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公司手机及手机卡使用管理办法

总则

为加强公司手机及手机卡的管理，规范使用行为，合理控制费用支出，确保公司通信业务的正常开展，结合公司实际情况，特制定本办法。本办法适用于公司各部门及全体员工。

手机及手机卡的配备与发放

配备原则

公司根据员工岗位性质、工作需要和业务范围，确定是否为员工配备手机及手机卡。配备标准分为三个级别：

-高级别：适用于公司高层管理人员、市场拓展部门负责人及经常需要外出与重要客户沟通、处理紧急事务的人员。配备高端智能手机及较高额度的通话套餐手机卡。

-中级别：适用于业务部门主管、项目负责人等，工作中需要频繁与内部员工、合作伙伴进行沟通协调的人员。配备中高端智能手机及中等额度的通话套餐手机卡。

-低级别：适用于一般行政人员、后勤保障人员等，日常工作中主要通过固定电话或内部通讯工具进行沟通，仅在必要时使用手机的人员。配备普通智能手机及较低额度的通话套餐手机卡。

申请流程

员工因工作需要申请配备手机及手机卡，需填写《手机及手机卡配备申请表》，详细说明申请理由、所需配备级别等信息，经所在部门负责人审核签字后，报行政部门审批。行政部门根据员工岗位需求和公司实际情况进行评估，对于符合配备条件的，报公司领导批准后予以发放。

发放管理

-行政部门负责手机及手机卡的统一采购和发放工作。采购时应选择正规渠道，确保设备和卡的质量和售后保障。

-手机及手机卡发放时，行政部门需与领用员工签订《手机及手机卡领用协议》，明确双方的权利和义务。协议内容包括设备型号、手机号码、套餐标准、使用期限、保管责任、费用报销规定等。

-员工领用手机及手机卡后，应妥善保管，如有丢失或损坏，需及时向行政部门报告，并按照相关规定进行处理。

手机及手机卡的使用规范

工作使用

-员工应将公司配备的手机及手机卡主要用于工作相关事务，包括与客户沟通、内部工作协调、业务信息传递等。不得将其用于私人用途，如长时间聊天、玩游戏、浏览无关网页等。

-在工作时间内，员工应保持手机畅通，及时接听工作电话，回复工作短信和消息。如因特殊情况无法接听电话，应及时回复短信或通过其他方式说明情况。

-对于重要的工作通话和信息，员工应做好记录，以便后续查询和跟进。

私人使用

-员工在非工作时间内可以适度使用公司配备的手机及手机卡进行私人事务，但应控制使用频率和费用。私人使用产生的费用不得超过套餐内免费额度的一定比例（具体比例根据套餐标准和岗位级别确定）。

-严禁员工利用公司手机及手机卡进行违法违规活动，如发送诈骗信息、传播淫秽内容等。如有违反，公司将依法追究其法律责任。

外借规定

公司配备的手机及手机卡原则上不得外借他人使用。如因特殊情况需要外借，需提前向行政部门提出申请，经批准后方可外借。外借期间，借用人应遵守公司的使用规定，如有损坏或产生额外费用，由借用人承担赔偿责任。

信息安全

-员工应严格遵守公司的信息安全规定，不得将公司手机及手机卡中的重要业务信息、客户资料等泄露给他人。

-手机应设置必要的安全密码和加密措施，防止信息被盗取。如发现手机丢失或被盗，应立即向公司报告，并采取挂失、冻结等措施，以保护公司信息安全。

费用管理

费用报销

-公司为配备手机及手机卡的员工报销一定额度的通讯费用，具体报销标准根据岗位级别和套餐标准确定。费用报销周期为每月一次，员工需在每月的指定日期前将上月的手机话费账单打印出来，并填写《通讯费用报销申请表》，经所在部门负责人审核签字后，报财务部门审批。

-财务部门在审核费用报销时，应严格按照公司规定的标准进行审核，对于超出报销标准的费用，不予报销。如发现员工有虚报、冒领费用的行为，将追回已报销的费用，并给予相应的处罚。

费用监控

-行政部门应定期对员工手机及手机卡的使用费用进行监控，建立费用台账，及时掌握费用支出情况。对于费用异常高的员工，应及时进行调查和沟通，了解原因并督促其规范使用。

-财务部门应加强对通讯费用报销的审计工作，定期对费用报销情况进行检查，确保费用支出的合理性和合规性。

手机及手机卡的维护与更新

维护责任

-员工负责公司配备手机的日常维护和保养，保持手机的清洁和正常运行。如手机出现故障，应及时向行政部门报告，由行政部门安排维修。

-因员工使用不当或保管不善造成手机损坏的，维修费用由员工承担。如手机损坏无法修复，员工需按照手机的折旧价值进行赔偿。

维修流程

-员工发现手机故障后，应填写《手机维修申请表》，说明故障情况和发现时间。行政部门接到申请后，应及时联系手机售后服务商进行维修。

-维修过程中，行政部门应跟踪维修进度，确保维修工作按时完成。维修完成后，应进行验收，确保手机恢复正常使用。

更新规定

-公司根据手机的使用年限、性能状况和业务发展需要，定期对手机进行更