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2026年供水公司公章证照分级审批管理制度

第一章总则

第一条为规范公司公章、证照的使用与审批管理，防范公章证照滥用、盗用风险，保障公司供水生产、管网运维、用户服务等经营活动合法合规开展，依据《印章治安管理办法》《中华人民共和国公司法》《城市供水条例》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司供水业务实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有公章（包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门专用章等）及核心证照（包括取水许可证、供水营业许可证、水质检测资质证书、安全生产许可证、营业执照等）的申领、使用、审批、保管、归还全流程管理，覆盖公司总部及各供水站、运维分部等分支机构。

第三条公章证照管理遵循四大原则：一是分级审批原则，根据使用场景、涉及供水业务规模/事项重要程度划分审批权限，不同层级事项由对应权限人员审批；二是全程留痕原则，所有使用、审批、交接行为均书面记录，可追溯；三是安全保管原则，指定专人保管公章证照，落实防盗、防丢失措施；四是合规使用原则，严格按照法律法规及公司规定使用，严禁私盖、滥盖公章或出借证照，确保供水业务相关用章用证合规。

第四条各部门职责划分：行政部门为核心责任部门，负责公章证照的统一保管、使用登记、审批流程对接、定期盘点；法务部门负责审核公章证照使用的合规性，尤其是供水工程合同、用户供水协议等用章的法律风险；财务部门负责财务专用章、发票专用章的使用审核；管理层按分级权限负责公章证照使用的最终审批，其中公司公章重大供水业务事项使用需经法定代表人或其授权人审批。

第二章公章证照分类与管理责任

第五条公章分类及管理：一类公章为公司公章、法定代表人章，由行政部门指定专人（保管人）存入带锁保险柜保管，钥匙由保管人专人持有，保险柜密码单独封存备案；二类公章为财务专用章、合同专用章，财务专用章由财务部门专人保管，合同专用章由行政部门专人保管，均需存入专用保管柜，其中合同专用章仅用于供水工程合同、用户供水协议等正式合同签订；三类公章为部门专用章（如运维部章、客服部章、供水站章），由对应部门/站点指定专人保管，仅可用于部门/站点内部非对外业务，不得用于对外签订合同、出具供水资质证明等。

第六条证照分类及管理：核心证照（取水许可证、供水营业许可证、水质检测资质证书、营业执照正副本）由行政部门专人保管，存入防潮、防火的证照柜，复印件需加盖“仅供XX使用”字样后才可对外提供；普通证照（如供水设施检测报告、运维备案文件）由对应业务部门保管，行政部门留存复印件备案，其中取水许可证复印件对外提供时需额外注明供水区域及使用用途。

第七条保管人责任：保管人需签订《公章证照保管责任书》，明确保管责任，离职或调岗时需完成公章证照交接，填写交接清单，由行政部门负责人监交，交接完成后方可办理离职/调岗手续；保管人不得擅自将公章证照交予他人保管，不得私自携带公章证照外出，确需外出的（如现场办理供水资质年检）需按审批流程办理。

第三章分级审批权限划分

第八条一类公章（公司公章、法定代表人章）审批权限：一是日常非重大事项（如普通供水业务函件、内部管理制度公示），由部门负责人审核、行政部门负责人复核、分管副总审批；二是重大事项（如大额供水工程合同、供水特许经营协议、对外投资合作、诉讼相关文件），需经部门负责人审核、法务部门合规审核、分管副总复核、法定代表人（或授权人）最终审批；三是对外出具证明类文件（如用户用水证明、员工在职证明、供水资质证明），由客服部/对应业务部门审核、行政部门负责人审批。

第九条二类公章（财务专用章、合同专用章）审批权限：一是财务专用章，仅用于水费收缴结算、银行对账、发票开具等财务业务，单笔金额低于一定标准的由财务部门负责人审批，高于标准的需经财务负责人及分管财务副总审批；二是合同专用章，用于对外签订供水工程合同、用户供水协议等各类合同，金额低于一定标准的由业务部门负责人审核、法务部门审核、行政部门负责人审批，高于标准的需经分管副总及法定代表人（或授权人）审批。

第十条三类公章（部门专用章）审批权限：仅可用于部门内部文件流转、内部沟通函件（如运维部内部检修通知、客服部用户工单流转），使用前需经部门负责人审批，不得用于对外签订供水相关合同、出具用水资质证明等业务，违规使用的追究部门负责人及使用人责任。

第十一条证照使用审批权限：核心证照原件使用（如办理取水许可证延续、供水营业许可证年检），由业务部门提交申请，部门负责人审核、行政部门负责人审批；核心证照复印件对外提供（如招投标、用户供水资质核验），由业务部门申请，注明使用用途及供水业务场景，部门负责人审批后，行政部门加盖限定用途章方可提供；普通证照使用由对应业务部门负责人审批。

第四章使用审批流程管理

第十二条申请发起：使用公章证