情况，确保合同的有效履行。

六、物资使用监督

1.部门内部监督

各部门负责人负责对本部门物资的使用情况进行监督，确保物资的合理使用，杜绝浪费现象。

定期检查本部门物资的库存情况，对物资的领用、消耗进行统计分析，发现问题及时采取措施。

2.物资管理部门监督

物资管理部门定期对各部门物资的使用情况进行抽查，检查物资的使用是否符合规定，是否存在违规领用、浪费等现象。