2026年烟草制品公司采购退货理赔管理制度.docxVIP

2026年烟草制品公司采购退货理赔管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购物资退货理赔管理，保障采购物资质量合规性，明确退货理赔责任边界，降低采购损失，同时严格遵守烟草专卖相关法律法规及采购管理规范，结合烟草制品行业采购特性（含烟叶、卷烟纸、滤嘴棒、包装物料等物资采购场景）及公司实际，依据《中华人民共和国烟草专卖法》《中华人民共和国民法典》（合同编）《烟草行业采购管理规范》等法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及各所属机构所有采购物资的退货申请、质量定损、理赔协商、款项追回全流程管理；涵盖原辅材料、包装物料、设备配件、劳保用品等所有采购品类，涉及自有采购人员、外协供应商开展的所有采购退货理赔相关活动。

第三条采购退货理赔遵循“合规定损、责任清晰、及时理赔、全程追溯”的核心原则：按合同约定及行业标准核定退货及理赔依据，无违规定损情况；明确采购方、供应商的责任边界，不推诿理赔责任；退货理赔流程高效推进，及时追回损失；退货理赔过程全程留痕，可追溯每笔退货理赔的审批、协商、执行轨迹。

第四条公司采购部为退货理赔管理归口管理部门，负责发起退货申请、与供应商协商理赔事宜、跟踪理赔进度；质量管理部负责核查退货物资质量问题、出具质量定损报告；财务部负责核算理赔金额、跟进理赔款项到账；审计部负责核查退货理赔记录真实性及合规性；法务部负责提供退货理赔法律支持、处理合同纠纷；总经理办公会负责审定重大退货理赔事项及责任追究结果。

第二章管理组织与职责

第五条采购退货理赔专项小组组成：组长由公司采购分管领导担任，成员包括采购部负责人、质量管理部负责人、财务部负责人、审计部负责人、法务部负责人，确保退货理赔全环节管控到位。

第六条专项小组职责：审定公司退货理赔管理细则及纠纷处置预案；协调解决跨部门质量定损、金额核算等协作问题；每季度开展退货理赔专项检查，核查理赔记录完整性、损失追回率；分析退货理赔数据，优化采购质量标准、供应商筛选策略；审定重大退货理赔事项及责任追究结果，督促相关方落实整改措施。

第七条采购部职责：结合烟草采购质量要求及采购合同约定，制定差异化的退货理赔执行标准；建立退货理赔申请体系，明确申请条件、审批流程、协商要求；安排专人对接供应商，发起退货申请并沟通理赔事宜；收集整理退货物资相关采购单据、验收记录，作为理赔依据；跟踪退货物流及理赔款项到账进度；第一时间处置退货理赔异常，如供应商拒不理赔、定损争议等问题；建立退货理赔档案，留存申请单、定损报告、协商记录、理赔凭证等资料；对采购人员开展退货理赔培训，讲解定损标准、协商技巧、合规要求。

第八条质量管理部职责：接收采购部提交的退货物资质量核查申请，在规定时限内完成现场核验；依据烟草行业质量标准及合同约定，出具客观公正的质量定损报告，明确质量问题类型、责任主体；配合采购部与供应商沟通定损结果，提供技术支持；对因采购质量管控不到位导致的退货理赔，分析问题根源并提出整改建议。

第九条财务部职责：根据质量定损报告及采购合同，核算退货金额、理赔违约金、运输损耗等相关费用；核查理赔金额计算准确性，确保符合合同约定；跟踪理赔款项到账情况，及时入账并反馈至采购部；对退货理赔涉及的资金支出、款项追回进行账务处理，留存财务凭证。

第十条采购作业人员职责：严格按验收标准核对到货物资，发现质量问题立即上报；收集整理采购合同、验收记录、质量检测报告等退货理赔佐证材料；配合质量管理部开展退货物资质量核验，如实提供验收过程信息；协助采购部与供应商对接退货理赔事宜，记录协商过程；发现供应商违规供货、拒不配合理赔等情况，立即上报采购部负责人。

第三章退货理赔范围与标准

第十一条退货范围：

（一）质量不合格类：烟叶等级与采购约定不符、卷烟纸物理指标不达标、滤嘴棒尺寸偏差超出允许范围、包装物料印刷质量缺陷等不符合烟草行业质量标准的采购物资；

（二）交付违规类：供应商未按合同约定时间交货、交付物资数量与订单不符、批次信息与采购要求不一致的采购物资；

（三）合规违规类：无烟草专卖品供货资质、物资检测报告缺失、环保指标不达标等不符合法规及公司采购合规要求的采购物资；

（四）其他类：因公司采购计划调整且合同约定可退货、供应商自愿接受退货的采购物资。

第十二条理赔标准：

（一）质量责任理赔：因供应商原因导致物资质量不合格的，供应商需全额退还采购款项，承担退货运输费用，按合同约定支付违约金；造成公司生产线停工、质量事故等额外损失的，需另行赔偿实际损失；

（二）交付责任理赔：供应商逾期交货的，按合同约定的日违约金标准支付违约金；数量短缺的，需在规定时限内补齐货物或退还短缺部分款项；批次信息不符的，需无偿更换符合要求的物资并承担相关费用；

（三）合规责任理赔：因供应商资质不全、资料缺失导致物资无法入