某游泳俱乐部行政办公规范方案.doc

某游泳俱乐部行政办公规范方案

第一章总则

第一节目的与依据

为适应游泳事业蓬勃发展的新形势，满足俱乐部会员日益增长的优质服务需求，进一步规范行政办公流程、提升工作效率、强化内部管理，保障俱乐部各项工作有序运转，依据《中华人民共和国劳动法》《全民健身条例》等法律法规及俱乐部章程，结合实际运营情况，制定本方案。

第二节适用范围

本方案适用于俱乐部全体员工，包括行政管理人员、教练团队、后勤保障人员及其他在岗人员，覆盖日常办公、会议组织、文件管理、物资保障等所有行政办公环节。

第三节基本原则

坚持“高效规范、服务为先、协作共赢、廉洁自律”原则，以提升行政办公质效为核心，以保障会员服务和俱乐部发展为目标，推动行政工作与业务工作深度融合，助力俱乐部在游泳事业发展浪潮中实现高质量成长。

第二章办公秩序管理

第一节工作时间与考勤

1.行政人员实行每周五天工作制（周一至周五），工作时间为9:00-18:00，午休12:00-13:30；教练及运营人员根据课程安排和会员需求实行弹性工作制，但需提前报备行政部门并遵守考勤规定。

2.全体员工需通过指纹或人脸识别系统每日打卡两次（上班、下班），因公外出需提前在OA系统提交《外出申请单》，经部门负责人审批后方可离岗；未履行手续视为旷工。

3.请假流程：员工需提前1-3个工作日提交《请假申请单》（病假需附医院诊断证明），事假1天内由部门负责人审批，2天及以上由总经理审批；年假、婚假、产假等按国家规定执行，需提前15天申请。

4.考勤处罚：迟到早退10分钟内扣50元，30分钟内扣100元，超过1小时按旷工半天处理；旷工1天扣3天工资，连续旷工3天或年度累计旷工5天，解除劳动合同。

第二节办公环境维护

1.各部门划分卫生责任区，每日下班前15分钟进行清洁整理；个人工位需保持整洁，文件资料分类存放，办公用品摆放有序。

2.公共区域（会议室、走廊、茶水间）禁止吸烟、乱扔垃圾、大声喧哗；茶水间使用后需及时清理，节约用水用电，下班关闭所有办公设备电源。

3.办公区域绿化由行政部门定期维护，员工需爱护绿植，不得随意损坏或挪动植物位置。

第三节办公设备使用

1.电脑、打印机、复印机等设备需按操作规范使用，禁止安装与工作无关的软件；打印机设置双面打印模式，减少纸张浪费。

2.电话用于公务沟通，禁止长时间私人通话；行政部门每月核对电话费用，超额部分由个人承担。

3.网络使用需遵守国家网络安全规定，禁止访问非法网站或下载可疑文件，防止信息泄露或病毒入侵。

第三章会议管理

第一节会议分类与组织

1.管理层例会：每周一上午9:30召开，参会人员为总经理、部门负责人，议题包括上周工作复盘、本周计划部署、重大事项决策；由行政部门提前1天发送会议通知及议程。

2.部门例会：每周五下午16:00召开，各部门自行组织，总结本周工作、安排下周任务，行政部门不定期列席监督。

3.全体员工大会：每月最后一个周五下午召开，通报俱乐部月度经营情况、表彰优秀员工、宣贯重要制度；需提前3天通知全体员工。

4.专项工作会议：针对赛事筹备、会员活动、设施改造等专项任务召开，由牵头部门发起，明确参会人员、时间、地点及材料准备要求。

第二节会议纪律与决议执行

1.参会人员需提前5分钟到场签到，迟到者需向会议主持人说明原因；会议期间手机调至静音或关机，不得随意离场或交头接耳。

2.会议记录由行政部门或牵头部门负责，需明确决议事项、责任人、时间节点，会后24小时内分发至参会人员及相关部门。

3.决议事项需严格执行，责任人需按时完成任务并向会议发起人汇报进展；未按时完成的需说明原因，连续两次未完成者纳入月度考核。

第四章文件档案管理

第一节文件起草与审批

1.文件格式规范：标题为黑体三号，正文为宋体小四，行距1.5倍，页边距上下2.54cm、左右3.17cm；内容需准确严谨，语言简洁，避免歧义。

2.内部文件起草由部门指定人员负责，部门负责人审核后提交行政部门复核；外部文件（如对外合作协议）需经法务部门审核后报总经理审批。

3.文件编号规则：行政文件为“XX-YX-YYYY-MM-DD-XX”（XX为俱乐部缩写，YX为行政，YYYY为年份，MM为月份，DD为日期，XX为序号），其他部门文件按对应缩写编号。

第二节文件分发与存档

1.文件分发按范围执行：内部通知发送至相关部门，外部文件发送至合作单位；分发需登记《文件分发记录表》，确保接收人签字确认。

2.档案分类：分为行政档案（制度、会议纪要）、人事档案（员工简历、合同）、会员档案（会员信息、课