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(新)档案及合同管理制度

一、总则

为加强公司档案及合同管理，有效地保护和利用档案及合同资料，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门及员工在档案与合同的形成、收集、整理、保管、利用等各个环节的管理活动。档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。合同管理则以合法性、严密性、可行性为指导，贯穿合同从签订到履行完毕的全过程。

二、档案管理

（一）档案范围

公司档案涵盖了行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等多个类别。行政档案包括公司各类规章制度、会议纪要、工作汇报、通知公告等；人事档案包含员工的招聘资料、培训记录、绩效考核、薪资福利等相关文件；财务档案有会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等；业务档案则涉及市场调研、项目策划、客户资料、销售合同等与公司业务开展直接相关的文件资料。

（二）档案收集

1.责任主体：各部门是档案收集的责任部门，指定专人负责本部门档案的收集工作。该负责人需具备较强的责任心和档案管理意识，熟悉本部门业务流程，能够准确识别和收集有保存价值的文件资料。

2.收集要求：档案收集应遵循及时、完整、准确的原则。各部门在日常工作中，应及时将办理完毕的文件资料进行收集整理，确保不遗漏重要信息。对于重要文件，如合同、协议等，应收集原件；无法收集原件的，需收集具有同等法律效力的复印件，并注明原件存放地点。

3.收集流程：各部门档案收集人员每月对本部门产生的文件资料进行一次清理和收集，将收集到的档案按照类别进行初步分类，并填写《档案收集清单》，经部门负责人审核签字后，移交至公司综合档案室。

（三）档案整理

1.分类标准：综合档案室收到各部门移交的档案后，按照档案的类别、年度、保管期限等进行详细分类。例如，行政档案可分为行政管理、党群工作、后勤保障等二级类目；业务档案可根据不同的业务领域进一步细分。

2.编号规则：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用“全宗号-类别号-年度-保管期限-案卷号-件号”的结构，确保档案的有序管理和快速查询。

3.装订与编目：对于纸质档案，应进行规范的装订，去除金属物，采用线装或胶粘等方式，确保档案的牢固和整齐。同时，编制档案目录，包括档案的题名、日期、保管期限、存放位置等信息，以便于检索和利用。

（四）档案保管

1.保管设施：公司应设立专门的档案库房，配备必要的保管设施，如档案柜、密集架、温湿度调节设备、消防器材等。档案库房应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等良好的环境条件，确保档案的安全保存。

2.保管期限：根据档案的重要性和保存价值，确定不同的保管期限，分为永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。对于涉及公司核心机密、重要历史资料等的档案，应永久保存；对于一般性的业务档案和行政档案，可根据实际情况确定长期或短期保管期限。

3.定期检查：综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。检查内容包括档案的存放状况、完整性、安全性等，发现问题及时处理，并做好检查记录。

（五）档案利用

1.利用权限：公司员工因工作需要可以查阅、借阅档案。查阅、借阅档案应遵循严格的审批程序，根据档案的密级和重要程度，确定不同的审批权限。一般员工查阅、借阅普通档案，需经部门负责人批准；查阅、借阅机密档案，需经公司分管领导批准。

2.利用流程：员工查阅、借阅档案时，需填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、用途、期限等信息，经相关领导审批后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。查阅档案时，应在档案室内进行，不得带出室外；借阅档案时，应按照规定的期限归还，如有特殊情况需要延期，需办理延期手续。

3.保密要求：查阅、借阅档案的员工应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应采取相应的保密措施，确保档案信息的安全。

（六）档案销毁

1.销毁鉴定：定期对保管期限已满的档案进行销毁鉴定。由综合档案室会同相关部门组成鉴定小组，对档案进行全面审查，确定是否可以销毁。对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。

2.销毁审批：《档案销毁清册》经公司领导审批同意后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。

三、合同管理

（一）合同签订前的管理

1.合同调研：在签订合同前，业务部门应对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行详细的调研。通过查询工商登记信息、了解其过往的业务往来情况、要求提供相关的财务报表等方式，全面评估合同对方的可靠性。

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