进口物资采购供应工作制度.docxVIP

进口物资采购供应工作制度

为规范进口物资采购供应管理流程，保障物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，防范采购风险，提高资金使用效率，结合企业实际业务需求，制定本工作制度。本制度适用于企业各部门因生产、研发、运营等需要采购的进口物资，包括但不限于原材料、设备、零部件、实验室试剂、专用工具等非贸易性质物资的采购及供应全流程管理。

一、职责分工

（一）需求部门：负责提出进口物资采购需求，明确物资的技术参数、规格型号、数量、质量标准、交货时间等关键信息；参与供应商技术评审，提供技术支持；负责到货后的初步验收及使用过程中的质量反馈；配合采购部门完成需求变更、紧急采购等特殊情况的协调工作。需求部门需指定专人作为需求对接人，全程跟进需求落地，确保信息传递的准确性和及时性。

（二）采购部门：作为进口物资采购的核心执行部门，负责供应商开发、筛选、准入审核及动态管理；组织采购招标（如需）、合同谈判与签订；跟踪订单执行进度，协调解决物流、通关等环节的突发问题；监督供应商履约情况，处理质量异议及违约索赔；建立采购台账，记录采购过程关键节点信息，定期向管理层汇报采购执行情况。采购部门需设置专职进口采购岗，要求具备国际贸易知识、海关法规、外汇管理等专业能力，熟悉HS编码归类、原产地规则等通关实务。

（三）物流部门：负责进口物资的国际运输、清关、国内配送及仓储管理。具体包括：根据采购合同约定选择运输方式（海运、空运、陆运），协调船公司/航空公司订舱；办理报关、报检手续，准备报关单、装箱单、发票、原产地证、提单、进口许可证（如需）等通关文件；缴纳关税、增值税及其他税费；跟踪货物运输状态，及时向采购部门反馈物流异常；完成货物到厂后的短驳运输，与仓储部门办理交接手续。物流部门需与第三方物流服务商建立长期合作机制，定期评估其服务质量，确保物流链路的稳定性。

（四）质量控制部门：负责进口物资的质量检验与验收。根据行业标准、企业内部标准及合同约定的质量条款，制定检验方案，明确检验项目（如外观、性能、尺寸、成分等）、抽样方法、判定标准；实施现场检验或委托第三方检测机构（如需）进行检测，出具检验报告；对不合格物资提出处理意见（如退货、换货、索赔），并跟踪处理结果；建立质量档案，记录每批次物资的检验数据及质量问题处理情况，为供应商评估提供依据。

（五）财务部门：负责进口物资采购的资金预算审核、外汇支付、账务处理及成本核算。具体包括：审核采购需求的预算合规性，确保采购资金在预算范围内；根据合同约定的付款方式（如T/T、信用证、D/P等）办理外汇支付手续，协调银行完成跨境结算；核对采购发票、报关单、付款凭证等单据的一致性，完成账务登记；定期与采购部门核对应付账款，分析采购成本变动趋势，提出成本优化建议。财务部门需严格遵守国家外汇管理规定，确保外汇使用合法合规。

二、采购需求提报与审批

（一）需求提报：需求部门应在物资使用前60个工作日（特殊物资根据采购周期单独设定）提交《进口物资采购需求申请表》。申请表需包含以下内容：物资名称、品牌/生产厂家、规格型号、技术参数（需附技术规格书或图纸）、数量、单位、预计使用时间、质量标准（国际标准/行业标准/企业标准）、是否需要认证（如CE、FDA等）、包装要求、运输特殊要求（如冷链、防潮、防震）、预算金额及资金来源。需求部门负责人需对申请表内容的真实性、准确性、必要性签字确认。

（二）需求评审：采购部门收到需求申请表后，需在5个工作日内组织需求部门、技术部门（如需）进行需求评审。评审内容包括：需求的合理性（是否重复采购、是否可替代）、技术参数的明确性（是否存在歧义或过于宽泛）、预算的准确性（参照历史采购价格或市场调研价）、采购周期的可行性（结合供应商生产周期、运输周期、通关周期综合评估）。评审过程需形成《需求评审记录》，对存在问题的需求退回需求部门修改，无异议的需求进入供应商筛选环节。

（三）审批流程：通过评审的采购需求需提交分管领导审批，单次采购金额超过50万元（含）的需提交总经理审批。审批通过后，采购部门正式启动采购流程。紧急采购需求（如设备故障抢修、客户订单加急）可简化提报流程，但需在提报时注明“紧急采购”并说明原因，经分管领导或总经理特批后执行，事后3个工作日内补全书面手续。

三、供应商管理

（一）供应商准入：进口物资供应商需具备以下基本条件：具有独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证（或三证合一证件）；具备生产或销售相关物资的资质（如生产许可证、经营许可证、产品认证证书）；近3年内无重大质量事故、商业欺诈、环保违规等不良记录；具有稳定的生产能力或供货渠道，能够满足企业的交货时间要求；提供至少2家国内或国际知名客户的合作案例及评价证明。

采购部门需建立《供应商准入审核表》，对供应商的资质文件、生产能力（实地考察生产车间、设