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印章证书使用管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司印章和证书的管理，规范印章和证书的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。

3.定义

公司印章：包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。

证书：指公司颁发的各类资质证书、荣誉证书、员工工作证件等。

4.管理原则

合法性原则：印章和证书的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定。

严肃性原则：严格履行审批程序，确保印章和证书使用的严肃性和权威性。

安全性原则：加强印章和证书的保管，防止丢失、被盗用或滥用。

二、印章管理

1.印章的刻制

公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需要，按照国家有关规定办理刻章手续。

刻制印章必须到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行，不得私自刻制。

新印章刻制完成后，行政部门应及时登记备案，并将印章交由专人保管。

2.印章的保管

公司设立印章保管专柜，指定专人负责印章的保管。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管制度。

印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自携带印章外出。如因工作需要必须携带印章外出的，需经公司领导批准，并办理相关手续。

印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏或丢失的情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。

3.印章的使用

使用范围

公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。

法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关业务的办理。

合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等。

财务专用章：用于公司财务收支、结算等相关业务的办理。

使用流程

用印申请人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并签字确认。

将《印章使用申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况进行审核，并签署意见。

经部门负责人审核同意后，将《印章使用申请表》提交给分管领导审批。分管领导应根据公司相关规定和实际情况进行审批，并签署意见。

印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，对用印文件进行认真核对，确认无误后在用印处加盖印章，并做好用印登记。

用印完毕后，印章保管人员应将《印章使用申请表》存档保管，以备查阅。

特殊情况处理

如遇紧急情况，无法按照正常流程进行用印审批的，用印申请人应电话请示公司领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。

对于涉及公司重大事项或金额较大的合同、协议等文件的用印，必须经公司法定代表人签字批准后方可用印。

三、证书管理

1.证书的颁发

公司各类资质证书、荣誉证书等由相关部门负责办理和颁发。办理完成后，应及时将证书原件交行政部门统一保管。

员工工作证件由人力资源部门负责制作和发放。员工入职时，人力资源部门应及时为其办理工作证件，并告知员工工作证件的使用规定和注意事项。

2.证书的保管

行政部门设立证书保管专柜，指定专人负责证书的保管。证书保管人员应建立证书保管台账，详细记录证书的名称、颁发时间、有效期、保管状态等信息。

证书保管人员应定期对证书进行检查，确保证书的完好无损。如发现证书有损坏或丢失的情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。

3.证书的使用

使用范围

公司资质证书：用于公司参与项目投标、资质年检、业务拓展等相关活动。

荣誉证书：用于公司宣传、员工表彰等相关活动。

员工工作证件：用于员工身份识别、出入公司办公区域等。

使用流程

用证申请人填写《证书使用申请表》，详细注明用证事由、用证证书名称、用证时间等信息，并签字确认。

将《证书使用申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况进行审核，并签署意见。

经部门负责人审核同意后，将《证书使用申请表》提交给分管领导审批。分管领导应根据公司相关规定和实际情况进行审批，并签署意见。

证书保管人员根据审批后的《证书使用申请表》，对用证证书进行认真核对，确认无误后将证书提供给用证申请人，并做好用证登记。

用证完毕后，用证申请人应及时将证书归还证书保管人员，并在《证书使用申请表》上注明归还时间。证书保管人员应认真核对归还证书的完整性和准确性，确认无误后在《证书使用申请表》上签字确认。

特殊情况处理

如遇紧急情况，无法按照正常流程进行用证审批的，用证申请人应电话请示公司领导同意后，先行使用证书，并在事后及时补办审批手续。

对于涉及公司重要项目或重大活动的证书使用，必须经公司法定代表人签字批准后方可用证。

四、印章证书的废止与