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合同档案管理及档案利用管理制度内容

合同档案是企业在经济活动中形成的重要历史记录，它不仅反映了企业的经营管理状况，还在维护企业合法权益、保障企业正常运营等方面发挥着关键作用。为了加强合同档案的科学管理，提高档案的利用效率，特制定本合同档案管理及档案利用管理制度。

合同档案管理的总体要求

合同档案管理应遵循集中统一、分类管理、安全保密、便于利用的原则。集中统一管理是指企业的合同档案应由专门的档案管理部门或指定的专人负责收集、整理、保管和提供利用，确保档案的完整性和系统性。分类管理要求根据合同的性质、类型、时间等因素对合同档案进行科学分类，以便于查找和利用。安全保密是合同档案管理的重要原则，要采取必要的安全措施，防止档案的损坏、丢失和泄露。便于利用则是档案管理的最终目的，要通过合理的管理方法和技术手段，为企业各部门和相关人员提供便捷的档案查询和利用服务。

合同档案的收集与整理

收集范围

合同档案的收集范围包括企业在生产经营活动中签订的各类合同，如买卖合同、租赁合同、借款合同、建设工程合同、技术合同等。具体包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、授权委托书、招投标文件、谈判记录、往来函件等与合同签订、履行相关的所有文件材料。

收集要求

各部门在合同签订、履行过程中，应及时将相关文件材料收集齐全，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。一般情况下，合同签订后一个月内，承办部门应将合同原件及相关附件移交档案管理部门；合同履行过程中产生的补充协议、变更协议等文件，应在文件形成后及时移交。档案管理部门应定期对各部门的合同档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集的完整性和及时性。

整理方法

档案管理部门收到合同档案后，应按照一定的方法进行整理。首先，对合同档案进行分类，可按照合同的性质分为经济合同、技术合同、劳动合同等大类，然后在每一大类下再按照合同的类型进行细分，如经济合同可分为买卖合同、租赁合同等。其次，对合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查询。编号方法可采用年度合同类别顺序号的形式，如2024经济合同001。最后，将整理好的合同档案装入档案盒，并在档案盒上标注档案的名称、编号、年度等信息。

合同档案的保管

保管条件

合同档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件。档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案库房应配备必要的消防设备、除湿设备、防虫药品等，确保档案的安全保存。

保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和有效期确定。一般来说，重要合同的保管期限为长期，即永久保存；一般合同的保管期限为短期，可根据合同的有效期确定保管期限，如合同有效期为5年，则保管期限可确定为10年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的合同档案，可按照规定的程序进行销毁。

保管措施

档案管理部门应建立健全合同档案保管制度，加强对档案库房的管理。定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案的损坏、霉变等问题。对重要合同档案应进行备份，可采用纸质备份和电子备份相结合的方式，确保档案的安全性和可靠性。同时，要严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

合同档案的利用

利用范围

合同档案的利用范围包括企业内部各部门和相关人员，以及外部司法机关、审计机关、税务机关等。企业内部各部门和相关人员因工作需要可查阅、复制合同档案；外部司法机关、审计机关、税务机关等因执法、审计等需要，可依法查阅、复制合同档案。

利用程序

企业内部人员查阅、复制合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、复制手续。档案管理部门应按照规定的程序进行审核，对符合条件的申请予以办理。查阅、复制合同档案时，应遵守档案管理部门的规定，不得损坏、涂改档案，不得将档案带出档案库房。外部司法机关、审计机关、税务机关等查阅、复制合同档案，应出具相关的介绍信和工作证件，经企业领导批准后，到档案管理部门办理查阅、复制手续。档案管理部门应积极配合外部机关的工作，按照规定的程序提供档案查阅、复制服务。

利用方式

合同档案的利用方式主要包括查阅、复制和摘录。查阅是指利用者到档案管理部门直接查看合同档案；复制是指利用者通过复印、扫描等方式获取合同档案的副本；摘录是指利用者从合同档案中摘录相关的内容。档案管理部门应根据利用者的需求，提供相应的利用方式。同时，要做好档案利用的登记工作，记录利用者的姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。

合同档案的鉴定与销毁

鉴定工作

档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，鉴定工作应由档案管理部门会同企业相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据合同档案的保管期限、重要程度等因素，对档案进行全面审查，确定档案是否